Vaststelling van subsidie

Hoe gaat het vaststellingsproces?

Er zijn 3 manieren om de subsidie vast te stellen: 

1. Wij stellen uw subsidie ambtshalve vast na het einde van uw project.
2. Wij stellen uw subsidie direct vast.
3. U dient zelf een aanvraag voor vaststelling in. 

Kijk in uw beslissing en op de pagina van de regeling wat voor u van toepassing is. De subsidieregeling vindt u via onze Subsidie- en financieringswijzer.

Ambtshalve vaststelling na het einde van het project

Bij kleine subsidiebedragen stellen wij ambtshalve de subsidie vast. Dit betekent dat u geen aanvraag voor vaststelling hoeft in te dienen. Heeft u uw activiteit uitgevoerd of de prestatie geleverd? Dan hebben wij een aantal weken nodig om eventueel onderzoek te doen. Hoeveel weken we nodig hebben, vindt u in uw beslissing of op de pagina van uw regeling. 

We kunnen u steekproefsgewijs vragen aan te tonen dat u de activiteit heeft uitgevoerd, of de prestatie heeft geleverd. En dat u aan de subsidieverplichtingen voldoet. Een van die verplichtingen is de meldingsplicht. Heeft u de activiteit niet op tijd of niet helemaal uitgevoerd? Dan moet u dit meteen melden. U meldt het ook meteen als u niet op tijd of niet helemaal aan de verplichtingen gaat voldoen. 

Vaststellingsbrief

Wij sturen u vervolgens een vaststellingbrief. In deze beslissing leest u of het volledige bedrag is vastgesteld. Het kan ook zijn dat we de subsidie lager vaststellen. Of dat we deze vaststellen op € 0. In dat geval, krijgt u bij deze brief ook een beslissing over de terugvordering van het voorschot.

Directe vaststelling

Bij sommige regelingen ontvangt u meteen de vaststellingsbrief. De subsidie wordt dus direct vastgesteld. Bijvoorbeeld wanneer u subsidie krijgt voor activiteiten die u al heeft uitgevoerd, of investeringen die u al heeft gedaan. De aanspraak op subsidie is dan direct definitief.

In de brief leest u of dat wij u de subsidie verlenen of direct vaststellen. Misschien vragen wij u nog wel aan te tonen dat u:

• de activiteit heeft uitgevoerd;
• de prestatie heeft geleverd;
• aan de verplichtingen voldoet. 

Aanvraag voor subsidievaststelling

In uw beslissing staat of u een aanvraag voor vaststelling moet indienen. U doet de aanvraag voor vaststelling binnen 13 weken na de geplande einddatum van de activiteit. De geplande einddatum leest u ook in uw beslissing.

Het kan zijn dat u van ons toestemming heeft gekregen om de einddatum te verschuiven. U vindt de gewijzigde einddatum in de wijzigingsbrief. De einddatum mg u niet zelf verschuiven. Hiervoor is toestemming nodig. Als u de einddatum wilt verschuiven, dan stuurt u ons voor de einddatum een wijzigingsverzoek. 

Voorwaarden bij vaststelling

Op de pagina van uw subsidie leest u de voorwaarden voor uw aanvraag. Bij uw aanvraag voor vaststelling voegt u altijd een eindverslag toe. Daarnaast kunnen er nog andere eisen gelden. Bijvoorbeeld een bestuursverklaring over de kosten van de activiteiten, of een controleverklaring door een onafhankelijke accountant. 

Na uw aanvraag voor vaststelling

Het kan zijn dat uw aanvraag voor vaststelling in de steekproef valt. Of dat uw aanvraag vragen oproept. Wij kunnen u daarom nog om verduidelijking of aanvullende gegevens vragen.  

Wij beslissen binnen 13 weken op uw aanvraag voor vaststelling. Lukt de beoordeling niet binnen die termijn? Dan kunnen we deze verlengen met 13 weken. Of we spreken met u een andere afhandeltermijn af. Wij sturen u hierover dan een brief. 

Als u geen vaststelling aanvraagt

Moet u een aanvraag voor vaststelling indienen, maar doet u dat niet op tijd? Dan stellen wij de subsidie ambtshalve vast. Het kan zijn dat u de subsidie dan moet terugbetalen.