EMFAF: Na uw aanvraag

Wat gebeurt er na uw aanvraag?

In deze infographic ziet u wat er gebeurt na uw aanvraag en wat u moet doen. Hieronder leest u meer over deze onderwerpen.

Beoordeling van uw aanvraag

Wij beoordelen alle aanvragen. We controleren eerst of de aanvraag volledig is. Er zijn verschillende manieren waarop we de aanvragen beoordelen en het budget verdelen. Bijvoorbeeld op volgorde van binnenkomst of met een rangschikking door een commissie (tendersubsidie). Missen we informatie? Dan kunt u een brief krijgen waarin wij vragen om meer informatie en mag u dit nog toesturen. U kunt niet aanvullen bij een tendersubsidie. U mag dan na de sluiting geen informatie meer toevoegen die de inhoud van het project verandert.

Na de beoordeling krijgt u een beslisbrief (verleningsbrief). Als wij uw aanvraag goedkeuren staat in de beslisbrief het maximale subsidiebedrag. Wij hebben dan subsidie aan u verleend. Op de pagina van de subsidie staat binnen hoeveel weken u de beslissing krijgt.

Wordt er meer subsidie aangevraagd dan het subsidiebudget? Dan verdelen wij het budget onder de aanvragen die aan de voorwaarden voldoen. Dit kan op verschillende manieren. U leest meer op Verdeling subsidiebudget.

Starten met de uitvoering

Vaak kunt u na uw aanvraag direct starten met de uitvoering van uw project of investering. Als u begint voordat u de beslisbrief heeft, is dit op eigen risico. U krijgt alleen subsidie als wij uw aanvraag goedkeuren. Bij de uitvoering houdt u zich aan de verplichtingen en voorwaarden van de subsidie en het EMFAF. U wordt gecontroleerd op de uitvoering, bijvoorbeeld met een controle ter plaatse. Meer hierover leest u op Meewerken aan controle ter plaatse.

Moet u voor uw project een opdracht aanbesteden? Dan houdt u zich aan de regels hiervoor. U leest hier meer over op Uw project aanbesteden.

Deelbetalingen

Voor sommige subsidies kunt u een deelbetaling aanvragen. U kunt alleen een deelbetaling aanvragen voor kosten die u al gemaakt heeft. Of voor prestaties die u al behaald heeft.

Tussenrapportages

In de beslisbrief op uw subsidieaanvraag (verleningsbrief) staat of en wanneer u tussenrapportages moet opsturen. Als uw project langer duurt dan één jaar, moet u soms op verschillende momenten een tussenrapportage opsturen. Hiermee laat u ons weten hoe het gaat met uw project.

Als u een deelbetaling aanvraagt, stuurt u altijd een tussenrapportage mee. U mag op elk ander moment een extra deelbetaling aanvragen.

Hoe u een deelbetaling aanvraagt en welke bijlagen u meestuurt leest u op Deelbetaling aanvragen bij projecten.

Wijzigingen doorgeven

Loopt uw project of investering anders dan u had verwacht? Of wilt u zelf iets wijzigen? Geef dit dan zo snel mogelijk aan ons door. Op Wijzigingen doorgeven leest u in welke situaties u dit doet.

Vaststelling en betaling

Heeft u de activiteiten waarvoor u subsidie krijgt afgerond? Dan doet u de eindverantwoording van uw project. Dit is de subsidievaststelling. U vraagt zelf vaststelling aan. U legt uit hoe u uw project heeft uitgevoerd. En u laat zien dat u voldoet aan de voorwaarden en verplichtingen. Wij beoordelen of u hieraan voldoet. Ook berekenen wij het definitieve subsidiebedrag. Als u niet (helemaal) aan de voorwaarden voldoet kunnen wij het subsidiebedrag lager vaststellen.

U krijgt een brief met de beslissing op uw vaststellingsaanvraag. In deze brief leest u het definitieve subsidiebedrag. Heeft u dit bedrag nog niet helemaal ontvangen? Dan betalen wij na de vaststellingsbrief de rest van uw subsidie aan u.

Hoe u vaststelling aanvraagt en welke bijlagen u meestuurt leest u op Vaststelling aanvragen bij projecten.

Hoogte definitieve subsidiebedrag

U kunt niet meer subsidie krijgen dan wij hebben verleend. Het verleende bedrag staat in de verleningsbrief met de beslissing op uw aanvraag. Het uiteindelijke bedrag kan wel lager zijn, bijvoorbeeld als u minder kosten heeft gemaakt dan u had verwacht.

Gemaakte kosten

Zijn de kosten van uw project of investering lager dan verwacht? Dan stellen wij uw subsidie lager vast en krijgt u minder subsidie. Dit kunnen wij ook doen wanneer de kosten die u opgeeft onredelijk hoog zijn.

Houden aan de voorwaarden en verplichtingen

Soms doen wij een audit of controle (administratief of ter plaatse). We kijken dan of u zich aan de verplichtingen van de subsidie houdt. Houdt u zich tijdens of na uitvoering van de subsidiabele activiteit niet aan de Europese of nationale regels? Dan kan dit gevolgen hebben voor uw subsidie:

• Is subsidie aan u verleend? Wij trekken de subsidie in of wijzigen deze.
• Heeft u vaststelling aangevraagd? Wij stellen uw subsidie lager vast.
• Is uw subsidie al vastgesteld? Wij trekken de subsidie in of wijzigen deze.

Wat precies de gevolgen zijn, ligt aan de aard en ernst van de overtreding en de fase in het subsidieproces. Wij beoordelen dit per situatie. In de beleidsregel is voor een aantal verplichtingen vooraf bepaald hoeveel subsidie u minder krijgt bij een overtreding. Deze vindt u op Wetten en regels.

Subsidie terugbetalen

Als u vaststelling aanvraagt, beoordelen wij het definitieve subsidiebedrag. Is de vaststelling van het subsidiebedrag uiteindelijk lager dan het bedrag dat al is uitbetaald? Dan moet u het verschil terugbetalen. Dit heet terugvorderen. Als u dit te laat doet, betaalt u soms ook een wettelijke rente over het bedrag.