Voorwaarden deelname handelsmissie met en zonder bewindspersoon

Laatst gecontroleerd op:
27 januari 2025
Gepubliceerd op:
8 juli 2020

Wilt u meedoen aan een fysieke of digitale handelsmissie onder leiding van een bewindspersoon (economische missie) of een fysieke of digitale handelsmissie zonder bewindspersoon? Dan moet u voldoen aan een aantal voorwaarden.

  1. De onderneming of instelling moet conform de Handelsregisterwet 1996, ingeschreven staan in het handelsregister van de bevoegde Kamer van Koophandel in Nederland.
  2. Het aanmeldingsformulier moet volledig ingevuld zijn. De aanmelding is geaccepteerd, nadat de inschrijver van de projectmanager van de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) een bevestiging hierover heeft gekregen.
  3. RVO behoudt zich het recht voor om een maximum aan het aantal deelnemers te stellen.
  4. RVO behoudt zich het recht voor inschrijvers die zich na de vermelde sluitingsdatum aanmelden te weigeren.
  5. RVO behandelt aanmeldingen in volgorde van binnenkomst. RVO kan aanmeldingen weigeren als hiervoor, naar het oordeel van RVO of het ministerie van Buitenlandse Zaken, gegronde redenen bestaan. Bij deze beoordeling wordt onder meer gelet op de doelen van de onderneming of instelling, de relatie met de overheid, het karakter van de missie, en een evenwichtige opbouw van de deelnemersgroep.
  6. RVO behoudt zich het recht voor om een aanmelding te annuleren als de inschrijver de benodigde informatie voor een goed verloop van de organisatie niet op tijd aanlevert. Denk aan een volledig ingevulde MVO-zelfscan, een volledig ingevuld intakeformulier voor de matchmaking en een bedrijfsprofiel voor het missieboek.
  7. RVO neemt de door de inschrijver aangeleverde persoonsgegevens op in een klantenbestand. Door de deelnemersvoorwaarden bij aanmelding te accepteren, geeft de inschrijver toestemming aan RVO om de persoonsgegevens te gebruiken voor het versturen van informatie aan de inschrijver over zijn/haar deelname en over toekomstige missies van RVO. De inschrijver mag op elk moment gratis schriftelijk of per e-mail aangeven dat hij/zij geen informatie over toekomstige missies door RVO wil ontvangen. RVO zal deze informatie dan niet meer versturen.
  8. Door het accepteren van de deelnemersvoorwaarden bij aanmelding geeft de inschrijver toestemming aan RVO om zijn naam, pasfoto, contactgegevens en bedrijfsprofiel openbaar te maken in missiegerelateerde RVO-media, zoals het missieboekje en de missie-app. Ook geeft de inschrijver toestemming aan RVO om persoonsgegevens vast te leggen ten behoeve van de aanmelding, matchmaking en evaluatie. Als het gaat om bedrijfsnamen, geldt dat deze openbaar zijn zonder toestemming.
  9. RVO behoudt zich het recht voor een inschrijver van deelname aan het onderdeel matchmaking uit te sluiten als de inschrijver eerder met dezelfde zoekvraag naar dezelfde stad/steden is geweest en als een inschrijver optreedt als intermediair van andere bedrijven en/of instellingen.
  10. De inschrijver gaat akkoord met de op onze website aangegeven deelnemersbijdrage voor de desbetreffende missie. De kosten voor reis- en verblijfkosten, individueel transport, eventuele individuele tolken, etc., komen voor rekening van de inschrijver.
  11. De inschrijver kan zijn aanmelding tot 30 dagen voor de vertrekdatum van de missie zonder kosten annuleren. Na deze datum brengt RVO de deelnemersbijdrage per bedrijf in rekening.
  12. Als RVO in overleg met de inschrijver tot de conclusie komt dat het onderdeel matchmaking in het te bezoeken land geen kans van slagen heeft, kan de inschrijver desgewenst kosteloos annuleren.
  13. De inschrijver is verplicht de deelnemersbijdrage binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur te betalen.
  14. RVO behoudt zich het recht voor om een missie te annuleren als hiervoor naar het oordeel van RVO gegronde redenen bestaan. Redenen kunnen zijn het niet behalen van het minimum aantal deelnemers, de politieke situatie, de veiligheidssituaties of andere vormen van overmacht.
  15. De inschrijver moet bij aanmelding aangeven de OESO-richtlijnen voor maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) te kennen en hiernaar te handelen. De inschrijver moet bij aanmelding een MVO-zelfscan invullen. Met de MVO-zelfscan toetst de Nederlandse overheid of uw organisatie aan deze voorwaarde voldoet. Het niet invullen van deze scan leidt tot uitsluiting van deelname. De beoordeling van de MVO-zelfscan kan leiden tot een gesprek over het resultaat van de ingevulde zelfscan.
  16. De inschrijver verplicht zich mee te werken aan de evaluatie van de missie, door het evaluatieformulier in te vullen dat RVO na de missie toestuurt.
  17. De inschrijver weet dat RVO voor wat betreft het delen en/of openbaar maken van de met haar gedeelde gegevens te maken heeft met naleving van de Algemene wet bestuursrecht, de Wet open overheid en de Algemene verordening gegevensbescherming. Zie ook voorwaarde 8.
  18. Als de COVID-19-situatie vóór een missie verandert, en dat gevolgen heeft voor de voorbereiding van de missie, dan kan de organisatie de missie uitstellen of annuleren. Hierover informeren wij deelnemers direct. Uiteraard brengen wij in dit geval geen deelnemerskosten in rekening. Annulering van reis- en verblijfskosten zijn voor eigen rekening en risico.

Vragen over handelsmissies?

Neem contact op

Bent u tevreden over deze pagina?