Integrale kostensystematiek (IKS)

Wat is de Integrale kostensystematiek (IKS)?

Integrale kostensystematiek (IKS) is een manier om directe en indirecte kosten toe te rekenen aan kostendragers, zoals arbeidsuren of machine-uren. Deze kosten houden verband met, en zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt. U kunt dus niet alle kosten van de bedrijfsvoering via de IKS toerekenen aan kostendragers.

Een IKS is niet hetzelfde als het eenvoudigweg delen van alle kosten door de werkbare uren. De kosten moeten via controleerbare verdeelsleutels aan de kostendragers worden toegerekend.

Geschikt voor grotere bedrijven en kennisinstellingen

De IKS is complex en vooral geschikt voor grotere bedrijven en kennisinstellingen. Een voorwaarde is dat u uw IKS stelselmatig gebruikt in uw bedrijf of organisatie. Eenmanszaken en kleine bedrijven hebben meestal geen IKS die geschikt is voor het berekenen van subsidiabele kosten. Voor deze subsidieaanvragers zijn de vaste-uurtarief-systematiek en de loonkosten plus vaste-opslag-systematiek wel geschikt. Het is niet de bedoeling dat u een IKS alleen voor het aanvragen van subsidies bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) opzet.

Eigen verklaring IKS

Wilt u voor het eerst gebruikmaken van IKS bij een subsidieaanvraag? Stuur dan de Eigen verklaring naar iks@rvo.nl. Wij toetsen aan de hand van de door u ingevulde Eigen verklaring of uw IKS bruikbaar is bij subsidieprojecten. De toetsing is eenmalig, tenzij uw IKS verandert. U hoeft dus niet bij elke nieuwe aanvraag opnieuw de Eigen verklaring in te sturen. Zorg er wel voor dat binnen onze organisatie bekend is dat u met een IKS werkt en welke tarieven u gebruikt.

Voor de beoordeling van uw Eigen Verklaring IKS hebben wij de volgende informatie en/of documenten nodig:

• documenten waaruit blijkt dat de kostensystematiek intern stelselmatig wordt toegepast buiten subsidiedoeleinden (bijvoorbeeld door onderbouwing van de berekening van offertes/facturen of bij interne doorbelasting);
• gedetailleerde berekening van de tarieven met daarbij een specificatie van de onderliggende kosten;
• een (goedgekeurde) jaarrekening of vastgestelde begroting waarmee aansluiting kan worden gemaakt met de genoemde kosten die leiden tot de intern gehanteerde tarieven;
• als u gebruik maakt van de kostendrager arbeidsuren: een specificatie van de (in)direct productieve uren. Uit deze specificatie moet blijken uit welke activiteiten de direct en indirect productieve uren bestaan;
• een voorbeeld van hoe de uren binnen de organisatie geregistreerd worden en hoe de normuren hierbinnen geborgd worden (met daarbij een voorbeelduitdraai van het interne urenregistratiesysteem, indien aanwezig binnen de organisatie).

U stuurt deze informatie met uw Eigen Verklaring IKS mee.

Bij vragen over uw IKS nemen wij rechtstreeks contact met u op. Voldoet uw IKS niet aan de vereisten? Dan moet u kiezen tussen de loonkosten plus vaste-opslag-systematiek en de vaste-uurtarief-systematiek. Heeft u vragen over de IKS? Dan kunt u een mail sturen naar iks@rvo.nl.

Zorg ervoor dat de IKS is goedgekeurd voordat u een subsidie aanvraagt.

Rapport van feitelijke bevindingen

Bij een aanvraag voor nationale en Europese EZK of LNV-subsidie van € 125.000 of meer moet u uw IKS ook laten onderzoeken door een accountant. Uw accountant rapporteert hierover in het rapport van feitelijke bevindingen.

Uw accountant moet dit doen volgens het protocol uit bijlage 1.1 van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies. Uw accountant kan dit protocol het beste 1-op-1 volgen. 
Het rapport van feitelijke bevindingen moet u uiterlijk indienen bij de aanvraag om vaststelling van subsidie voor het eerste project waarin u uw IKS hanteert. U kunt er ook voor kiezen dit rapport eerder in te dienen. Zolang uw kostensystematiek niet verandert, kunt u het rapport van bevindingen voor al uw projecten gebruiken. Wijzigt uw IKS? Geef dit dan door aan iks@rvo.nl.

Als u over een rapport van bevindingen beschikt dat is opgesteld voor het certificeren van uw IKS onder het Zevende Kaderprogramma van de Europese Unie, dan kunt u deze ook gebruiken. Hetzelfde geldt voor een afschrift van de certificering van uw IKS door de Europese Commissie.

Voor regelingen die niet vallen onder het EZK/LNV Kaderbesluit moet u de informatie over de betreffende regeling raadplegen.

Accountantscontrole IKS

Daarnaast vraagt RVO u bij nationale EZK/LNV-subsidie van € 125.000 of meer meestal om een controleverklaring voor de vaststelling van uw subsidie. Uw accountant moet dan het Controleprotocol uit bijlage 1.3 van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies volgen.

De toepassing van IKS is onderdeel van deze controle. Dit wil zeggen uw accountant controleert of de gehanteerde (IKS) kostensystematiek gedurende de gehele subsidieperiode gelijk is gebleven en dat eventuele aanpassingen in die systematiek tijdig zijn gemeld bij RVO.