Softwaresystemen voor energiemanagement
U gaat aan de slag met energiemanagement. Daarmee heeft u uw energiebeleid bepaald. De onderstaande stappen helpen u energiedoelen te definiëren. Ook helpen ze u de wensen en functionaliteiten van de energiemanagementsoftware (EMS) te formuleren, en één of meerdere geschikte EMS-leveranciers te kiezen.
Verplicht softwaresysteem voor kantoorgebouwen
Kantoorgebouwen (ook wel utiliteitsgebouwen) met een verwarmings- of airconditioningssystemen met een vermogen van meer dan 290 kW zijn verplicht vanaf 2026 een gebouwautomatiserings- en controlesysteem (GACS) te gebruiken.
Stappenplan EMS
De doelen van het energiebeleid en de EMS-functionaliteiten zijn met elkaar verbonden. Heeft u bijvoorbeeld de onderstaande doelen al opgesteld? Dan kunt u direct door naar stap 2 om de bijpassende EMS-functionaliteiten uit te kiezen.
De doelen zijn:
- inzicht en grip krijgen op de energiekosten van de organisatie;
- inzicht krijgen in de energiestromen en de kosten van de gebouw(en) en/of aansluitingen op meerdere locaties,
- besparen van energie en daarmee het verlagen van uw energierekening,
- verbeteren van het comfort in het gebouw,
- medewerkers bewust maken,
- verkrijgen van een certificering, zoals ISO 50.001,
- aantoonbaar communiceren naar klanten en leveranciers dat u maatschappelijk verantwoord onderneemt,
- voldoen aan wettelijke eisen,
- beter op elkaar afstemmen van uw energiegebruik en eigen duurzame energieopwekking.
Heeft u nog geen doelen kunnen opstellen? Dan is het raadzaam om de huidige en de meest voorkomende EMS-functionaliteiten door te lezen bij stap 2. Van daaruit kunt u uw doelen stellen.
De functionaliteiten zijn opgedeeld in de kolommen meten, monitoring en post-processing.
De kolom 'post-processing' bewerkt en analyseert de meetdata uit de kolommen 'meten' en 'monitoring'. Post-processing geeft inzicht in het beheer van uw energiecontract, produceert rapportages, levert input voor energie-audits en/of geeft feedback voor bewustwording. Het optimaal afstemmen van de energievraag met de eigen energieopwekking (demand response) en/of het optimaliseren van de gebouwbeheersysteemregeling behoren ook in deze kolom.
De kolom 'monitoring' omvat de wijze van data inlezen uit de kolom 'meten', de manier van data-opslag en alarmering. De kolom ‘meten’ bevat de meetdata van de hoofdmeter, submeters, weerdata, historische gegevens en overige externe bronnen.
Optimalisatie regeling gebouwbeheersysteem
Een gebouwbeheersysteem beheert het binnenklimaat van het gebouw met een centrale regeling van de binnenklimaatinstallaties. Het gebouwbeheersysteem regelt de airconditioning, verwarming (ketel) en luchtbehandeling. De functionaliteit ‘optimalisatieregeling’ zorgt dat de warmteopwekker zo efficiënt mogelijk wordt ingezet. Ook kan met een gebouwbeheersysteem voorkomen worden dat de installatie buiten gebruikstijden aan staat.
Een Energieregistratie- en Bewakingssysteem (EBS) is een gebouwbeheersysteem. Zorg dat het EMS ook dezelfde functionaliteiten heeft als gevraagd voor het EBS en dezelfde rapportages kan genereren.
Energiecontractbeheer
Energiecontractbeheer zorgt voor overeenstemming tussen uw facturen en het werkelijke energiegebruik. De administratie van meerdere aansluitingen wordt hiervoor gestructureerd opgezet en beheerd. De netwerkkosten komen overeen met de daadwerkelijke grootte van de aansluiting en de bijbehorende meter. Dit helpt met het eventueel op tijd overstappen naar een geschiktere energieleverancier.
Monitoring
Monitoringsoftware geeft grafisch een analyse van de realtime meetdata weer, over een bepaalde periode. De software is eventueel uitgerust met een alarmeringsfunctie (ondere andere met sms, e-mail) bij overschrijding van een energiegebruik per eenheid. Dashboards geven de analyses en alarmeringen visueel weer in een webapplicatie of in een standalone applicatie op de centrale bedrijfsserver. De meetdata verkrijgt u door handmatige invoer, via gateways die meters uitlezen. Of - in geval van grootzakelijk gebruik - door inkoop van ‘gevalideerde’ meetdata bij het meetbedrijf van de netwerkbeheerder.
Voorbeeld: een analyse van de jaarlijkse meterstanden of jaarrekeningen (historische data) van een gebouw geeft inzicht in de jaarlijkse consumptie en inkoop van elektriciteit, gas, olie, warmte of koeling. Wanneer deze data gedeeld worden door het bruto vloeroppervlak, is het mogelijk deze te vergelijken met het landelijk gemiddelde. Bedrijven en ondernemers betalen nu gemiddeld € 15 per m2 gebouwoppervlak per jaar aan energiekosten. Hoe is dat voor uw organisatie?
Rapportage/energie-audit
Het energiemanagementsysteem genereert naar wens geautomatiseerde rapportages over de voortgang van het energiebeleid, de gerelateerde energieprestatiedoelstellingen en key performance-indicatoren (KPI's). De rapportages helpen bij het geven van informatie aan het management en bevoegd gezag.
Feedback (gebruikers)
Periodieke feedback over de voortgang van de doelstellingen in combinatie met tips en tricks, draagt bij aan het milieubewust handelen van gebouwgebruikers. Dit leidt tot energiebesparing. Deze feedback kunt u bijvoorbeeld tonen met narrowcasting (audiovisuele displays) op een centrale plek in het gebouw. De narrowcasting is gekoppeld aan de energiemonitoring.
Demand Response
Demand Response stemt de energievraag optimaal af met het energie-aanbod, gedreven door prijssignalen en/of de productie van duurzame energie. Demand Response maakt gebruik van de voorspelling van de toekomstige energievraag, -prijs en de duurzame energie-opwekking. Het verlaagt de energiekosten en/of verhoogt de inzet van opgewekte duurzame energiebronnen door op de juiste momenten in te kopen, te verkopen dan wel de vraag in tijd te verschuiven.
In de voorgaande stap bepaalde u de gewenste doelen en EMS-functionaliteiten. In deze derde stap scherpt u de wensen aan. Beantwoord daarvoor de onderstaande vragen:
- Wie wordt verantwoordelijk voor het nastreven van deze doelen? Uzelf? Eén van uw collega's of medewerkers, zoals een facilitair beheerder of financial controller? Of toch een externe adviseur?
- Wanneer heeft de verantwoordelijke persoon toegang tot de informatie die nodig is om het doel te behalen? Is een maandelijkse of jaarlijkse rapportage voldoende? Of is het wenselijk om real-time informatievoorziening te hebben?
- Op welke wijze wil de verantwoordelijke persoon toegang krijgen tot de informatie? Per e-mail? Een smartphone-app? Een portal of een dashboard? Of toch middels integratie in het bestaande bedrijfsinformatiesysteem?
- Hoe past het energiemanagementsysteem in het gebouwonderhoudsplan?
- Uw organisatie kan bepaalde wensen of eisen stellen aan de energiemanagementsoftware. Hierbij kunt u denken aan:
- Welk prijsmodel heeft uw voorkeur? Gaat u voor eenmalige aankoop tegen een relatief hoge prijs (licentie), of kiest u liever voor een lager periodiek bedrag (software as a service)?
- Welke eisen stelt u aan de beveiliging van de meet- en informatiegegevens? Mogen deze gegevens 'in de cloud' (extern datacenter) staan? Of wilt u ze liever op servers binnen uw eigen bedrijfsnetwerk?
- Worden er misschien al metingen verricht (van bijvoorbeeld energiegebruik of kantoorklimaat)? Het is dan handig als het energiemanagement waar u voor kiest ook de gegevens van deze meetapparatuur in kan lezen.
- In welke mate wilt u worden ontzorgd? Wilt u bijvoorbeeld alleen een softwarepakket kopen, en zelfintegratie van systemen, informatieanalyse en het nemen van acties ter hand nemen? Of wilt u zoveel mogelijk zaken uit handen geven? Sommige leveranciers van energiemanagementsystemen bieden ook adviseurs aan, die helpen bij het interpreteren en realiseren van de resultaten uit het systeem.
Aan de hand van de voorgaande stappen, stelde u de wensen en functionaliteiten van de energiemanagementsoftware op. Met de leveranciersmatrix maakt u een selectie van 2 of 3 leveranciers waarvan u denkt dat zij het beste bij u passen. In een persoonlijk gesprek legt u uw wensen voor. De leverancier geeft vervolgens zijn visie op het geheel geven en brengt een offerte uit.
De uiteindelijke keuze voor energiemanagementsoftware is persoonlijk. Voor de één speelt prijs daarbij een belangrijke rol. Voor de ander is het vertrouwen en de 'klik' met de leverancier belangrijker.
Wilt u onderzoeken wat een geschikt energiemanagement binnen uw organisatie is? Dan is het raadzaam om onafhankelijke en deskundige ondersteuning in te schakelen. Adviseurs van FedEC brancheorganisatie kunnen u helpen. De FedEC geeft het mkb en aangesloten adviseurs onafhankelijke en deskundige ondersteuning bij oriëntatie op energiemanagement. FedEC is de grootste vereniging van energieadviseurs in Nederland. Diverse aangesloten adviseurs zijn gespecialiseerd in energiemanagementsystemen.
