UPF Q&A

Het doel van het subsidieprogramma UPF is duurzaam herstel van de economie en samenleving in Oekraïne. Het gaat om projecten in de sectoren water, gezondheidszorg, landbouw, duurzame energie en circulaire bouw. Waar dat mogelijk is, dragen deze projecten bij aan een betere positie van kwetsbare groepen, waaronder vrouwen en jongeren. UPF is geen noodhulp.

Ja, u kunt meerdere aanvragen indienen. Wij honoreren niet meer dan 2 aanvragen van een en dezelfde partner, groep of fiscale eenheid waar deze onderneming deel van uitmaakt.

Nee, er is geen voorkeur voor grotere of kleinere projecten. U kunt projectvoorstellen indienen voor een totale omvang vanaf 0,5 miljoen tot 4 miljoen euro. We beoordelen volledige aanvragen op volgorde van binnenkomst en op basis van de in het subsidieprogramma genoemde criteria.

Nee, er zijn geen geoormerkte bedragen per sector. Er is geen evenredige verdeling over de sectoren. We beoordelen subsidieaanvragen op volgorde van binnenkomst.

Nee, dit is niet mogelijk. De tweede aanvraagronde heeft andere criteria en aangepaste doelstellingen. Hierdoor moet uw aanvraag voldoen aan andere criteria.

U kunt een adviesgesprek met een adviseur aanvragen om de nieuwe regeling te bespreken. Dit regelt u op het b2match platform.

Deze Q&A geeft antwoorden op de meestgestelde vragen. Komt u er toch niet uit, neemt u dan contact met ons op voor een afspraak. Stuur uw vraag naar upf@rvo.nl. 

Onze adviseurs staan voor u klaar om uw vragen te beantwoorden. U maakt een afspraak door in te loggen op het b2match platform.

Voor het maken van een afspraak met een adviseur logt u in op het b2match platform. 

Tijdens het gesprek kunt u vragen stellen of van gedachten wisselen over de regeling. Wij vragen u om vooraf de regelingtekst goed te lezen en bij het inschrijven een concrete vraag mee te geven.

Om tot een goede aanvraag te komen, moet u in deze fase al een concreet project en een partnerschap op het oog hebben. Voldoet u bijvoorbeeld al aan de criteria van het partnerschap?

De subsidieaanvraag en alle bijbehorende documenten moet u in het Engels invullen.

De rapportage vult u ook in het Engels in.

Het is niet mogelijk om een voorstel in te dienen in een andere taal, waaronder het Oekraïens.

Nee, u kunt geen inceptiefase of een go/no-go moment inbouwen.

Uw projectplan moet gaan om een concreet en samenhangend project. De resultaten hiervan moeten bijdragen aan het doel dat binnen 4 jaar realistisch moet kunnen worden behaald.

Het project moet binnen 2 maanden na de beschikking starten. Haalbaarheidsstudies, inceptiefases, pilots en demonstratieprojecten komen niet in aanmerking voor subsidie.

Nee, projecten in een experimentele fase komen niet in aanmerking voor subsidie.

Projecten moeten een concreet en tastbaar resultaat hebben. Door de risico's in Oekraïene is het minder aannemelijk dat projecten zonder eerder aantoonbaar succes zullen slagen.

Dit betekent dat wij uw aanvraag in behandeling nemen op de datum waarop het volledig bij ons binnen is. Met volledig bedoelen we dat de aanvraag compleet is, inclusief alle benodigde documenten. We rangschikken de subsidieaanvragen op volgorde van binnenkomst.

Heeft u uw aanvraag ingediend, maar is deze niet volledig? Dan heeft u de mogelijkheid uw aanvraag aan te vullen en zo volledig te maken.

Subsidie aanvragen voor UPF gaat via de Engelstalige apply pagina.

Om uw aanvraag in te dienen, heeft u eHerkenning nodig, minimaal level 2+. Heeft u dit nog niet, dan raden wij aan dit eerst aan te vragen. Het aanvraagproces kan tijd kosten. Met eHerkenning kunt u de aanvraag indienen.

1. Het online aanvraagformulier, in te vullen door de penvoerder.
2. Het partnerformulier, ondertekend door alle partners in het partnerschap.
3. Als een intermediair de aanvraag indient, dan is autorisatie van de intermediair nodig op een door elke partner getekend formulier.
4. Het projectplan.
5. Het budgetplan.
6. De samenwerkingsovereenkomst, getekend door alle partners van het project.
7. Twee recente jaarrekeningen en de beschikbare financiële gegevens van 2024 van de penvoerder. Dragen partners in het partnerschap (mede) zorg voor de eigen bijdrage? Dan ontvangen wij ook de jaarcijfers van de betrefende partners. Alle partners moeten aantoonbaar kunnen maken dat ze kunnen zorgdragen voor de eigen bijdrage binnen het project.

Op de Engelstalige apply pagina vindt u de documenten.

Zolang de sluitingsdatum niet verstreken is, mag u uw aanvraag aanpassen. Als de sluitingsdatum is verstreken, mag u uw aanvraag niet meer aanpassen. Wel kunt u uw aanvraag intrekken en opnieuw indienen als de regeling nog openstaat. De kans is groot dat u een minder gunstige positie krijgt in de volgorde van binnenkomst.

Nadat uw subsidieaanvraag is goedgekeurd, kunt u alleen onder bepaalde voorwaarden en met een wijzigingsverzoek wijzigingen aanvragen. Dit gebeurt na toestemming van uw adviseur.

Na het indienen van uw complete aanvraag krijgt u een ontvangstbevestiging. Vanaf de datum van compleetheid krijgt u binnen 13 weken een bericht over de uitkomst.

Het nauwkeurig beoordelen van subsidieaanvragen kost tijd. Het zijn omvangrijke aanvragen waar verschillende partijen over adviseren of beoordelen, zoals adviseurs en de ambassade. In sommige gevallen is er uitstel nodig en duurt het iets langer dan 13 weken, dan krijgt u hier bericht over. 

Een adviseur kan u benaderen om opheldering te vragen over eventuele onduidelijkheden in uw aanvraag.

Is uw aanvraag voldoende duidelijk om te kunnen beoordelen, maar scoort deze onvoldoende? Dan wordt u in principe niet benaderd voor verduidelijking. 

Als wij uw aanvraag afwijzen omdat deze niet voldoende scoort volgens de criteria en minimale scores van de regeling, nemen we contact met u op. 

Als u het niet met de uitkomst eens bent, kunt u binnen 6 weken bezwaar maken. In de afwijsbrief leest u hoe u bezwaar kunt maken. 

Als het subsidieplafond is bereikt, is er geen subsidie meer beschikbaar voor uw project. Deze subsidie werkt op basis van first-come, first-served van de volledig ingediende aanvragen.

Als uw voor UPF 1 bent afgewezen om deze reden, betekent dit niet dat u (met voorrang) voor UPF 2 in aanmerking komt. Lees de criteria voor UPF 2 goed door om te kijken welke aanpassingen uw projectvoorstel nodig heeft.

Voor meer informatie over wederopbouw in Oekraïene kijkt u op Nederlandse hulp voor Oekraïene van de Rijksoverheid.

In de beoordelingsfase toetsen we in hoeverre de partners gezamenlijk onderschreven doelstellingen nastreven, allen een deel van de daartoe benodigde inspanningen leveren en risico’s dragen. Wordt dit niet of onvoldoende wordt onderbouwd, dan kan dit leiden tot een lagere score.

In het belang van de doelmatigheid van het project is een goed werkend samenwerkingsverband/partnerschap van belang. Daarom stellen we in de beoordeling de volgende aanvullende vragen:

• Hoe en hoe lang kennen de partners elkaar?
• Wat is de rol van iedere partner? Heeft iedere partner een rol die noodzakelijk is voor het project?
• Hoe onderscheiden de partners zich van elkaar? Waarom juist deze partner?
• Hoe ziet de management- en overlegstructuur eruit? Hoe worden besluiten genomen? Hoe vaak vindt er overleg plaats?
• Zijn de partners gericht op gezamenlijk onderschreven doelstellingen?
• Hoe worden de projectresultaten gedeeld?
• Wat gebeurt er als partners zich niet aan de onderlinge afspraken houden?

Ook kijken we of de partners beschikken over voldoende financiële en uitvoeringscapaciteit (mankracht, de juiste expertise) en aantoonbare ervaring hebben met vergelijkbare projecten.

Het behoeft geen uitleg dat belanghebbenden (zoals begunstigden, overheden, etc.) een project kunnen maken of breken. In de beoordeling kijken we daarom ook naar de mate waarin de projectpartners belanghebbenden, incl. begunstigden, al hebben benaderd en of deze zich al (schriftelijk) hebben gecommitteerd aan het project. Omschrijf hoe kennis en/of activa overgedragen worden (via welke kanalen), hoe de communicatie/het overleg met de stakeholders geregeld is en hoe u ervoor gaat zorgen dat deze het project blijven ondersteunen. 

Nee, alleen ondernemingen of maatschappelijke organisaties met een private rechtspersoonlijkheid mogen onderdeel uitmaken van het partnerschap.

In de beoordelingsfase toetsen we in hoeverre de penvoerder op de hoogte is van het feit dat deze, zoals de regeling voorschrijft: ”volledig aanspreekbaar en verantwoordelijk is jegens de minister voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten en de naleving van de aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen." Hier vallen ook alle financiële verplichtingen onder. 

De penvoerder moet in staat zijn om eventuele financiële tegenvallers en onvoorziene kosten in het project op te kunnen vangen. Wordt dit niet of onvoldoende onderbouwd, dan kan dit leiden tot een lagere score. 

U vindt de vereisten aan en verantwoordelijkheden van de penvoerder in paragrafen 3 en 4.2 van de regelingtekst.

Elke partner moet de juiste aantoonbare expertise (kennis en ervaring) hebben voor de uit te voeren projectactiviteiten. Dit betekent minimaal 2 jaar ervaring, opgedaan in de afgelopen 10 jaar. U kunt dit onderbouwen aan de hand van eerdere, vergelijkbare projecten.

U moet de rol van elke partner in het project, ook als de partner geen subsidie krijgt, goed en gedetailleerd omschrijven, inclusief de activiteiten en verantwoordelijkheden en hoe u hierover gaat rapporteren.

Daarnaast moeten de partners opgericht zijn vóór 15 augustus 2023, moeten ze noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de activiteiten en een significante rol binnen het partnerschap vervullen. In de beoordelingsfase toetsen we ook of de partners voldoende aangetoonde organisatorische en financiële capaciteit hebben voor de uit te voeren projectactiviteiten.

In de samenwerkingsovereenkomst benoemt u:

• de rol van alle partners,
• de bijdragen van alle partners aan het project,
• de medewerking die partners verlenen en de verantwoordelijkheden die zij hebben,
• hoe de afstemming plaatsvindt,
• hoe u het naleven van de gemaakte afspraken waarborgt,
• hoe u het naleven waarborgt van de aan de subsidieverlening te verbinden verplichtingen.

Een samenwerkingsovereenkomst is nodig omdat dit het moment is waarop alle partners het projectplan zien en er hun goedkeuring aan geven. In dit document moet staan dat de partners overeenkomen over:

• het doel van het project,
• het bereik van het project,
• de verdeling van de rollen en verantwoordelijkheden van de partners,
• de verplichtingen die iedere partner moet vervullen.

Alle afzonderlijke partners moeten de samenwerkingsovereenkomst ondertekenen. Handtekeningen namens partners (in opdracht van of bij afwezigheid) accepteren wij niet.

Op de Engelstalige apply pagina vindt u een voorbeeld samenwerkingsovereenkomst. Die kunt u gebruiken.

Aanvragers moeten een uitgebreide, met meetbare data en voorbeelden onderbouwde beschrijving geven per doelgroep of begunstigde van:

• de uitgangspositie: de huidige situatie, de uitdagingen en noden;
• de projectaanpak: een onderbouwing per projectactiviteit waarom de projectpartners voor deze aanpak hebben gekozen. Geef hierbij voorbeelden van eerdere projecten en aantoonbare, meetbare resultaten. UPF is niet bedoeld voor experimentele toepassingen;
• de beoogde, meetbare resultaten of KPI's als gevolg van de projectactiviteiten.

Alle activiteiten in het projectplan moeten bijdragen aan het hoofddoel van het project. Wij beoordelen het projectplan zoals het is ingediend.

Het is niet mogelijk om het projectplan gedeeltelijk goed te keuren en daarmee een deel van de activiteiten te schrappen. Niet-subsidiabele kosten kunnen wel, in overleg met de aanvrager, geschrapt worden.

UPF is een vraaggestuurde faciliteit. De Nederlandse overheid wil met UPF een bijdrage wil leveren aan het herstel en de wederopbouw van Oekraïne. Daarom verwachten wij van aanvragers een uitvoerige en aan de hand van feiten onderbouwde beschrijving van de lokale Oekraïense noden, die verband houden met de oorlogssituatie en hoe de projectpartners deze planmatig gaan aanpakken.

Wij verwachten van aanvragers dat zij dit aantonen en onderbouwen met verwijzing naar recente beleidsnota’s of rapporten gepubliceerd door de Oekraïense autoriteiten en/of internationale organisaties of (officiële) aanbevelingsbrieven van de Oekraïense overheid.

Het volstaat niet om aan te geven dat het projectplan in de ogen van de partners volledig aansluit bij het beleid van de Oekraïense nationale of lokale overheid en/of de interventiestrategieën van internationale organisaties.

U moet alle kosten in de projectbegroting toelichten. Doet u dit niet, dan loopt u de kans dat deze kosten geschrapt worden. De regeling schrijft voor dat “kosten redelijk, logisch en noodzakelijk moeten zijn voor de uitvoering van de activiteiten waarvoor de subsidie wordt aangevraagd".

UPF is een (95%) subsidieregeling. Het is niet toegestaan om winstopslag te verwerken in de begroting. Dit is volgens de Nederlandse wet- en regelgeving niet toegestaan. Alle door projectpartners opgevoerde kosten moeten vrij van winstopslag zijn. Kosten van derden moeten marktconform zijn.

Zie paragraaf 5 van de regeling voor een overzicht van alle subsidiabele kosten.

De subsidieregeling verleent maximaal 95% van de subsidiabele kosten. U dient een begroting en projectplan in voor 100% van de subsidiabele kosten en activiteiten. Daarvan splitst u de 5% eigen bijdrage en u toont aan hoe en wie die 5% financiert.

Dit is het geïndexeerde subsidiabele maximale uurtarief dat u mag rekenen voor de uren van de direct betrokken personeelsleden in het partnerschap voor de gemaakte subsidiabele activiteiten. Dit gaat om een vergoeding of tegemoetkoming van de daadwerkelijke loonkosten en niet om commerciële, marktconforme tarieven. Er geldt een maximum van 700 euro per dag.

Nee, dat kan niet. Inflatie, onvoorziene kosten en koersverschillen zijn niet subsidiabel. Deze komen voor rekening en risico van de aanvrager.

U moet verklaren dat:

• het project niet-commercieel financierbaar is. De aanvrager moet onderbouwen dat het project niet in aanmerking komt voor (lokale) commerciële financiering. Een verklaring van een financiële instelling kan hierbij helpen. Anders moet u toelichten en onderbouwen waarom het commercieel niet financierbaar is;
• de door de projectpartners opgevoerde kosten zonder winstopslag zijn;
• de partners op de hoogte zijn van de OESO-richtlijnen en hiernaar zullen handelen.

De Nederlandse overheid en RVO vinden het belangrijk dat Nederlandse bedrijven een voorbeeld zijn voor anderen op het gebied van internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Als u met (financiële) ondersteuning van de overheid onderneemt in het buitenland, dan verwachten wij dat u dit op een verantwoorde manier doet.

Internationale MVO-risico's en gepaste zorgvuldigheid (due diligence)

Projecten verminderen of voorkomen potentiële negatieve gevolgen voor mens en milieu. Dit kan door een MVO-risicobenadering. Dit proces, ook wel gepaste zorgvuldigheid of due diligence genoemd, bekijkt de sociale- en milieurisico’s van uw activiteiten in het buitenland en uw keten, de manier waarop u deze voorkomt of vermindert en hierover communiceert.

Internationale MVO-richtlijnen bij UPF

Als u gebruik wil maken van de subsidiemogelijkheden die UPF biedt, dan gelden de volgende internationale MVO-richtlijnen:

• de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen. Deze gelden ook voor het Nederlandse MKB en lokale bedrijven die ondersteuning van de Nederlandse overheid krijgen.
• Activiteiten op de FMO-uitsluitingslijst komen niet in aanmerking voor subsidie van UPF.

MVO in uw aanvraag

• Geef aan wat de internationale MVO-risico's zijn in relatie tot mens, milieu en maatschappij binnen uw project. Geef aan hoe u hiermee omgaat. Gebruik de MVO-risicochecker om een eerste beeld te krijgen.
• Stel een gezamenlijk integriteitsbeleid en implementatieplan voor het project op.
• Krijgt u de aangevraagde subsidie toegekend? Dan bespreekt onze adviseur de genoemde internationale MVO-risico's met u tijdens het startgesprek.
• In de subsidietoekenning kunnen wij specifieke maatregelen opnemen om geïdentificeerde internationale MVO-risico's te voorkomen of te beperken.
• Tijdens het project rapporteert u over de maatregelen die u heeft genomen om de MVO-risico's te voorkomen, verkleinen of compenseren. U en uw partners communiceren hier actief en transparant over richting ons.

Meer informatie vindt u op:

• Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
• IMVO-steunpunt voor bedrijven.

Veilig ondernemen gaat over de unieke kennis, technologie of product van uw bedrijf en hoe interessant dit is voor anderen. Zeker bij onderwerpen als vitale infrastructuur (bijvoorbeeld energie en water) in risicovolle landen is het belangrijk hier over na te denken en de risico's te minimaliseren.

Uitval, verstoring of manipulatie van deze processen en diensten kunnen grote gevolgen hebben voor het functioneren en slagen van uw project, onderneming of de Nederlandse en Europese economie en maatschappij. Tref mogelijke maatregelen en accepteer eventuele restrisico's. Dit doet u als volgt:

• Beveilig uw bedrijfsgegevens maximaal.
• Beveilig de in te zetten technologie en technische systemen volgens de laatst stand van ontwikkelingen en updates.
• Overweeg of u de laatste technologie of de meest geavanceerde technische systemen moet inzetten.
• Bouw in de technologie of technische systemen een extra beveiliging of waarschuwing in.
• Kies voor een andere dataopslag dan u in Nederland gewend bent te gebruiken.

Voor meer informatie over vitale infrastructuur, zie de webpagina van de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid.

U moet binnen 2 maanden na ontvangst van de beschikkingsbrief starten met uw project.

Het project moet binnen 4 jaar zijn afgerond. Uit uw projectvoorstel moet blijken dat uw project binnen die tijd kan worden afgerond.

Nee, wij kijken naar het projectplan en de liquiditeitsprognose voor een voorschot of betaalschema tot in principe 90% van het toegekende subsidiebedrag. Dit stemmen wij met u af. 

10% van het subsidiebedrag betalen wij na afronding van het project uit.

Als wij uw aanvraag goedkeuren, dan nemen wij contact met u op. Samen overleggen we wanneer u (de delen van) het toegekende subsidiebedrag ontvangt.

Wij kunnen u ook helpen bij het veilig communiceren over uw project.

Ja, dit is verplicht. De kosten hiervan zijn subsidiabel; u kunt bij het indienen van de subsidieaanvraag de kosten voor een externe audit in de projectbegroting opnemen.

Voor wijzigingen in het budget heeft u onze goedkeuring nodig als de wijziging meer dan 25% per resultaat is van de budgetcategorie. Is deze wijziging van 25% minder dan 2.000 euro? Dan heeft u hiervoor onze goedkeuring niet nodig.

U moet ook inhoudelijk gerelateerde budgetwijzigingen melden. Bijvoorbeeld wanneer een activiteit wordt of is vervangen door een andere activiteit binnen hetzelfde budget, veroorzaakt door een verschuiving.

Outcome Harvesting is een monitoring- en evaluatiemethode gericht op het ophalen en analyseren van uitkomsten. Het is het monitoren van veranderingen, niet van activiteiten.

Hiervoor moet u net even anders denken dan anders. Niet: welke activiteiten heb ik gedaan en wat was daar het effect van? Maar: wat is er ‘in het veld’ veranderd en hoe heb ik daaraan bijgedragen?

We vragen u te monitoren via deze methode om inzicht te krijgen in de effecten die UPF teweeg heeft gebracht. Vanuit uw adviseur krijgt u tijdens het startgesprek hier meer informatie over.

De subsidieontvanger moet dit meteen bij ons bekend maken. Samen kijken we dan naar de mogelijkheden binnen het subsidieprogramma.

Als een project schade oploopt of niet volledig uitgevoerd kan worden, dan moet de subsidieontvanger dit bij ons melden. We kijken dan naar de beste oplossing: een project kan bijvoorbeeld tijdelijk worden stopgezet tot de situatie verbetert of helemaal worden stopgezet. In het laatste geval moet de subsidieontvanger het niet-gebruikte deel van de subsidie terugbetalen.

Leidt de oorlogssituatie tot hogere kosten en kiest de subsidieontvanger ervoor om het project voort te zetten, kan hij tot het sluiten van de subsidieaanvraagperiode een verhoging van de verleende subsidie aanvragen. Dit kan alleen als er nog subsidiemiddelen beschikbaar zijn onder het subsidieplafond. Deze aanvraag wordt dan langs de lijnen van het subsidieprogramma beoordeeld. 

De subsidieontvanger is zelf verantwoordelijk voor de veiligheidsrisico’s in Oekraïne.