Na uw aanvraag SOW

Lees ook hoe u uw administratie bij moet houden. De benodigde documenten en bijlagen vindt u via onderstaande blauwe knoppen.

Als uw project wijzigt

Als u subsidie krijgt, moet u het project uitvoeren volgens het activiteitenplan dat u heeft ingediend. Tijdens de looptijd van het project kan het activiteitenplan veranderen. Is er sprake van vertraging, stopzetting of zijn er wijzigingen in geplande werkzaamheden of in de begroting van het project? Dan meldt u dit via het online portaal aan ons voordat de wijziging ingaat. Klik hiervoor op de knop 'Beheren' bij 'Aanvraag'. Een inhoudelijke wijziging en/of een wijziging in de begroting meldt u via Wijzigingsverzoek project. Wilt u de einddatum aanpassen en het project verlengen? Dan meldt u dit via Wijzigingsverzoek projectduur. 

Let op: geef wijzigingen zo snel mogelijk door. In ieder geval voor de einddatum van het project. Na de einddatum is het niet meer mogelijk om te verlengen en kunt u bovengenoemde wijzigingen niet meer doorvoeren in het online portaal.

Uw wijzigingsverzoek moet u altijd uitgebreid onderbouwen. Per keer kunt u één wijzigingsverzoek indienen. Nadat wij uw verzoek hebben beoordeeld, kunt u een nieuw verzoek indienen. Is de wijziging nodig en past zij binnen de regeling, dan kunnen wij de subsidieverlening aanpassen. Als u de wijziging niet of niet op tijd doorgeeft, kan het zijn dat wij de subsidie geheel of gedeeltelijk terugvorderen. Het niet naleven van de meldingsplicht heeft namelijk als consequentie dat uw subsidie wordt gekort. De kortingspercentages vindt u in de publicatie van de Beleidsregels handhaving subsidiebepalingen VWS.

• Wijzigingen doorgeven

Wij behandelen uw verzoek zo snel mogelijk

Wij nemen binnen 8 weken een beslissing over het wijzigingsverzoek voor uw project. Het kan zijn dat deze termijn eenmalig met 8 weken wordt verlengd. Over het wijzigingsverzoek voor de projectduur nemen wij binnen 4 weken een beslissing. Het kan zijn dat deze beslistermijn eenmalig met 4 weken wordt verlengd.

Voortgang van uw project

Bij deze subsidie dient u jaarlijks een voortgangsrapportage in, waarin u verslag doet van de tussenresultaten van uw project. Het voortgangsrapportageformulier is ongeveer 12 maanden na de startdatum van uw project beschikbaar in het portaal. U ontvangt u een e-mail notificatie waarin de termijn voor indienen van de voortgangsrapportage staat vermeld.

• Voortgang doorgeven

Wij behandelen uw verzoek zo snel mogelijk

Wij nemen binnen 8 weken een beslissing over uw voortgangsrapportage. Het kan zijn dat deze beslistermijn eenmalig wordt verlengd met een redelijke termijn.

Publicatie openbare samenvatting project

Voor de einddatum van uw project dient u ter publicatie een openbare samenvatting in van de gesubsidieerde projectresultaten. Dit stuurt u op naar sow@rvo.nl. Vermeld hierbij uw SOW-zaaknummer.  

Vaststelling aanvragen

Met uw vaststelling stuurt u een activiteitenverslag mee. Voor de SOW ronde 1 kunt u het format hieronder downloaden. Het ingevulde format kunt u uploaden in het online portaal. Voor SOW ronde 2 en 3 is het formulier beschikbaar via het portaal.

Ontvangt u meer dan € 125.000 subsidie? Dan stuurt u naast het activiteitenverslag ook een financieel verslag en een controleverklaring mee. U legt verantwoording af op basis van de werkelijke kosten die u heeft gemaakt. Als de subsidie lager uitvalt dan verwacht, moet u dit van tevoren melden. Zie hiervoor 'Als uw project wijzigt'. Bij een samenwerkingsproject moet elke deelnemer die meer dan € 125.000 aan subsidie ontvangt, een controleverklaring indienen.

6 weken voor de einddatum van uw project ontvangt u een vooraankondiging per email met daarin de termijn voor indienen van uw vaststellingsverzoek. Het vaststellingsformulier is 1 dag na de einddatum van uw project beschikbaar. Hierin staat ook de termijn voor het aanleveren van de aanvraag tot vaststelling. U moet uw vaststellingsverzoek uiterlijk 22 weken na de einddatum van uw project indienen. 

Wij behandelen uw verzoek zo snel mogelijk

Wij nemen binnen 22 weken een beslissing over uw aanvraag tot subsidievaststelling. Het kan zijn dat deze beslistermijn eenmalig wordt verlengd met een redelijke termijn.

Vaststellingsaanvraag voorbereiden 

Met uw vaststellingsaanvraag stuurt u de volgende bijlagen mee:

Voor verleende subsidies tot € 125.000

• Activiteitenverslag vaststelling SOW. Gebruik hierbij afhankelijk van uw situatie:
  • het Model A Activiteitenverslag SOW Individueel en Penvoerder samenwerkende zorginstellingen; of 
  • het Model B Activiteitenverslag vaststelling SOW Samenwerkingsverband.

Voor verleende subsidies vanaf € 125.000

• Activiteitenverslag vaststelling SOW. Gebruik hierbij afhankelijk van uw situatie:
  • het Model A Activiteitenverslag SOW Individueel en Penvoerder samenwerkende zorginstellingen; of 
  • het Model B Activiteitenverslag vaststelling SOW Samenwerkingsverband.
• Financieel verslag. Gebruik hierbij afhankelijk van uw situatie:
  • het Format Financieel verslag Individueel; of 
  • het Format Financieel verslag SOW Penvoerder samenwerkende zorginstellingen; of
  • het Format Financieel verslag SOW Samenwerkingsverband.
• Controleverklaring van de accountant. Gebruik hierbij het Accountantsprotocol.

• Vaststelling aanvragen

Administratie

U bent verplicht om een administratie bij te houden voor de activiteiten waarvoor u subsidie ontvangt. Een goede administratie is traceerbaar, bijvoorbeeld op projectcode, en bevat onder andere de uren en tarieven van elke medewerker, kostenpost en activiteit. In de administratie houdt u ook de onderliggende bewijsstukken van inkomsten en uitgaven bij. De kosten moeten gemaakt zijn binnen de subsidieperiode. U bewaart de administratie tenminste 10 jaar. RVO kan steekproefsgewijs gegevens opvragen.

Webinar beheer en vaststelling terugkijken

Op 1 november 2022 vond het webinar beheer en vaststelling plaats. Kijk het webinar terug (YouTube) en lees de antwoorden (pdf) op de vragen die kijkers stelden tijdens het webinar.