UPF Q&A

UPF is geen noodhulp. Het programma heeft als doel het duurzaam herstellen van de economie en samenleving in Oekraïne in de sectoren circulaire bouw, duurzame energie, gezondheidszorg, landbouw en water.

Ja, dat kan. Wij nemen niet meer dan 2 aanvragen in behandeling van een en dezelfde partner, groep of fiscale eenheid waar deze onderneming deel van uitmaakt.

Nee, er is geen voorkeur voor grotere of kleinere projecten. U kunt projectvoorstellen indienen voor een totale omvang vanaf 0,5 miljoen tot 4 miljoen euro.

Nee, er zijn geen geoormerkte bedragen per sector. Er is geen evenredige verdeling over de sectoren.

Nee, dit is niet mogelijk. De tweede aanvraagronde heeft andere criteria en aangepaste doelstellingen waaraan uw aanvraag moet voldoen.

Na 30 oktober is het niet meer mogelijk een afspraak met een adviseur te maken. Heeft u vragen? Stuur een e-mail met uw vraag naar UPF@rvo.nl.

Deze Q&A geeft antwoorden op de meestgestelde vragen. Komt u er toch niet uit, stuur dan uw vraag naar upf@rvo.nl.

De aanvrager vult de subsidieaanvraag, alle bijbehorende documenten en de rapportage in het Engels in. Het is niet mogelijk een voorstel in te dienen in een andere taal, waaronder het Oekraïens.

Nee, dat is niet mogelijk.

Uw projectplan moet gaan om een concreet en samenhangend project. De resultaten moeten bijdragen aan het doel dat binnen 4 jaar realistisch moet kunnen worden behaald.

Het project moet binnen 2 maanden na de beschikking starten. Haalbaarheidsstudies, inceptiefases, pilots en demonstratieprojecten komen niet in aanmerking voor deze subsidie.

Nee, deze subsidie is niet bestemd voor experimenten. Projecten moeten een concreet en tastbaar resultaat hebben. Door de risico's in Oekraïne is het minder aannemelijk dat projecten zonder eerder aantoonbaar succes zullen slagen.

Dit betekent dat wij de subsidieaanvragen rangschikken op volgorde van binnenkomst. Wij nemen alleen volledig ingevulde aanvragen in behandeling, inclusief alle benodigde documenten.
Heeft u uw aanvraag ingediend, maar is deze niet volledig? Dan heeft u de mogelijkheid uw aanvraag aan te vullen en zo volledig te maken.

Subsidie aanvragen voor UPF gaat via de Engelstalige apply pagina.

Hiervoor heeft u eHerkenning nodig, minimaal level 2+. Heeft u dit nog niet, dan raden wij aan dit eerst aan te vragen. Het aanvraagproces kan tijd kosten.

1. Het online aanvraagformulier, in te vullen door de penvoerder.
2. Het partnerformulier, ondertekend door alle partners in het partnerschap.
3. Als een intermediair de aanvraag indient, dan is autorisatie van de intermediair nodig op een door elke partner getekend formulier.
4. Het projectplan.
5. Het budgetplan.
6. De samenwerkingsovereenkomst, getekend door alle partners van het project.
7. Twee recente jaarrekeningen en de beschikbare financiële gegevens van 2024 van de penvoerder. Dragen partners in het partnerschap (mede) zorg voor de eigen bijdrage? Dan ontvangen wij ook de jaarcijfers van de betrefende partners. Alle partners moeten aantoonbaar kunnen maken dat ze kunnen zorgdragen voor de eigen bijdrage binnen het project.

Op de Engelstalige apply pagina vindt u de documenten.

Ja, zolang de regeling open staat voor aanvragen mag u uw aanvraag aanpassen of intrekken en opnieuw indienen. De kans bestaat dat u dan een minder gunstige positie krijgt in de volgorde van binnenkomst.
Nadat uw subsidieaanvraag is goedgekeurd, kunt u alleen onder bepaalde voorwaarden en met een wijzigingsverzoek wijzigingen aanvragen. Dit gebeurt na toestemming van uw RVO-adviseur.

Na het indienen van uw complete aanvraag krijgt u een ontvangstbevestiging. Vanaf de datum van compleetheid krijgt u binnen 13 weken een bericht over de uitkomst.

Een adviseur kan u benaderen voor opheldering over eventuele onduidelijkheden in uw aanvraag.

Is uw aanvraag voldoende duidelijk om te kunnen beoordelen, maar scoort deze onvoldoende? Dan wordt u in principe niet benaderd. 

Als wij uw aanvraag afwijzen omdat deze niet voldoende scoort volgens de criteria en minimale scores van de regeling, nemen we contact met u op. Bent u het niet eens met de uitkomst? Dan kunt u binnen 6 weken bezwaar maken. In de afwijsbrief leest u hoe u dit doet.

Als het subsidieplafond is bereikt, is er geen subsidie meer beschikbaar voor uw project. 
Als uw project voor UPF 1 is afgewezen om deze reden, betekent dit niet dat u (met voorrang of automatisch) voor UPF 2 in aanmerking komt. Lees de criteria voor UPF 2 goed door om te kijken welke aanpassingen uw projectvoorstel nodig heeft.
 

Voor meer informatie over wederopbouw in Oekraïne kijkt u op Nederlandse hulp voor Oekraïne van de Rijksoverheid.

In de beoordeling toetsen we of de partners de gezamenlijke doelstellingen nastreven, of de partners een deel van de benodigde inspanningen leveren en of zij risico's dragen. We toetsen of de partners voldoende financiële en uitvoeringscapaciteit en aantoonbare ervaring hebben met vergelijkbare projecten. We kijken ook naar de mate waarin de projectpartners belanghebbenden, incl. begunstigden, al hebben benaderd en of deze zich al (schriftelijk) hebben gecommitteerd aan het project. In uw projectplan beschrijft u hoe kennis en/of activa overgedragen worden (via welke kanalen), hoe de communicatie/het overleg met de stakeholders geregeld is en hoe u ervoor gaat zorgen dat deze het project blijven ondersteunen. Onderbouwt het projectplan dit niet of onvoldoende, dan kan dit leiden tot een lagere score.

In de beoordeling stellen we de volgende vragen:

• Hoe en hoe lang kennen de partners elkaar?
• Wat is de rol van iedere partner? Heeft iedere partner een rol die noodzakelijk is voor het project?
• Hoe onderscheiden de partners zich van elkaar? Waarom juist deze partner?
• Hoe ziet de management- en overlegstructuur eruit? Hoe worden besluiten genomen? Hoe vaak vindt er overleg plaats?
• Zijn de partners gericht op gezamenlijk onderschreven doelstellingen?
• Hoe worden de projectresultaten gedeeld?
• Wat gebeurt er als partners zich niet aan de onderlinge afspraken houden?

Nee, alleen ondernemingen of maatschappelijke organisaties met een private rechtspersoonlijkheid mogen onderdeel uitmaken van het partnerschap.

De penvoerder moet in staat zijn om eventuele financiële tegenvallers en onvoorziene kosten in het project te kunnen opvangen. Uit het projectplan moete blijken in hoeverre de penvoerder "volledig aanspreekbaar en verantwoordelijk is jegens de minister voor de uitvoering van de gesubsidieerde activiteiten en de naleving van de aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen". Hier vallen ook alle financiële verplichtingen onder. Onderbouwt uw voorstel dit niet of niet voldoende, dan kan dit leiden tot een lagere score. 
U vindt de vereisten aan en verantwoordelijkheden van de penvoerder in paragrafen 3 en 4.2 van de regelingtekst.

Elke partner:

• moet de juiste aantoonbare expertise (kennis en ervaring) hebben voor de uit te voeren project-activiteiten. Dit betekent minimaal 2 jaar ervaring, opgedaan in de afgelopen 10 jaar. U  onderbouwt dit aan de hand van eerdere, vergelijkbare projecten;
• moet zijn opgericht vóór 15 augustus 2023;
• moet noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de activiteiten, en
• moet een significante rol binnen het partnerschap vervullen.

Ook als de projectpartner geen subsidie krijgt, moet u de rol van elke partner in het project goed en gedetailleerd omschrijven, inclusief de activiteiten en verantwoordelijkheden en hoe u hierover gaat rapporteren. We toetsen ook of de partners voldoende aangetoonde organisatorische en financiële capaciteit hebben voor de uit te voeren projectactiviteiten.

Een samenwerkingsovereenkomst is nodig omdat dit het moment is waarop alle partners hun goedkeuring geven aan het projectplan. In dit document moet staan dat de partners overeenkomen over:

• het doel van het project,
• het bereik van het project,
• de verdeling van de rollen en verantwoordelijkheden,
• de verplichtingen die iedere partner moet nakomen.

In de samenwerkingsovereenkomst benoemt u: 

• de rol van alle partners,
• de bijdragen van alle partners aan het project,
• de medewerking die partners verlenen en de verantwoordelijkheden die zij hebben,
• hoe de afstemming plaatsvindt,
• hoe u het naleven van de gemaakte afspraken waarborgt,
• hoe u het naleven waarborgt van de aan de subsidieverlening te verbinden verplichtingen.

Alle partners moeten de samenwerkingsovereenkomst ondertekenen. Handtekeningen namens partners of in opdracht van of bij afwezigheid accepteren wij niet.

Op de Engelstalige apply pagina vindt u een voorbeeld samenwerkingsovereenkomst. Die kunt u gebruiken.

Alle activiteiten in het projectplan moeten bijdragen aan het hoofddoel van het project. In het projectplan geeft u een uitgebreide, met meetbare data en voorbeelden onderbouwde beschrijving per doelgroep of begunstigde van:

• de uitgangspositie: de huidige situatie, de uitdagingen en noden;
• de projectaanpak: een onderbouwing per projectactiviteit waarom de projectpartners voor deze aanpak hebben gekozen. Geef hierbij voorbeelden van eerdere projecten en aantoonbare, meetbare resultaten;
• de beoogde, meetbare resultaten of KPI's als gevolg van de projectactiviteiten.

Het is niet mogelijk om het projectplan gedeeltelijk goed te keuren en daarmee een deel van de activiteiten te schrappen. Niet-subsidiabele kosten kunnen wel, in overleg met de aanvrager, geschrapt worden.

UPF is een vraaggestuurde faciliteit. De Nederlandse overheid wil met UPF een bijdrage leveren aan het herstel en de wederopbouw van Oekraïne. Daarom verwachten wij van aanvragers een uitvoerige en aan de hand van feiten onderbouwde beschrijving van de lokale Oekraïense noden die verband houden met de oorlogssituatie en hoe de projectpartners deze planmatig gaan aanpakken.

U toont dit aan door te verwijzen naar recente beleidsnota’s of rapporten gepubliceerd door de Oekraïense autoriteiten, internationale organisaties of (officiële) aanbevelingsbrieven van de Oekraïense overheid.
Het volstaat niet om aan te geven dat het projectplan volgens de partners volledig aansluit bij het beleid van de Oekraïense nationale of lokale overheid en/of de interventiestrategieën van internationale organisaties.

Alle kosten moeten redelijk, logisch en noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt. Licht u daarom alle kosten in de projectbegroting toe. Doet u dit niet, dan loopt u de kans dat deze geschrapt worden
UPF is een (95%) subsidieregeling. Het is volgens de Nederlandse wet- en regelgeving niet toegestaan om winstopslag te verwerken in de begroting. Alle door projectpartners opgevoerde kosten moeten vrij van winstopslag zijn. Kosten van derden moeten marktconform zijn.
Zie paragraaf 5 van de regeling voor een overzicht van alle subsidiabele kosten.

De subsidieregeling verleent maximaal 95% van de subsidiabele kosten. U dient een begroting en projectplan in voor 100% van de subsidiabele kosten en activiteiten. Daarvan splitst u de 5% eigen bijdrage en u toont aan hoe en wie deze 5% financiert.

Dit is het geïndexeerde subsidiabele maximale uurtarief dat u mag rekenen voor de uren van de direct betrokken personeelsleden in het partnerschap voor de gemaakte subsidiabele activiteiten. Dit gaat om een vergoeding of tegemoetkoming van de daadwerkelijke loonkosten en niet om commerciële, marktconforme tarieven. Er geldt een maximum van 700 euro per dag.

Nee, dat mag niet. Inflatie, onvoorziene kosten en koersverschillen zijn niet subsidiabel. Deze komen voor rekening en risico van de aanvrager.

U moet verklaren dat:

• het project niet-commercieel financierbaar is. De aanvrager moet onderbouwen dat het project niet in aanmerking komt voor (lokale) commerciële financiering. Een verklaring van een financiële instelling kan hierbij helpen. Anders moet u toelichten en onderbouwen waarom het project commercieel niet financierbaar is;
• de door de projectpartners opgevoerde kosten zonder winstopslag zijn;
• de partners op de hoogte zijn van de OESO-richtlijnen en hiernaar zullen handelen.

De Nederlandse overheid en RVO vinden het belangrijk dat Nederlandse bedrijven een voorbeeld zijn voor anderen op het gebied van internationaal Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Als u met (financiële) ondersteuning van de overheid onderneemt in het buitenland, dan verwachten wij dat u dit op een verantwoorde manier doet.

Internationale MVO-risico's en gepaste zorgvuldigheid (due diligence)

Projecten verminderen of voorkomen potentiële negatieve gevolgen voor mens en milieu. Dit kan door een MVO-risicobenadering. Dit proces, ook wel gepaste zorgvuldigheid of due diligence genoemd, bekijkt de sociale- en milieurisico’s van uw activiteiten in het buitenland en uw keten, de manier waarop u deze voorkomt of vermindert en hierover communiceert.

Internationale MVO-richtlijnen bij UPF

Als u gebruik wil maken van de subsidiemogelijkheden die UPF biedt, dan gelden de volgende internationale MVO-richtlijnen:

• de OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen. Deze gelden ook voor het Nederlandse MKB en lokale bedrijven die ondersteuning van de Nederlandse overheid krijgen.
• Activiteiten op de FMO-uitsluitingslijst komen niet in aanmerking voor subsidie van UPF.

MVO in uw aanvraag

• Geef aan wat de internationale MVO-risico's zijn in relatie tot mens, milieu en maatschappij binnen uw project. Geef aan hoe u hiermee omgaat. Gebruik de MVO-risicochecker om een eerste beeld te krijgen.
• Stel een gezamenlijk integriteitsbeleid en implementatieplan voor het project op.
• Krijgt u de aangevraagde subsidie toegekend? Dan bespreekt onze adviseur de genoemde internationale MVO-risico's met u tijdens het startgesprek.
• In de subsidietoekenning kunnen wij specifieke maatregelen opnemen om geïdentificeerde internationale MVO-risico's te voorkomen of te beperken.
• Tijdens het project rapporteert u over de maatregelen die u heeft genomen om de MVO-risico's te voorkomen, verkleinen of compenseren. U en uw partners communiceren hier actief en transparant over richting ons.

Meer informatie vindt u op:

• Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen
• MVO-steunpunt.

Veilig ondernemen gaat over hoe interessant de unieke kennis, technologie of product van uw bedrijf is voor anderen. Zeker bij onderwerpen als vitale infrastructuur (bijvoorbeeld energie en water) in risicovolle landen is het belangrijk de risico's te minimaliseren. Uitval, verstoring of manipulatie van deze processen en diensten kunnen grote gevolgen hebben voor onder andere het functioneren en slagen van uw project. Tref mogelijke maatregelen en accepteer eventuele restrisico's. Dit doet u als volgt:

• Beveilig uw bedrijfsgegevens maximaal.
• Beveilig de in te zetten technologie en technische systemen volgens de laatst stand van ontwikkelingen en updates.
• Overweeg of u de laatste technologie of de meest geavanceerde technische systemen moet inzetten.
• Bouw in de technologie of technische systemen een extra beveiliging of waarschuwing in.
• Kies voor een andere dataopslag dan u in Nederland gewend bent te gebruiken.

Voor meer informatie over vitale infrastructuur, zie de webpagina van de Nationaal Coördinator Terrorismebestrijding en Veiligheid.

• U moet binnen 2 maanden na ontvangst van de beschikkingsbrief starten met het project.
• Het project moet binnen 4 jaar zijn afgerond. Uit uw projectvoorstel moet blijken dat uw project binnen die tijd kan worden afgerond.

Nee, wij kijken naar het projectplan en de liquiditeitsprognose voor een voorschot of betaalschema tot in principe 90% van het toegekende subsidiebedrag. Dit stemmen wij met u af. De resterende 10% van het subsidiebedrag betalen wij uit na afronding van het project.

Als wij uw aanvraag goedkeuren, dan nemen wij contact met u op. Samen overleggen we wanneer u (de delen van) het toegekende subsidiebedrag ontvangt. Wij kunnen u ook helpen bij het veilig communiceren over uw project.

Ja, dit is verplicht. De kosten hiervan zijn subsidiabel; u kunt deze bij het indienen van de subsidieaanvraag opnemen in de projectbegroting.

Hiervoor heeft u onze goedkeuring nodig als de wijziging meer dan 25% per resultaat is van de budgetcategorie. Is deze wijziging van 25% minder dan 2.000 euro? Dan heeft u hiervoor onze goedkeuring niet nodig.
Let op: u moet inhoudelijk gerelateerde budgetwijzigingen melden. Bijvoorbeeld wanneer een activiteit wordt of is vervangen door een andere activiteit binnen hetzelfde budget, veroorzaakt door een verschuiving.

Outcome Harvesting is een monitoring- en evaluatiemethode om uitkomsten op te halen en te analyseren. De methode monitort veranderingen, geen activiteiten. We vragen u te monitoren via deze methode om inzicht te krijgen in de effecten die UPF teweeg heeft gebracht. Vanuit uw adviseur krijgt u tijdens het startgesprek hier meer informatie over.

De subsidieontvanger moet dit meteen bij ons bekend maken. Samen kijken we naar de mogelijkheden binnen het subsidieprogramma.

Als een project schade oploopt of niet uitgevoerd kan worden, dan meldt de subsidieontvanger dit bij ons. We kijken dan naar de beste oplossing: een project kan bijvoorbeeld tijdelijk worden stopgezet tot de situatie verbetert of helemaal worden stopgezet. In het laatste geval moet de subsidieontvanger het niet-gebruikte deel van de subsidie terugbetalen.

Leidt de oorlogssituatie tot hogere kosten en kiest de subsidieontvanger ervoor om het project voort te zetten, kan hij tot het sluiten van de subsidieaanvraagperiode een verhoging van de verleende subsidie aanvragen. Dit kan alleen als er nog subsidiemiddelen beschikbaar zijn onder het subsidieplafond. 
De subsidieontvanger is zelf verantwoordelijk voor de veiligheidsrisico’s in Oekraïne.