Zakendoen in Japan: een weg vinden tussen gezelligheid en gezichtsverlies

In Nederland krijgen we redelijk wat mee van de Japanse cultuur. Sushirestaurants zijn niet weg te denken uit het straatbeeld en karaokebars zie je de laatste jaren ook steeds vaker. Op streamingdiensten bekijk je je favoriete anime-series en Japanse films. En Japan is ook een populaire verre vakantiebestemming voor Nederlanders.

In Japan hebben mensen over het algemeen ook een positief beeld van Nederland. Bijna 250 jaar lang was Nederland het enige land waar Japan handel mee dreef. Dit begon in 1609, toen de shogun, de lokale leider, toestond dat Nederlandse handelaars zich vestigden in de buurt van Nagasaki. Veel Japanners weten van deze geschiedenis.

Geen eenvoudige markt

Ondanks die bijzondere historische band, is het niet eenvoudig voor Nederlandse ondernemers om de Japanse markt op te gaan. Japanse ondernemers hebben een voorkeur voor zakendoen met Japanse of andere Aziatische bedrijven. 

U moet uw zakenrelaties dus echt bewijzen waarom uw product of dienst uniek is. Daarbij kan het helpen als u al aantoonbaar succes heeft op andere (Aziatische) markten. Slaagt u wel in Japan, dan heeft u levenslang een afzetmarkt en trouwe zakenpartners.

Succesvol zakendoen in Japan is dus een proces van een lange adem. Deze aandachtspunten en tips helpen u voor te bereiden op de Japanse zakencultuur en de culturele verschillen. Bijvoorbeeld als u naar Japan reist in het kader van Expo 2025 Osaka.

Pim Hollestelle (links) en Nori Tochibayashi

De vertrouwensband is alles

Als u eenmaal goed kan aantonen waarom men voor úw bedrijf moet kiezen en niet voor een Japans bedrijf, bent u er nog niet. Het is raadzaam om veel tijd en energie te stoppen in het opbouwen van vertrouwen. Nederlanders willen over het algemeen graag snel en effectief resultaten halen en spijkers met koppen slaan. In het zakenverkeer met Japan werkt dat niet. 

"Dat zie je ook bij zakelijke bijeenkomsten", zegt Pim Hollestelle, adviseur Internationaal Ondernemen. "Nederlanders willen dan graag meteen concrete afspraken maken. Maar voor Japanners zijn die eerste meetings er vooral om af te tasten en een vertrouwensband op te bouwen." Besluiten worden later genomen, vaak in het proces dat volgt op die zakelijke meetings. "Het kost dus allemaal wat meer tijd en daar moet je als Nederlandse ondernemer goed op voorbereid zijn."

Persoonlijke klik

Het gaat daarbij niet alleen om de zakelijke match. De Japanse ondernemer gunt u eerder iets als er ook een persoonlijke klik is. Volgens Nori Tochibayashi is het daarom belangrijk om zakenpartners ook in een sociale setting te leren kennen. "In Japan is het winnen van 'hearts and minds' een heel groot onderdeel van het zakendoen. Als iemand u graag mag en er is een klik, dan kunt u een levenslange zakenrelatie hebben. Men zal dan zelfs met u willen blijven zakendoen als u bij een ander bedrijf gaat werken." 

Als handelsmedewerker op de Nederlandse ambassade in Tokio raadt Nori Tochibayashi u aan om in Japan te gaan borrelen (nomikai), uit eten te gaan of een karaokebar te bezoeken met uw partners. "Sla dat soort uitnodigingen niet af, en nodig uw partners ook in Nederland uit voor gezellige uitjes. Dat is in het Japanse zakenleven niet vreemd. Het wordt gezien als een manier om meer te leren over de persoon en om informeel wat handige, extra zakelijke informatie te winnen."

Grondigheid en details zijn belangrijk

Zakendoen in Japan draait zeker niet alleen om gezelligheid. Over het algemeen waarderen Japanners de punctualiteit van Nederlanders. Stiptheid en het nakomen van afspraken zijn in beide culturen belangrijk. 

Japanners doen er echter nog wel een paar schepjes bovenop, zegt Pim Hollestelle. "Als je afspraken maakt over de eigenschappen van je product, dan moet je die tot in het kleinste detail naleven. Japanse bedrijven en consumenten hechten over het algemeen veel waarde aan kwaliteit – en dat verwachten ze dus ook van jou."

Vergeet bij zakelijke gesprekken niet om aan praktische dingen te denken. Japanners spreken over het algemeen minder goed Engels, dus zorg dat er een goede tolk aanwezig is met kennis van het vakgebied. Om dezelfde reden is het goed om de tekst van een presentatie op papier mee te geven. "Een powerpoint met alleen wat bullet points – zoals hier gebruikelijk is – kan voor Japanners heel onduidelijk zijn. Ze verwachten een uitgebreid, gedetailleerd verhaal en zullen dat ook grondig willen bestuderen," zegt Pim Hollestelle.

Zet uzelf en anderen niet (per ongeluk) voor schut

Veel miscommunicatie heeft te maken met het feit dat het voor Japanners belangrijk is om geen gezichtsverlies te lijden. De spot drijven en zelfspot kunnen helemaal verkeerd vallen, volgens Pim Hollestelle. "Ik hoor regelmatig dat er tijdens een borrel iets misgaat door bijvoorbeeld een misplaatste grap over de baas of het eigen bedrijf. Dat kan echt niet in Japan. Zorg altijd dat je eenheid uitstraalt en dus geen opmerkingen maakt die jezelf, je baas, bedrijf of personeel in een kwaad daglicht stellen."

Japanners zullen altijd ongemakkelijke situaties willen voorkomen, aldus Nori Tochibayashi. "Dat komt doordat Japanners het erg belangrijk vinden om de integriteit en waardigheid van anderen te respecteren. En we ontvangen ook graag hetzelfde respect. Japanners zijn erg nerveus om voor schut te staan, bijvoorbeeld als ze niet zo goed Engels kunnen."

Dat maakt ze over het algemeen ook terughoudender dan Nederlanders, legt hij uit. Nederlanders nemen tijdens vergaderingen graag het woord. Ze laten graag zien dat ze aanwezig zijn en delen graag nieuwe ideeën. "Japanners zijn voorzichtiger. Ze willen geen fouten maken, iets raars zeggen, of de agenda overhoop halen."

Over het algemeen zijn Nederlanders respectvol en staan ze ervoor open om iets te leren van de Japanse cultuur, vindt Nori Tochibayashi. Wel merkt hij dat Nederlanders vaak minder geneigd zijn om instructies en regels te volgen, wat verkeerd kan overkomen. Tochibayashi: "Bij evenementen zie je vaak dat Japanse aanwezigen keurig instructies volgen, bijvoorbeeld dat ze na afloop het pand moeten verlaten. Nederlanders blijven vaak hangen en onderling kletsen. Dat kan in Japan onbeleefd overkomen. Voor de Japanse kant is het ook niet zo handig, omdat we ons dan vaak schuldig en opgelaten voelen om die gesprekken af te kappen."

Elkaar begrijpen is dus belangrijk om verkeerde indrukken te voorkomen.

Visitekaartjes zijn erg belangrijk

Net als in andere landen, is het belangrijk om een goede eerste indruk te maken bij uw zakenrelaties. Het belangrijkste: zorg voor voldoende visitekaartjes. Die zijn in Japan nog steeds heel populair. 

Rond het uitwisselen van visitekaartjes bestaat een vast ritueel: 

1. Bewaar uw visitekaartjes in een kaarthouder. 
2. Wilt u een kaartje aanbieden? Leg deze dan op de houder met de tekst in de richting van de ontvanger. 
3. Bied het met beide handen aan. 
4. Maak daarbij een lichte buiging. 
5. Ontvang een kaartje op dezelfde manier en leg uw duim niet op de foto (als die erop staat). 
6. Bestudeer het kaartje aandachtig en berg het daarna netjes op in de kaarthouder of leg het voor u op tafel. Frommel kaartjes niet weg in uw zak en laat ze zeker niet rondslingeren.

Nori Tochibayashi vertelt dat dit alles wordt gezien als een teken van respect. "Als je zomaar een kaartje uit je zak pakt dat gevouwen of gekreukt is, stellen wij ons voor dat het daar al heel lang zat. Het is fijner om een 'vers' kaartje te ontvangen uit de kaarthouder. Daarmee laat je ook zien dat je de ander respecteert – dat degene een nieuw kaartje verdient."

Het uitwisselen van visitekaartjes heeft nog een praktisch voordeel, in een cultuur waarbij de persoonlijke vertrouwensband belangrijk is. Tochibayashi: "Als we thuiskomen, schrijven we graag op het kaartje wanneer we deze persoon hebben ontmoet en bij welke gelegenheid. We willen voorkomen dat we het vergeten."

Ga zorgvuldig om met het contact

Omdat investeren in de persoonlijke vertrouwensband zo belangrijk is, doet u er goed aan om uw zakelijke contacten zoveel mogelijk in levende lijve te bezoeken. Japanse ondernemers spreken u liever 'in het echt' dan online. 

Daarnaast kan e-mailcontact erg lang duren als u het Japans niet machtig bent. Uw Japanse contacten zullen waarschijnlijk bang zijn om dingen verkeerd te schrijven in een andere taal. Ze zullen dus ook veel tijd nemen om de mail echt goed te begrijpen, en veel tijd nemen om in zo keurig mogelijk Engels terug te mailen. Daardoor kan het soms lang duren voor u een reactie terugkrijgt van een Japans bedrijf.

Neem relatiegeschenken mee

Gaat u naar Japan, dan is het een goed idee om relatiegeschenken mee te nemen. Zorg daarbij dat het geschenk mooi en netjes ingepakt is. Nori Tochibayashi geeft u een cadeautip: "Ik kan niet genoeg benadrukken hoe geliefd Nijntje is in Japan," zegt hij met een glimlach, "Iets met Nijntje zou vooral bij vrouwelijke contacten erg in de smaak vallen."

In Japan sturen bedrijven elkaar in de zomer en aan het eind van het jaar relatiegeschenken. Uw Japanse contacten waarderen het als u dit ook doet vanuit Nederland. Een kerstkaart zal ook in de smaak vallen, zegt Nori Tochibayashi: "Traditioneel vieren we geen kerst in Japan, maar het zou wel bijzonder zijn om een kerstkaart uit Nederland te ontvangen. Veel mensen zullen kaarten en geschenken ook bewaren als souvenirs."

Meer weten?

• Wilt u uw kansen in Japan ontdekken? Neem dan deel aan de evenementen rondom Expo 2025 Osaka.
• Lees meer over de do's-en-dont's in Japan.