Na uw aanvraag SOW

Lees ook hoe u uw administratie bij moet houden. De benodigde documenten en bijlagen vindt u via onderstaande blauwe knoppen.

Als uw project wijzigt

Als u subsidie krijgt, moet u het project uitvoeren volgens het activiteitenplan dat u heeft ingediend. Tijdens de looptijd van het project kan het activiteitenplan veranderen. Is er sprake van vertraging, stopzetting of zijn er wijzigingen in geplande werkzaamheden of in de begroting van het project? Dan meldt u dit via het online portaal aan ons voordat de wijziging ingaat. Klik hiervoor op de knop 'Beheren' bij 'Aanvraag'. Een inhoudelijke wijziging en/of een wijziging in de begroting meldt u via Wijzigingsverzoek project. Wilt u de einddatum aanpassen en het project verlengen? Dan meldt u dit via Wijzigingsverzoek projectduur. 

Voor projecten die zijn ingediend in de 3e ronde van SOW (tussen 4 juli 2022 en 12 september 2022) kunt u met motivatie uitstel aanvragen tot uiterlijk 30 juni 2024. Dit geldt alléén voor SOW-3 projecten. De uiterste datum voor SOW 1 en SOW 2 projecten blijft 31 december 2023. 

Let op: geef wijzigingen zo snel mogelijk door. In ieder geval voor de einddatum van het project. Na de einddatum is het niet meer mogelijk om te verlengen en kunt u bovengenoemde wijzigingen niet meer doorvoeren in het online portaal.

Uw wijzigingsverzoek moet u altijd uitgebreid onderbouwen. Per keer kunt u 1 wijzigingsverzoek indienen. Nadat wij uw verzoek hebben beoordeeld, kunt u een nieuw verzoek indienen. Is de wijziging nodig en past zij binnen de regeling, dan kunnen wij de subsidieverlening aanpassen. Als u de wijziging niet of niet op tijd doorgeeft, kan het zijn dat wij de subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen. Het niet naleven van de meldingsplicht heeft namelijk als consequentie dat uw subsidie wordt gekort. De kortingspercentages vindt u in de publicatie van de Beleidsregels handhaving subsidiebepalingen VWS.

• Wijzigingen doorgeven

Wij behandelen uw verzoek zo snel mogelijk

Wij nemen binnen 8 weken een beslissing over het wijzigingsverzoek voor uw project. Het kan zijn dat deze termijn eenmalig met 8 weken wordt verlengd. Over het wijzigingsverzoek voor de projectduur nemen wij binnen 4 weken een beslissing. Het kan zijn dat deze beslistermijn eenmalig met 4 weken wordt verlengd.

Voortgang van uw project

Bij deze subsidie dient u jaarlijks een voortgangsrapportage in, waarin u verslag doet van de tussenresultaten van uw project. Het voortgangsrapportageformulier is ongeveer 12 maanden na de startdatum van uw project beschikbaar in het portaal. U ontvangt u een e-mail notificatie waarin de termijn voor indienen van de voortgangsrapportage staat vermeld.

• Voortgang doorgeven

Wij behandelen uw verzoek zo snel mogelijk

Wij nemen binnen 8 weken een beslissing over uw voortgangsrapportage. Het kan zijn dat deze beslistermijn eenmalig wordt verlengd met een redelijke termijn.

Vaststelling aanvragen

Met uw vaststelling stuurt u een activiteitenverslag mee. Voor de SOW ronde 1 kunt u het format hieronder downloaden. Het ingevulde format kunt u uploaden in het online portaal. Voor SOW ronde 2 en 3 is het formulier beschikbaar via het portaal.

Ontvangt u meer dan € 125.000 subsidie? Dan stuurt u naast het activiteitenverslag ook een financieel verslag en een controleverklaring mee. 

U legt verantwoording af op basis van de werkelijke kosten die u heeft gemaakt. Voor activiteit A t/m H kunt u kiezen of u voor het bepalen van de loonkosten gebruik maakt van de werkelijke uurtarieven van de betrokken medewerkers of uitgaat van een gemiddeld uurtarief per functiegroep. Dit geldt niet voor activiteit I vanwege regelgeving rondom de Algemene Groepsvrijstellingsverordening. Voor activiteit I kunt u alléén verantwoorden op werkelijke kosten.

Als u kiest voor gemiddelde uurtarieven per functiegroep moet u de volgende berekening hanteren: 

• Bepaal de functiegroep (conform CAO VVT) per zorgprofessional.
• Bepaal het gemiddelde bruto jaarsalaris bij een 40-urige werkweek (inclusief niet-prestatie gebonden eindejaarsuitkering en inclusief vakantie-uitkering) per functiegroep.
• Pas op dit bedrag een forfaitaire opslag toe. Neem in deze opslag de werkgeverslasten als pensioenpremies en verzekeringspremies en overige werkgeverspremies mee.
• Deel het bedrag bij bullet 3 door 1.720 uur (bij 40-urige werkweek) om het gemiddelde uurtarief te bepalen.  

Als er geen sprake is van een 40-urige werkweek, houd dan rekening met een deeltijdfactor. Het aantal uren wordt dan volgens het dienstverband gedeeld door 40 en vervolgens vermenigvuldigd met 1.720. Als er bijvoorbeeld sprake is van een deeltijdcontract van 18 uur, dan wordt het aantal uren zo berekend: 18/40 x 1.720 = 774 uur.

Als de subsidie lager uitvalt dan verwacht, moet u dit van tevoren melden. Zie hiervoor 'Als uw project wijzigt'. Bij een samenwerkingsproject moet elke deelnemer die meer dan € 125.000 aan subsidie ontvangt, een controleverklaring indienen.

6 weken voor de einddatum van uw project ontvangt u een vooraankondiging per email met daarin de termijn voor indienen van uw vaststellingsverzoek. Het vaststellingsformulier is 1 dag na de einddatum van uw project beschikbaar. Hierin staat ook de termijn voor het aanleveren van de aanvraag tot vaststelling. U moet uw vaststellingsverzoek uiterlijk 22 weken na de einddatum van uw project indienen. 

Wij behandelen uw verzoek zo snel mogelijk

Wij nemen binnen 22 weken een beslissing over uw aanvraag tot subsidievaststelling. Het kan zijn dat deze beslistermijn eenmalig wordt verlengd met een redelijke termijn.

Vaststellingsaanvraag voorbereiden 

Met uw vaststellingsaanvraag stuurt u de volgende bijlagen mee:

Voor verleende subsidies tot € 125.000

• Activiteitenverslag vaststelling SOW. Gebruik hierbij afhankelijk van uw situatie:
  • het Model A Activiteitenverslag SOW Individueel en Penvoerder samenwerkende zorginstellingen; of 
  • het Model B Activiteitenverslag vaststelling SOW Samenwerkingsverband.

Voor verleende subsidies vanaf € 125.000

• Activiteitenverslag vaststelling SOW. Gebruik hierbij afhankelijk van uw situatie:
  • het Model A Activiteitenverslag SOW Individueel en Penvoerder samenwerkende zorginstellingen; of 
  • het Model B Activiteitenverslag vaststelling SOW Samenwerkingsverband.
• Financieel verslag. Gebruik hierbij afhankelijk van uw situatie:
  • het Format Financieel verslag Individueel; of 
  • het Format Financieel verslag SOW Penvoerder samenwerkende zorginstellingen; of
  • het Format Financieel verslag SOW Samenwerkingsverband.
• Controleverklaring van de accountant. Gebruik hierbij het Accountantsprotocol.

• Vaststelling aanvragen

Administratie

U bent verplicht om een administratie bij te houden voor de activiteiten waarvoor u subsidie ontvangt. Een goede administratie is traceerbaar, bijvoorbeeld op projectcode, en bevat onder andere de uren en tarieven van elke medewerker, kostenpost en activiteit. In de administratie houdt u ook de onderliggende bewijsstukken van inkomsten en uitgaven bij. De kosten moeten gemaakt zijn binnen de subsidieperiode. U bewaart de administratie tenminste 10 jaar. RVO kan steekproefsgewijs gegevens opvragen.

Webinar beheer en vaststelling terugkijken

Op 1 november 2022 vond het webinar beheer en vaststelling plaats. Kijk het webinar terug (YouTube) en lees de antwoorden (pdf) op de vragen die kijkers stelden tijdens het webinar.

Na dit webinar is de regeling gewijzigd op 3 punten. Deze onderwerpen zijn dus niet of anders benoemd: 

• Verantwoording loonkosten bij eindverantwoording project/vaststellingsaanvraag. 
  Voor activiteit A t/m H kunt u kiezen of u voor het bepalen van de loonkosten gebruik maakt van de werkelijke uurtarieven van de betrokken medewerkers of uitgaat van een gemiddeld uurtarief per functiegroep met de berekening als hierboven. Dit geldt niet voor activiteit I vanwege regelgeving rondom de Algemene Groepsvrijstellingsverordening. Voor activiteit I kunt u alléén verantwoorden op werkelijke kosten.
• Verlenging einddatum SOW3 projecten mogelijk tot uiterlijk 30 juni 2024. 
  Voor projecten die zijn ingediend in de 3e ronde van SOW (tussen 4 juli 2022 en 12 september 2022) kunt u verlenging aanvragen. Heeft uw project vertraging opgelopen, dan kunt u met motivatie uitstel aanvragen tot uiterlijk 30 juni 2024.  Dit geldt alléén voor SOW 3 projecten. De uiterste datum voor SOW 1 en SOW 2 projecten blijft 31 december 2023.
• Aanleveren van publieke samenvatting resultaten van subsidieproject na afloop project. 
  De publieke samenvatting van het project kan worden aangeleverd bij de vaststellingsaanvraag. Deze hoeft niet meer apart naar RVO verstuurd te worden.

Bekijk de publicatie van de wijziging van de regeling