Due diligence in 6 stappen

Wat is due diligence?

Due diligence houdt in dat u: 

• de (mogelijke) risico's van uw bedrijfsactiviteiten identificeert;
• negatieve effecten voorkomt of zoveel mogelijk beperkt; 
• hierover communiceert;
• en, indien nodig, herstelmaatregelen neemt. 

Dit geldt voor de hele keten. Dus voor uw eigen activiteiten, maar ook voor de activiteiten in de toeleveringsketen en van uw zakelijke relaties. Denk hierbij aan risico's op het gebied van mensenrechten, zoals gedwongen arbeid, maar ook aan milieuvervuiling.

Voorbeelden uit de praktijk

De bedrijven Ecostoof en XD Connects zijn een goed voorbeeld op het gebied van due diligence. Ecostoof biedt een duurzame manier van koken aan. Het product is energiebesparend. Caro Niestijl, medeoprichter van Ecostoof: "Het fundament van ons product is dat je energie bespaart. Bij de ontwikkeling van het product hebben we gedacht: we kunnen niet een product op de markt brengen dat enerzijds energie bespaart, maar aan de andere kant heel vervuilend is. We willen een minimale ecologische voetafdruk achterlaten." 

XD Connects verkoopt allerlei bedrijfsgeschenken, waaronder 'low-impact'-producten met aandacht voor milieu. Christiane van Ophem, ESG Officer bij XD Connects: "We hebben voor elk product de CO₂-voetafdruk berekend, dat was een enorme opdracht. Dat is een van de pijlers van ons internationaal MVO-beleid. Om goed in kaart te hebben wat onze impact is."

Stappenplan voor due diligence

Hoe pakt u due diligence als bedrijf goed aan? De Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) heeft hiervoor richtlijnen ontwikkeld. Deze beschrijven hoe u stapsgewijs het duediligenceproces integreert in de dagelijkse praktijk. Dit is een doorlopend proces; u blijft de stappen herhalen.

Stap 1: Integreer internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen in beleid en managementsystemen

Wat is internationaal MVO-beleid?

De eerste stap is een internationaal MVO-beleid voor uw bedrijf opstellen. In dit beleid beschrijft u wat u als bedrijf van uzelf en anderen verwacht. Dit verduidelijkt zaken binnen en buiten het bedrijf. Klanten, maatschappelijke groepen en leveranciers vinden MVO steeds belangrijker. Denk eraan dat voor hen 'geen tekst' meestal ook 'geen beleid' betekent.

Een goed internationaal MVO-beleid beschrijft hoe u omgaat met de economische, sociale en milieueffecten van uw bedrijfsactiviteiten. Het bevat op zijn minst het volgende:

1. Een missie, langetermijnvisie en doelen op het gebied van internationaal MVO, ondersteund door het management. 
2. Beleidsrichtlijnen op het gebied van mensenrechten, milieu, arbeidsrechten, corruptie, omkoping, enzovoorts. Hierbij kunt u verwijzen naar de volgende internationale richtlijnen:
   - OESO-richtlijnen voor multinationale ondernemingen over maatschappelijk verantwoord ondernemen;
   - UN Guiding Principles for Business and Human Rights;
   - De 8 arbeidsrechtenverdragen uit de Verklaring op Fundamentele principes en rechten in de werkplek van de International Labour Organization (ILO).
3. Geef aan dat uw bedrijf verantwoordelijk is voor de hele toeleveringsketen, en dat het beleid van toepassing is op alle schakels binnen deze keten. Dit is inclusief leveranciers, licentiehouders en agenten.
4. Geef aan dat uw bedrijf de eigen inkooppraktijk als onderdeel ziet van het gevoerde beleid. 
5. Geef in het internationaal MVO-beleid aan dat uw bedrijf zich houdt aan de lokale wet- en regelgeving.

Inspiratie nodig? De Sociaal-Economische Raad geeft tips voor een goed MVO-beleid en voorbeelden van andere bedrijven.

Hoe integreert u internationaal MVO-beleid in de organisatie? 

Om MVO-beleid goed uit te voeren, is de integratie ervan erg belangrijk. Alle medewerkers moeten weten wat u van hen verwacht. Integreer MVO daarom in besluitvormingsprocessen, toewijzing van verantwoordelijkheden, interne communicatie, inkoopbeleid, training en inzet van personeel en budget. Beleg de MVO-taken ook bij verschillende afdelingen.

Stel uzelf de volgende vragen:

• Hoe ziet het internationaal MVO-beleid er in de praktijk uit?
• Wordt het beleid intern gecommuniceerd?
• Welke afdelingen zijn daarbij betrokken?
• Wie heeft welke verantwoordelijkheden? 
• Rapporteert de MVO-verantwoordelijke aan de CEO?

Deze processen vastleggen en een concreet actieplan opstellen zorgen voor duidelijkheid binnen het bedrijf.

Van Ophem vertelt dat XD Connects een intern leerplatform heeft voor de werknemers. "Daar staan heel gedetailleerde trainingen op." Ook heeft het bedrijf een leerplatform voor de klanten. "We doen heel veel op het gebied van internationaal MVO en vinden het belangrijk dat deze initiatieven meewegen in de keuze van onze klant." 

Stap 2: Identificeer en beoordeel negatieve gevolgen 

De volgende stap is inzicht krijgen in de keten. Welke materialen en processen worden toegepast om producten te maken? Deze stap bestaat uit 3 elementen:

1. inzicht krijgen in de hele keten;
2. naar aanleiding van dit inzicht risico's bepalen;
3. de risico's indien nodig prioriteren.

Voer een risicoanalyse uit. Hierbij kijkt u naar risico's voor de omgeving (het milieu) en voor stakeholders, zoals uw werknemers of lokale gemeenschappen. U kunt beginnen met de MVO Risico Checker. Dit is een tool om MVO-risico's in bedrijfsactiviteiten te beoordelen. Het geeft een overzicht van mogelijke problemen rond inkoop, productie in het buitenland of export.

Stap 3: Stop, voorkom of beperk negatieve gevolgen

In deze stap stelt u doelen en aansluitende acties vast op basis van de risico's. Door prioriteiten te stellen, geeft u de ambities en richting van het bedrijf aan. Deze prioriteiten zijn verbonden aan het internationaal MVO-beleid van uw bedrijf. Met uw doelen en acties zorgt u dat uw bedrijf vooruit blijft gaan. Het is bovendien heel belangrijk dat uw medewerkers de gevonden risico's kennen. Zo weten zij concreet wat zij moeten doen om negatieve gevolgen te stoppen, voorkomen of beperken.

Let bij opstelling van doelen en acties op het volgende:

• Maak doelen en acties specifiek. Het doel "wij tolereren geen kinderarbeid" is te algemeen. Een specifiek doel is: "in 2024 hebben wij samen met andere stakeholders kinderarbeid in de Turkse katoenvelden gereduceerd". Met andere woorden: uw doelen en acties komen voort uit uw risicoanalyse. Ze zijn geen herhaling van algemeen beleid. 
• Stel doelen en acties SMART op.
• Doelen zijn vaak een mix van doelen voor op korte, middellange en lange termijn. U hoeft dus niet alles tegelijk te doen.

Stap 4: Monitor de praktische toepassing en resultaten

Monitoring is het voortdurend volgen van de situatie in uw keten. Dit kan op verschillende manieren. Bijvoorbeeld in de vorm van 'self assessment' voor producten, 'risk assessments', audits, een klachtenmechanisme en raadpleging van stakeholders, zoals werknemers, lokale vakbonden en ngo's.

Ecostoof monitort regelmatig de resultaten. Niestijl: "In een van onze eerste ontwerpen gebruikten we wol, maar daarvan bleek dat het eigenlijk heel veel water vergt en qua CO₂ ongunstig is. Toen hebben we op basis van die resultaten besloten over te stappen op gerecyclede textielvezels uit Nederland. Dat scoorde veel beter in de CO₂-berekening."

Veel bedrijven gebruiken audits om te monitoren, maar de kwaliteit en betrouwbaarheid van audits kan erg verschillen. Bovendien vervangen ze niet uw due diligenceverplichtingen. Het is belangrijk om te investeren in de auditkwaliteit. U kunt dit als volgt aanpakken:

• volg een training over het lezen en opvolgen van auditrapporten; 
• markeer duidelijke, goed geschreven auditrapporten. Geef deze auditor aan als voorkeur bij nieuwe audits.
• neem contact op met het auditbedrijf (staat op het auditrapport als certifying body). Vraag om uitleg over de aanpak en het verschil tussen het auditrapport en algemene risico's uit rapporten van bijvoorbeeld ngo's.

Stap 5: Communiceer

Stap 5 draait om communicatie met stakeholders. Stakeholders worden ook wel belanghebbenden benoemd. Mensen of groepen mensen die beïnvloed (kunnen) worden door uw bedrijfsactiviteiten, of betrokken zijn bij deze groepen. Denk aan ngo's, vakbonden, overheden, bedrijven, agenten, leveranciers en werknemers in de keten.

Stakeholders verwachten dat u verantwoording aflegt over hoe u als bedrijf werkt en hoe uw keten verantwoordelijkheid neemt. Dit doet u bijvoorbeeld door op de website een jaarverslag te publiceren. Maar denk ook aan uw socialmediakanalen. Plaats informatie over het internationaal MVO-beleid, welke risico's u heeft geïdentificeerd en hoe u die aanpakt.

Stap 6: Zorg voor herstelmaatregelen of werk hieraan mee indien nodig

Volgens de OESO-richtlijnen horen bedrijven een klachtenmechanisme te hebben. In de richtlijnen gaat het over 'access to remedy', oftewel toegang tot herstel van schade. Herstel van schade kan in de praktijk verschillende dingen betekenen. Voorbeelden zijn: excuses voor de geleden schade, financiële compensatie, of voorkomen dat de schade of negatieve impact zich herhaalt.

Om toegang tot herstel te krijgen, is het belangrijk dat stakeholders hun klacht of vermeende schade onder de aandacht kunnen brengen. Afhankelijk van de schade kunt u hier denken aan een lokale rechtbank of een klachtenmechanisme. Voorbeelden zijn een (telefonisch) meldpunt of klokkenluidersregeling, een vertrouwenspersoon of een klachtencommissie.

Hulp nodig? 

Heeft u vragen over de 6 stappen van het duediligenceproces? 

• Neem contact op met het MVO-steunpunt. Onze klantadviseurs helpen u graag verder op weg. 
• Word net als Ecostoof en XD Connects lid van de Internationaal Duurzaam Ondernemen Community. Hier vindt u tips, adviezen en informatie rond internationaal MVO en duurzaam ondernemen.