UPF Q&A

UPF is geen noodhulp. Het programma heeft als doel het duurzaam herstellen van de economie en samenleving in Oekraïne in de sectoren, duurzame energie, gezondheidszorg, water, landbouw en agrofood.

UPF4 richt zich op het ondersteunen van projecten in partnerschappen om in samenwerking met het (Nederlandse) bedrijfsleven bij te dragen aan de wederopbouw in Oekraïne en duurzaam herstel van de Oekraïense economie en samenleving. UPF4-projecten verlichten de druk op de Oekraïense economie en samenleving en leveren een bijdrage aan de sectoren gezondheidszorg, water, duurzame energie en landbouw en agrofood.

Het gaat om projecten waaruit een bredere lokale economische en maatschappelijke ontwikkeling voortkomt. De projecten hebben een langetermijneffect op de lokale gemeenschap of op een keten van ondernemingen en maatschappelijke organisaties. Bedrijven die een voorstel indienen, vinden bij voorkeur aansluiting bij de geprioriteerde wederopbouwplannen van de (lokale) Oekraïense overheid. 

UPF4 gaat niet over projecten die uitsluitend ten goede komen aan één (groep van) onderneming(en) of één maatschappelijke organisatie.

Ja, dat kan, per partner. Als het van toepassing is per groep of fiscale eenheid waartoe een partner behoort, mogen er maximaal 2 projecten lopen waarvoor subsidie is verleend in het kader van het subsidieprogramma Ukraine Partnership Facility.Hierbij worden de nog niet vastgestelde subsidies uit eerdere openstellingsrondes meegerekend.

Nee, er is geen voorkeur voor grotere of kleinere projecten. U kunt projectvoorstellen indienen voor een totale omvang vanaf 0,5 miljoen tot 4 miljoen euro.

Nee, er zijn geen geoormerkte bedragen per sector. Er is geen evenredige verdeling over de sectoren.

2 RVO-adviseurs beoordelen uw aanvraag. Kleine onduidelijkheden in uw aanvraag bespreken zij met u. De RVO-adviseurs vragen de Nederlandse ambassade in Kyiv om advies over bijvoorbeeld de lokale context en de impact ervan. Ook raadplegen zij een adviescommissie. Uiteindelijk besluit RVO of een subsidie wordt toegekend volgens de in de Staatscourant beschreven voorwaarden en beschrijving.

Nee, dit is niet mogelijk. De derde aanvraagronde heeft andere criteria en aangepaste doelstellingen waaraan uw aanvraag moet voldoen. Ook kent deze aanvraagronde een verplichte quickscan.

Ja, in deze subsidieronde is er een verplichte quickscan. U kunt deze indienen van 23 oktober 2026, 10:00 uur Nederlandse tijd tot en met 3 december 2026, 17:00 uur Nederlandse tijd. U ontvangt van ons een vrijblijvend advies op uw quickscan.

De aanvrager vult de subsidieaanvraag, alle bijbehorende documenten en de rapportage in het Engels in. Het is niet mogelijk om een voorstel in te dienen in een andere taal, waaronder het Oekraïens.

Jaarrekeningen dient u in het Engels of Nederlands in; deze hoeven niet officieel te zijn vertaald. 

De jaar- en eindrapportages na goedkeuring van uw subsidie zijn in het Engels.

Nee, dat is niet mogelijk.

Uw projectplan moet gaan om een concreet en samenhangend project. De resultaten moeten bijdragen aan het doel dat binnen 4 jaar realistisch moet kunnen worden behaald.

Het project moet binnen 2 maanden na de beschikking starten. Haalbaarheidsstudies, inceptiefases, pilots en demonstratieprojecten komen niet in aanmerking voor deze subsidie.

Nee, deze subsidie is niet bestemd voor experimenten. Projecten moeten een concreet en tastbaar resultaat hebben. Door de risico's in Oekraïne is het minder aannemelijk dat projecten zonder eerder aantoonbaar succes zullen slagen.

Dit betekent dat wij de subsidieaanvragen rangschikken op volgorde van binnenkomst. Wij nemen alleen volledig ingevulde aanvragen in behandeling, inclusief alle benodigde documenten.

Heeft u uw aanvraag ingediend, maar is deze niet volledig? Dan heeft u de mogelijkheid uw aanvraag aan te vullen en zo volledig te maken voordat wij het in behandeling nemen.

Subsidie aanvragen voor UPF gaat via de Engelstalige apply pagina.

Hiervoor heeft u eHerkenning nodig, minimaal level 2+ of 3. Heeft u dit nog niet, dan raden wij aan dit eerst aan te vragen. Het aanvraagproces kan tijd kosten.

1. Het online aanvraagformulier, in te vullen door de penvoerder. De link naar het e-loket volgt zodra UPF4 open is voor aanvragen.
2. Als een intermediair de aanvraag indient, dan is autorisatie van de intermediair nodig op een door elke partner ondertekend formulier.
3. Het projectplan.
4. Een projectbegroting, inclusief een liquiditeitsprognose, in het opgegeven Excel-document.
5. De samenwerkingsovereenkomst, getekend door alle partners van het project.
6. Twee recente jaarrekeningen van de penvoerder in het Nederlands of Engels. 
   Is de individuele bijdrage meer dan 25.000 euro? Dan ontvangen wij ook de 2 recente jaarrekeningen van de betreffende partners. Alle partners moeten kunnen aantonen dat ze zorg kunnen dragen voor de eigen bijdrage binnen het project.

Op de Engelstalige apply-pagina vindt u de beschikbare documenten voor uw aanvraag. Let erop dat u alle benodigde documenten volledig en in het Engels aanlevert.

T-1 en T-2 verwijzen naar het voorgaande jaar (T-1) en het jaar daarvoor (T-2), waarbij de letter T het jaar van indiening van de aanvraag is. Omdat de indieningsperiode start op 4 maart 2027, betekent dit dat:

• T-1 refereert aan 2026.
• T-2 refereert aan 2025.

Wij vragen u om de meest recente, door een externe, onafhankelijke accountant gecontroleerde jaarrekening van de penvoerder over deze 2 boekjaren (voorafgaand aan het jaar van indiening van de aanvraag) aan te leveren. Zijn deze nog niet beschikbaar? Dan volstaat een niet-gecontroleerde jaarrekening.

Dan levert u één van de onderstaande documenten aan, in volgorde van voorkeur. Deze volgorde levert een zo goed mogelijk inzicht op in de financiële situatie van de penvoerder, ook als een officiële gecontroleerde jaarrekening nog niet beschikbaar is. Het gaat om:

1. Conceptjaarrekening 2026: een voorlopige versie van de jaarrekening, zo compleet mogelijk.
2. Jaarrekening met samenstellingsverklaring: een door een accountant of boekhouder opgestelde jaarrekening zonder controle, maar wel met een verklaring over de samenstelling van de cijfers.
3. Halfjaarcijfers van de eerste helft van 2026: als de bovenstaande documenten niet beschikbaar zijn, kunnen deze cijfers worden aangeleverd. Let op: deze zijn minder volledig en representatief dan een volledige jaarrekening.

Ja, zolang de regeling openstaat voor aanvragen, mag u uw aanvraag aanpassen door deze in te trekken en opnieuw in te dienen. De kans bestaat dat u dan een minder gunstige positie krijgt in de volgorde van binnenkomst.

Nadat uw subsidieaanvraag is goedgekeurd, kunt u alleen onder bepaalde voorwaarden en met een wijzigingsverzoek wijzigingen aanvragen. Dit gebeurt na toestemming van uw RVO-adviseur.

Na het indienen van uw complete aanvraag krijgt u een ontvangstbevestiging. Dit is nog geen bevestiging dat wij uw aanvraag in behandeling hebben genomen. Wij nemen alleen compleet ingevulde aanvragen in behandeling. U krijgt hiervan een aparte ontvangstbevestiging. Vanaf de datum van compleetheid krijgt u binnen 13 weken een bericht over de uitkomst.

Een adviseur kan u benaderen voor opheldering over eventuele onduidelijkheden in uw aanvraag.

Is uw aanvraag voldoende duidelijk om te kunnen beoordelen, maar scoort deze onvoldoende? Dan wordt u in principe niet benaderd. 

Als wij uw aanvraag afwijzen omdat deze niet voldoende scoort volgens de criteria en minimale scores van de regeling, nemen wij contact met u op. Bent u het niet eens met de uitkomst? Dan kunt u binnen 6 weken bezwaar maken. In de afwijsbrief leest u hoe u dit doet.

Als het subsidieplafond is bereikt, is er geen subsidie meer beschikbaar voor uw project.

Als uw project in eerdere subsidierondes is afgewezen om deze reden, betekent dit niet dat u (met voorrang of automatisch) voor UPF4 in aanmerking komt. Lees de criteria voor UPF4 goed door om te bepalen welke aanpassingen uw projectvoorstel nodig heeft. 

Voor meer informatie over wederopbouw in Oekraïne kijkt u op Nederlandse hulp voor Oekraïne van de Rijksoverheid.

In de beoordeling toetsen we of de partners de gezamenlijke doelstellingen nastreven, of zij een deel van de benodigde inspanningen leveren en of zij risico's dragen.

We toetsen of de partners voldoende financiële en uitvoeringscapaciteit hebben en of zij aantoonbare ervaring hebben met vergelijkbare projecten. 

We kijken ook naar de mate waarin de projectpartners belanghebbenden, incl. begunstigden, al hebben benaderd en of zij zich al (schriftelijk) hebben gecommitteerd aan het project. 

In uw projectplan beschrijft u hoe kennis en/of activa overgedragen worden (via welke kanalen), hoe de communicatie/het overleg met de stakeholders geregeld is en hoe u ervoor gaat zorgen dat zij het project blijven ondersteunen.

Onderbouwt het projectplan dit niet of onvoldoende, dan kan dit leiden tot een lagere score.

In de beoordeling stellen we de volgende vragen:

• Hoe en hoe lang kennen de partners elkaar?
• Wat is de rol van iedere partner? Heeft iedere partner een rol die noodzakelijk is voor het project?
• Hoe onderscheiden de partners zich van elkaar? Waarom juist deze partner?
• Hoe ziet de management- en overlegstructuur eruit? Hoe worden besluiten genomen? Hoe vaak vindt er overleg plaats?
• Zijn de partners gericht op gezamenlijk onderschreven doelstellingen?
• Hoe worden de projectresultaten gedeeld?
• Wat gebeurt er als partners zich niet aan de onderlinge afspraken houden?

Nee, alleen ondernemingen of maatschappelijke organisaties met een private rechtspersoonlijkheid mogen onderdeel uitmaken van het partnerschap.

De penvoerder moet in staat zijn om eventuele financiële tegenvallers en onvoorziene kosten in het project te kunnen opvangen. Uit het projectplan moete blijken in hoeverre de penvoerder 'volledig aanspreekbaar en verantwoordelijk is jegens de minister voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten en de naleving van de aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen'. Hier vallen ook alle financiële verplichtingen onder. 

Onderbouwt uw voorstel dit niet of niet voldoende, dan kan dit leiden tot een lagere score. Aanvullend op de vereisten van een partner moet de penvoerder ook:

• Een statutaire zetel in Nederland hebben;
• Minimaal 3 FTE in loondienst hebben;
• Aantoonbare ervaring hebben met het uitvoeren van activiteiten on Oekraïne.

Elke partner moet:

• aantoonbaar de juiste kennis en ervaring hebben voor de uit te voeren projectactiviteiten. Dit betekent minimaal 2 jaar ervaring, opgedaan in de afgelopen 10 jaar. U onderbouwt dit aan de hand van eerdere, vergelijkbare projecten;
• zijn opgericht vóór 15 augustus 2023;
• noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de activiteiten; en
• een significante rol binnen het partnerschap vervullen.

Verder gelden de volgende voorwaarden voor alle partners:

• Partners zijn in staat het project uit te voeren en risico's van het project op te vangen.
• Partners houden zich aan de OESO-richtlijnen.
• Per partner verlenen we subsidie aan maximaal 2 lopende projecten, waarbij de nog niet vastgestelde subsidies uit eerdere openstellingsrondes meegerekend worden.
• Partnerschappen dragen ten minste 10% van de subsidiabele kosten uit eigen middelen bij. Partners die financieel bijdragen zijn in staat de eigen bijdrage te voldoen.

Let op:

• Oekraïense (semi-)overheidsinstellingen kunnen geen onderdeel uitmaken van het partnerschap. Het is wel mogelijk om deze instellingen als begunstigden te betrekken.
• Partnerschappen die eerder hebben samengewerkt behalen vaker betere resultaten dan nieuwe partnerschappen.

Ook als de projectpartner geen subsidie krijgt, moet de aanvrager (penvoerder) de rol van elke partner in het project goed en gedetailleerd omschrijven, inclusief de activiteiten en verantwoordelijkheden en hoe de aanvrager hierover gaat rapporteren. 

We toetsen ook of de partners aantoonbaar voldoende organisatorische en financiële capaciteit hebben voor de uit te voeren projectactiviteiten.

Een samenwerkingsovereenkomst is nodig omdat dit het moment is waarop alle partners hun goedkeuring geven aan het projectplan. In dit document moet staan dat de partners overeenkomen over:

• het doel van het project,
• het bereik van het project,
• de verdeling van de rollen en verantwoordelijkheden,
• de verplichtingen die iedere partner moet nakomen.

In de samenwerkingsovereenkomst benoemt u: 

• de rol van alle partners,
• de bijdragen van alle partners aan het project,
• de medewerking die partners verlenen en de verantwoordelijkheden die zij hebben,
• hoe de afstemming plaatsvindt,
• hoe u het naleven van de gemaakte afspraken waarborgt,
• hoe u het naleven waarborgt van de aan de subsidieverlening te verbinden verplichtingen.

Alle partners moeten de samenwerkingsovereenkomst ondertekenen. Handtekeningen namens partners, of in opdracht van, of bij afwezigheid accepteren wij niet.

Op de Engelstalige apply pagina vindt u een voorbeeld samenwerkingsovereenkomst. Die kunt u gebruiken.

Alle activiteiten in het projectplan moeten bijdragen aan het hoofddoel van het project. In het projectplan geeft u een uitgebreide, met meetbare data en voorbeelden onderbouwde beschrijving per doelgroep of begunstigde van:

• de uitgangspositie: de huidige situatie, de uitdagingen en noden;
• de projectaanpak: een onderbouwing per projectactiviteit waarom de projectpartners voor deze aanpak hebben gekozen. Geef hierbij voorbeelden van eerdere projecten en aantoonbare, meetbare resultaten;
• de beoogde, meetbare resultaten of KPI's als gevolg van de projectactiviteiten.

Het projectplan moet het volgende bevatten:

• een uitgewerkte beschrijving van de activiteiten;
• een beschreven uitgangssituatie voor aanvang van de activiteiten;
• de beoogde resultaten waaronder de bijdragen aan het doel van dit subsidieprogramma: het specifiek ter verlichting van de Oekraïense publieke sector bijdragen aan wederopbouw in Oekraïne en duurzaam herstel van de Oekraïense economie en samenleving, uitgezonderd noodhulp, in de sectoren gezondheidszorg, water, circulaire bouw, duurzame energie of landbouw;
• de afbakening van het project;
• een onderbouwing van de wijze waarop de activiteiten inspelen op de lokale noden in Oekraïne en aansluiten bij het beleid en de prioriteiten van de Oekraïense overheid en/of de interventiestrategie van internationale organisaties met betrekking tot de wederopbouw;
• een onderbouwing van de wijze waarop de activiteiten bijdragen aan een structureel herstel van de Oekraïense economie en samenleving. Dit heeft betrekking op de verbetering van de leefomstandigheden van de lokale bevolking, met speciale aandacht voor kwetsbare groepen, in het bijzonder vrouwen,  jongeren en oorlogsveteranen;
• een onderbouwing van het bredere en langere termijn economisch en maatschappelijk effect;
• een omschrijving van de samenwerking tussen de partners, waaruit blijkt waarom elke partner nodig is voor de uitvoering van het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd. Elke partner vervult dus aantoonbaar een duidelijke, actieve en significante rol binnen het partnerschap;
• een omschrijving van de samenwerking met en tussen de belangrijkste stakeholders;
• een beschrijving van de lokale partijen (begunstigden) die kennis en/of goederen gaan ontvangen, inclusief een onderbouwde beschrijving van hun rol in en bijdrage aan het project;
• een onderbouwing hoe goederen (indien van toepassing) aan lokale partijen worden overgedragen en nazorg wordt georganiseerd, inclusief een onderbouwing van over het boren van hoe de langere termijn impact van het project; wordt geborgd;
  een onderbouwing van hoe over hoe de partners in staat zijn om het project uit te voeren in de, vanwege de oorlogssituatie complexe, Oekraïense context;
• een risicoanalyse met een overzicht van de belangrijkste aan het project gerelateerde risico’s en bijbehorende mitigerende maatregelen, waarbij onder andere gedacht kan worden aan de volgende risico’s:
  •    uitvoeringsrisico’s in een oorlogssituatie;
  •    financiële uitvoeringsrisico’s;
  •    risico’s omtrent veilig ondernemen;
  •    overige risico's die van toepassing kunnen zijn op het project.

Het projectplan moet duidelijk zijn en mag niet verwijzen naar andere documenten of bijlagen. 

Het is niet mogelijk om het projectplan gedeeltelijk goed te keuren en daarmee een deel van de activiteiten te schrappen. Niet-subsidiabele kosten kunnen, in overleg met de aanvrager, worden geschrapt.

UPF is een vraaggestuurde faciliteit. De Nederlandse overheid wil met UPF een bijdrage leveren aan het herstel en de wederopbouw van Oekraïne, met name om de druk op de Oekraïense publieke sector te verlichten. Daarom verwachten wij van aanvragers een uitvoerige en aan de hand van feiten onderbouwde beschrijving van de lokale Oekraïense noden die verband houden met de oorlogssituatie en hoe de projectpartners deze planmatig gaan aanpakken.

U toont dit aan door te verwijzen naar recente beleidsnota's of rapporten die zijn gepubliceerd door de Oekraïense autoriteiten, internationale organisaties of (officiële) aanbevelingsbrieven van de Oekraïense overheid.
Het volstaat niet om aan te geven dat het projectplan volgens de partners volledig aansluit bij het beleid van de Oekraïense nationale of lokale overheid en/of de interventiestrategieën van internationale organisaties.

Alle kosten moeten redelijk, logisch en noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt. Licht daarom alle kosten in de projectbegroting toe. Doet u dit niet, dan kunnen wij deze kosten schrappen.

UPF is een 90% subsidieregeling. Volgens de Nederlandse wet- en regelgeving is het niet toegestaan om winstopslag in de begroting te verwerken. 

Voor kosten van projectmanagement en coördinatie geldt een maximum van 10% van de totale subsidiabele kosten.

De volgende kosten zijn niet subsidiabel:

• kosten voor het ontwikkelen van de aanvraag en het aanvragen van de subsidie en andere kosten die vóór het indienen van de aanvraag zijn gemaakt;
• omzetbelasting (btw) voor zover dit geen kostenpost is (btw is geen kostenpost voor partners die btw-plichtig zijn voor de subsidiabele activiteiten en deze btw-kosten kunnen verrekenen met de Belastingdienst);
• financieringskosten en rentevergoedingen;
• kosten veroorzaakt door inflatie en wisselkoersschommelingen;
• kosten voor productontwikkeling;
• licentiekosten;
• kosten voor de aankoop van grond en bestaande gebouwen;
• kosten van tenaamstelling en instandhouding van rechten van intellectueel eigendom;
• kosten voor activiteiten gericht op promotie of verkoop van producten of diensten;
• kosten gemaakt door niet-partners, anders dan kosten van derden die door de partners worden betaald op basis van facturen voor aan hen geleverde producten, materialen of diensten.
   

Zie de publicatie in de Staatscourant voor een overzicht van alle subsidiabele kosten.

De subsidieregeling verleent maximaal 90% van de subsidiabele kosten. U dient een begroting en projectplan in voor 100% van de subsidiabele kosten en activiteiten. Daarvan splitst u de 10% eigen bijdrage en toont u aan hoe en wie deze 10% financiert.

Dit is het geïndexeerde subsidiabele maximale uurtarief dat u mag rekenen voor de uren van de direct betrokken personeelsleden in het partnerschap voor de gemaakte subsidiabele activiteiten. Dit gaat om een vergoeding of tegemoetkoming van de daadwerkelijke loonkosten en niet om commerciële, marktconforme tarieven. Er geldt een maximum van 700 euro per dag.

Nee, dat mag niet. Inflatie, onvoorziene kosten en koersverschillen zijn niet subsidiabel. Deze komen voor rekening en risico van de aanvrager.

U moet verklaren dat:

• het project niet-commercieel financierbaar is. De aanvrager moet onderbouwen dat het project niet in aanmerking komt voor (lokale) commerciële financiering. Een verklaring van een financiële instelling kan hierbij helpen. Anders moet u toelichten en onderbouwen waarom het project commercieel niet financierbaar is;
• de door de projectpartners opgevoerde kosten zonder winstopslag zijn;
• de partners op de hoogte zijn van de OESO-richtlijnen en hiernaar zullen handelen.

U kunt voor UPF4 als volgt extra punten scoren:

• Het project vindt plaats in, nabij of aantoonbaar in een of meer van de volgende regio's: Odesa, Mykolajiv, Kherson, Dnipropetrovsk, Kharkiv, Poltava, Sumy, Chernihiv en Donetsk. Daarbij wordt in deze regio's ook meegenomen de mate van relevante ervaring en het hebben van specifieke risicomitigatie.
• De partnerschappen dragen bovenop de verplichte 10% eigen bijdrage nog eens 10% van de totale subsidiabele kosten (extra) bij, uit eigen middelen of uit middelen van derden, anders dan die van het Ministerie van Buitenlandse Zaken. In kind bijdragen tellen hierbij niet mee. Het aantal toe te kennen bonuspunten hangt af van de mate waarin er extra zelf wordt bijgedragen in de totale subsidiabele kosten.

De Nederlandse overheid en RVO vinden het belangrijk dat Nederlandse bedrijven een voorbeeld zijn voor anderen op het gebied van internationaal MVO. Als u met (financiële) ondersteuning van de overheid onderneemt in het buitenland, dan verwachten wij dat u dit op een verantwoorde manier doet.

Nadat u een subsidieaanvraag heeft ingediend, vragen wij u om een MVO-scan in te vullen.

Internationale MVO-risico's en due diligence (gepaste zorgvuldigheid)

Projecten verminderen of voorkomen potentiële negatieve gevolgen voor mens en milieu. Dit kan door een MVO-risicobenadering. Dit proces, ook wel gepaste zorgvuldigheid of due diligence genoemd, bekijkt de sociale risico's en milieurisico’s van uw activiteiten in het buitenland en in uw keten, de manier waarop u deze voorkomt of vermindert en hierover communiceert.

Internationale MVO-richtlijnen bij UPF

Als u gebruik wilt maken van de subsidiemogelijkheden die UPF biedt, dan gelden de volgende internationale MVO-richtlijnen:

• De OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen. Deze gelden ook voor het Nederlandse mkb en lokale bedrijven die ondersteuning van de Nederlandse overheid krijgen.
• Activiteiten op de FMO-uitsluitingslijst komen niet in aanmerking voor subsidie van UPF.

MVO in uw aanvraag

• Geef aan welke internationale MVO-risico's er zijn in relatie tot mens, milieu en maatschappij binnen uw project. Geef aan hoe u hiermee omgaat. Gebruik de MVO-risicochecker om een eerste beeld te krijgen.
• Neem (mogelijke) risico-indicatoren op die voortgekomen uit een diepgaand risico-gebaseerd zorgvuldigheidsonderzoek in de risicoanalyse. In het onderzoek is gekeken naar de deelnemende partners, leveranciers en begunstigden binnen het project.
• Stel een gezamenlijk integriteitsbeleid en implementatieplan voor het project op.
• Krijgt u de aangevraagde subsidie toegekend? Dan bespreekt onze adviseur de genoemde internationale MVO-risico's met u tijdens het startgesprek.
• In de subsidietoekenning kunnen wij specifieke maatregelen opnemen om de geïdentificeerde internationale MVO-risico's te voorkomen of te beperken.
• Tijdens het project rapporteert u over de maatregelen die u heeft genomen om MVO-risico's te voorkomen, te verkleinen of te compenseren. U en uw partners communiceren hier actief en transparant over richting ons.

Meer informatie vindt u op:

• Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
• MVO-steunpunt
• MVO en due diligence.

Veilig ondernemen gaat over hoe interessant de unieke kennis, technologie of producten van uw bedrijf zijn voor anderen. Zeker bij onderwerpen als vitale infrastructuur (bijvoorbeeld energie en water) in risicovolle landen is het belangrijk om de risico's tot een miminum te beperken. Uitval, verstoring of manipulatie van deze processen en diensten kunnen grote gevolgen hebben voor onder andere het functioneren en de slagingskans van uw project. 

Tref mogelijke maatregelen en accepteer eventuele restrisico's. Dit doet u als volgt:

• Beveilig uw bedrijfsgegevens maximaal.
• Beveilig de in te zetten technologie en technische systemen volgens de meest recente ontwikkelingen en updates.
• Overweeg of u de nieuwste technologie of de meest geavanceerde technische systemen moet inzetten.
• Bouw in de technologie of technische systemen een extra beveiliging of waarschuwing in.
• Kies voor een andere dataopslag dan u in Nederland gewend bent te gebruiken.

Voor meer informatie over vitale infrastructuur, zie de webpagina van de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid.

• U moet binnen 2 maanden na ontvangst van de beschikkingsbrief starten met het project.
• Het project moet binnen 4 jaar zijn afgerond. Uit uw projectvoorstel moet blijken dat uw project binnen die termijn kan worden afgerond.

Nee, wij kijken naar het projectplan en de liquiditeitsprognose voor een voorschot of betaalschema tot in principe 90% van het toegekende subsidiebedrag. Dit stemmen wij met u af. De resterende 10% van het subsidiebedrag betalen wij uit na afronding van het project.

Als wij uw aanvraag goedkeuren, nemen wij contact met u op. Samen overleggen we wanneer u (de delen van) het toegekende subsidiebedrag ontvangt. Wij kunnen u ook helpen om veilig over uw project te communiceren.

Projectmanagement

Hieronder vindt u de links naar de Engelstalige projectmanagementpagina's voor UPF1, UPF2 en UPF3. Op deze pagina's vindt u informatie, documenten en sjablonen voor elke openingsronde. Deze documenten en sjablonen worden relevant zodra uw project van start gaat. Voor UPF4 is de projectmanagementpagina nog niet beschikbaar.

UPF1

UPF2

UPF3

Ja, dit is verplicht. De kosten hiervan zijn subsidiabel; u kunt deze bij het indienen van de subsidieaanvraag in de projectbegroting opnemen.

Hiervoor heeft u vooraf onze goedkeuring nodig als de wijziging meer dan 10% per resultaat is van het budget van de categorie. Is deze wijziging van 10% minder dan 5.000 euro? Dan heeft u hiervoor onze goedkeuring niet nodig.

Let op: u moet inhoudelijk gerelateerde budgetwijzigingen melden. Bijvoorbeeld wanneer een activiteit wordt of is vervangen door een andere activiteit binnen hetzelfde budget, als gevolg van een verschuiving.

Outcome Harvesting is een monitoring- en evaluatiemethode om uitkomsten op te halen en te analyseren. De methode monitort veranderingen, geen activiteiten. We vragen u om dit te monitoren via deze methode om inzicht te krijgen in de effecten die UPF heeft teweeggebracht. Vanuit uw adviseur krijgt u tijdens het startgesprek hier meer informatie over.

De subsidieontvanger moet dit meteen bij ons bekend maken. Samen kijken we naar de mogelijkheden binnen het subsidieprogramma.

Als een project schade oploopt of niet uitgevoerd kan worden, dan meldt de subsidieontvanger dit bij ons. We kijken dan naar de beste oplossing: een project kan bijvoorbeeld tijdelijk worden stopgezet tot de situatie verbetert of helemaal worden stopgezet. In het laatste geval moet de subsidieontvanger het niet-gebruikte deel van de subsidie terugbetalen.

Leidt de oorlogssituatie tot hogere kosten en kiest de subsidieontvanger ervoor om het project voort te zetten, kan hij tot het sluiten van de subsidieaanvraagperiode een verhoging van de verleende subsidie aanvragen. Dit kan alleen als er nog subsidiemiddelen beschikbaar zijn binnen het subsidieplafond.

De subsidieontvanger is zelf verantwoordelijk voor de veiligheidsrisico's in Oekraïne.