Integrale kostensystematiek (IKS)

Wat is de Integrale kostensystematiek (IKS)?

Integrale kostensystematiek (IKS) is een manier om directe en indirecte kosten toe te rekenen aan kostendragers, zoals arbeidsuren of machine-uren. Deze kosten houden verband met, en zijn noodzakelijk voor het uitvoeren van de activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt. U kunt dus niet alle kosten van de bedrijfsvoering via de IKS toerekenen aan kostendragers.

Een IKS is niet hetzelfde als het eenvoudigweg delen van alle kosten door de werkbare uren. De kosten moeten via controleerbare verdeelsleutels aan de kostendragers worden toegerekend.

Geschikt voor grotere bedrijven en kennisinstellingen

De IKS is complex en vooral geschikt voor grotere bedrijven en kennisinstellingen. Een voorwaarde is dat u uw IKS stelselmatig gebruikt in uw bedrijf of organisatie. Eenmanszaken en kleine bedrijven hebben meestal geen IKS die geschikt is voor het berekenen van subsidiabele kosten. Voor deze subsidieaanvragers zijn de vaste-uurtarief-systematiek en de loonkosten plus vaste-opslag-systematiek wel geschikt. Het is niet de bedoeling dat u een IKS alleen voor het aanvragen van subsidies bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) opzet.

Voorwaarden IKS

Om gebruik te kunnen maken van de IKS als methode voor berekening van subsidiabele kosten, moet u voldoen aan verschillende voorwaarden. De belangrijkste voorwaarden zijn:

Stelselmatigheid:

• U beschikt over een kostensystematiek die u intern gebruikt voor tenminste één van de volgende doeleinden:

1. doorbelasting van kosten;
2. bepalen van balansposities;
3. opstellen van offertes.

• In uw systematiek maakt u gebruik van een kostendrager (bijv. arbeidsuren).

Bedrijfseconomische aanvaardbaarheid:

• In uw systematiek dienen de directe en indirecte kosten op basis van gebruik (verdeelsleutels) toegerekend te worden aan de kostendrager. Daarbij geldt dat de kosten worden toegerekend aan die kostendrager welke verband houden met, en noodzakelijk zijn voor, het uitvoeren van die activiteiten die behoren bij die kostendrager. De IKS is daarmee niet het simpelweg delen van de totale kosten door de beschikbare uren.
• De direct en indirecte kosten opgenomen in uw systematiek dienen gebaseerd te zijn op werkelijke kosten.
• In het geval van een voorcalculatorische systematiek worden de werkelijke kosten in uw systematiek aangevuld met verwachte kosten.
• De toerekening en gehanteerde werkelijke/verwachte kosten in uw systematiek moeten controleerbaar en bedrijfseconomisch aanvaardbaar zijn.

Urenbasis:

• Indien u gebruik maakt van de kostendrager arbeidsuren dient u voor de IKS gebruik te maken van de direct productieve uren als urenbasis. Direct productieve uren zijn alle uren waarin een medewerker in zijn/haar functie productief kan zijn.
• De (in)direct productieve uren moeten gebaseerd zijn op ervaringscijfers.
• De direct productieve uren worden bepaald door de contracturen te verminderen met wettelijke feestdagen, CAO verlof, percentage ziekteverzuim en percentage indirect productieve tijd, waarbij het percentage indirect productieve tijd maximaal 10 procent bedraagt.
• Indien uit uw systematiek niet blijkt wat de direct productieve uren zijn, dient u het aantal direct productieve uren voor een fulltime dienstverband te stellen op 1650 uur.
• In het geval uw organisatie een kennisinstelling of toegepast onderzoeksinstelling betreft mag u bij de berekening van het uurtarief gebruik maken van een urenbasis die u intern ook toepast.

Niet toegestane kosten:

De IKS is altijd een afgeleide van uw interne kostensystematiek, omdat bij de IKS bepaalde kosten niet zijn toegestaan. Hieronder treft u een (niet limitatieve) opsomming van kosten aan die in ieder geval zijn uitgesloten voor de IKS. Deze dient u uit de berekening te halen voor IKS.

1. Kosten van algemene research of algemene kennisopbouw. Bij kennisinstellingen zijn deze kosten niet toegestaan als deze al door de eerste geldstroom zijn gefinancierd. Als dit niet het geval is, zijn de kosten toegestaan. 
2. Kosten die al door de overheid of derden zijn/worden gefinancierd.
3. Kosten als gevolg van buitensporige of roekeloze uitgaven.
4. Kosten die door crediteuren in rekening worden gebracht bij niet-tijdig betalen.
5. Kosten van incourante voorraden.
6. Kosten van vaste activa als gevolg van leegstand.
7. Kosten van externe subsidie-adviseurs, voor zover deze specifiek betrokken zijn bij de  aanvragen van individuele projecten. Dit geldt ook voor de WBSO.
8. Voorzieningen voor mogelijk toekomstige verliezen en schulden.
9. Reorganisatiekosten.
10. Alle indirecte belastingen (zoals BTW) voor zover deze kunnen worden teruggevorderd.
11. Bemiddelingskosten, transactiekosten en provisies bij het afsluiten van leningen.
12. Bemiddelingskosten, transactiekosten en provisies bij het beleggen van geld.
13. Rentekosten, uitgezonderd rente voor gebouwen en technische installaties, mits  toerekenbaar aan subsidiabele activiteiten.
14. Rekenrente op activa die met eigen vermogen is gefinancierd.
15. Wisselkoersverliezen.
16. Overige personeelskosten: externe feesten.
17. Overige personeelskosten: borrels.
18. Overige personeelskosten: kerstpakketten en kleine geschenken.
19. Betalingsverkeer en betaalde interest.
20. Winstafhankelijke bonus, winstafhankelijk emolument mag (beloning buiten het reguliere salaris) niet in de loonkosten worden opgenomen.
21. Commerciële en marketingkosten.
22. Verkoopkosten.
23. Toeslag voor risico.

Verantwoording IKS:

• Wanneer u beschikt over een goedkeuring IKS, dient u bij nationale of Europese EZK- of LNV-subsidies van € 125.000 euro of meer een rapport van feitelijke bevindingen (RvB) te overhandigen. Dit laat u opstellen door uw accountant. Een kopie van het RvB moet uiterlijk bij uw aanvraag tot vaststelling van subsidie worden ingediend. Het RvB legt u ter beoordeling voor aan RVO. Meer informatie hierover kunt u vinden onder het kopje Rapport van feitelijke bevindingen.
• Jaarlijks verstrekt u de IKS-tarieven aan RVO.
• De tarieven en het RvB geeft u door via Mijn RVO.
• In het geval van een wijziging van uw systematiek, dient u een wijzigingsverzoek in via Mijn RVO. Voor een wijzigingsverzoek levert u dezelfde documenten aan die u ook hebt aangeleverd voor uw initiële aanvraag. Meer informatie hierover kunt u vinden onder het kopje Eigen Verklaring IKS. 

Eigen verklaring IKS

Wilt u voor het eerst gebruikmaken van IKS bij een subsidieaanvraag? Start dan een nieuwe aanvraag op Mijn RVO. Wij toetsen aan de hand van de door u ingevulde Eigen verklaring of uw IKS bruikbaar is bij subsidieprojecten. De toetsing is eenmalig, tenzij uw IKS verandert. U hoeft dus niet bij elke nieuwe aanvraag opnieuw de Eigen verklaring in te sturen. Zorg er wel voor dat binnen onze organisatie bekend is dat u met een IKS werkt en welke tarieven u gebruikt.

Voor de beoordeling van uw Eigen Verklaring IKS hebben wij de volgende informatie en/of documenten nodig:

• documenten waaruit blijkt dat de kostensystematiek intern stelselmatig wordt toegepast buiten subsidiedoeleinden (bijvoorbeeld door onderbouwing van de berekening van offertes/facturen of bij interne doorbelasting);
• gedetailleerde berekening van de tarieven met daarbij een specificatie van de onderliggende kosten;
• een (goedgekeurde) jaarrekening of vastgestelde begroting waarmee aansluiting kan worden gemaakt met de genoemde kosten die leiden tot de intern gehanteerde tarieven;
• als u gebruik maakt van de kostendrager arbeidsuren: een specificatie van de (in)direct productieve uren. Uit deze specificatie moet blijken uit welke activiteiten de direct en indirect productieve uren bestaan;
• een voorbeeld van hoe de uren binnen de organisatie geregistreerd worden en hoe de normuren hierbinnen geborgd worden (met daarbij een voorbeelduitdraai van het interne urenregistratiesysteem, indien aanwezig binnen de organisatie).

U stuurt deze informatie met uw Eigen Verklaring IKS mee.

Bij vragen over uw IKS nemen wij rechtstreeks contact met u op. Voldoet uw IKS niet aan de vereisten? Dan moet u kiezen tussen de loonkosten plus vaste-opslag-systematiek en de vaste-uurtarief-systematiek. Heeft u vragen over de IKS? Dan kunt u een mail sturen naar iks@rvo.nl.

Zorg ervoor dat de IKS is goedgekeurd voordat u een subsidie aanvraagt.

Rapport van feitelijke bevindingen

Bij een aanvraag voor nationale en Europese EZK of LNV-subsidie van € 125.000 of meer moet u uw IKS ook laten onderzoeken door een accountant. Uw accountant rapporteert hierover in het rapport van feitelijke bevindingen.

Uw accountant moet dit doen volgens het protocol uit bijlage 1.1 van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies. Uw accountant kan dit protocol het beste 1-op-1 volgen. 
Het rapport van feitelijke bevindingen moet u uiterlijk indienen bij de aanvraag om vaststelling van subsidie voor het eerste project waarin u uw IKS hanteert. U kunt er ook voor kiezen dit rapport eerder in te dienen. Zolang uw kostensystematiek niet verandert, kunt u het rapport van bevindingen voor al uw projecten gebruiken. Wijzigt uw IKS? Geef dit dan door via Mijn RVO.

Als u over een rapport van bevindingen beschikt dat is opgesteld voor het certificeren van uw IKS onder het Zevende Kaderprogramma van de Europese Unie, dan kunt u deze ook gebruiken. Hetzelfde geldt voor een afschrift van de certificering van uw IKS door de Europese Commissie.

Voor regelingen die niet vallen onder het EZK/LNV Kaderbesluit moet u de informatie over de betreffende regeling raadplegen.

Accountantscontrole IKS

Daarnaast vraagt RVO u bij nationale EZK/LNV-subsidie van € 125.000 of meer meestal om een controleverklaring voor de vaststelling van uw subsidie. Uw accountant moet dan het Controleprotocol uit bijlage 1.3 van de Regeling nationale EZK- en LNV-subsidies volgen.

De toepassing van IKS is onderdeel van deze controle. Dit wil zeggen uw accountant controleert of de gehanteerde (IKS) kostensystematiek gedurende de gehele subsidieperiode gelijk is gebleven en dat eventuele aanpassingen in die systematiek tijdig zijn gemeld bij RVO.