Financiële controle Interreg 2021-2027

Bent u partner in een Interreg-project? Lever uw declaratie dan aan bij de lead partner. Deze dient de gezamenlijke claim in bij het programma. Voor de partner en de lead partner gelden dezelfde controle-eisen.

Wie mag de controle uitvoeren?

Nationale en regionale autoriteiten mogen een interne controleur aanstellen voor het Interreg-project. Deze interne controleur is onafhankelijk en maakt geen deel uit van het projectmanagement of het management van de organisatie. Dit geldt binnen Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen.

Alle andere partijen zijn verplicht een externe controleur aan te stellen. Daarvoor volgt u de aanbestedingsregels. Deze controleur is lid van een (inter)nationale boekhoud- of auditinstantie (zoals het NIVRA), of is geregistreerd als statutair auditor.

Nationale en regionale autoriteiten mogen ook een externe controleur aanstellen. Deze voorwaarden zijn gebaseerd op de Interreg-verordening voor de periode 2021-2027 (2021-1059, te lezen op eur-lex.europa.eu), artikel 46.

Hoe vindt de controle plaats?

In de Interreg periode 2021-2027 heet een controle een ‘beheerverificatie’. Deze is risico gebaseerd en in verhouding. Dit is gebaseerd op artikel 74 van verordening 2021-1060, te lezen op eur.lex.europa.eu (gemeenschappelijke bepalingen voor een aantal fondsen, waaronder het Europees Fonds voor Ruimtelijke Ontwikkeling. Daarvan maakt Interreg deel uit).

De 3 programma’s (North West Europe, North Sea, en Europe) hebben vooraf een risicoanalyse gemaakt. Daaruit bleek dat projecten de grootste risico’s lopen bij:

• personele kosten
• reis- en verblijfskosten
• inkoop van externe kennis 

De meest gemaakte fouten zitten in de berekening. Ook volgen projecten de aanbestedingsregels niet altijd goed op, en ze bewaren de bewijsstukken onvoldoende.

Om het risico op deze fouten te verkleinen, werkt Interreg in de periode 2021-2027 meer dan voorheen met vereenvoudigde kostenopties. Zo bieden sommige programma’s de mogelijkheid een vast percentage in rekening te brengen van de personele reis- en verblijfskosten. Het project hoeft die bewijsstukken dan niet te bewaren. Daarnaast is het aantal mogelijkheden om personele kosten te berekenen ingeperkt, ook met als doel minder fouten te maken. Bekijk het handboek van het programma voor de opties.

Zijn er richtlijnen per programma?

De programma’s North West Europe en Interreg Europe komen later met specifieke richtlijnen rond gesignaleerde risico’s en proportionaliteit. Deze verschijnen zodra de eerste projecten in die programma’s zijn goedgekeurd.

Het North Sea programma keurde haar eerste projecten eind september 2022 goed. Zij laat de invulling van de risico analyse en de proportionaliteit over aan de controleurs. In factsheet 23 van het programma 2021-2027 kunt u enkele aanwijzingen lezen. 

Bij de eigen invulling adviseren wij u in ieder geval bovengenoemde risicovolle kostencategorieën in de gaten te houden. Voor de proportionaliteit kunt u denken aan:

• 10 a-selecte posten uit de categorie personele kosten;
• 10 posten uit de andere onderdelen van de declaratie. Daarbij geeft u voorrang aan posten waarvoor aanbesteding plaatsvond, of aan posten die meer dan 5% van het totaal uitmaken. Als deze 2 uitgave-typen niet leiden tot 10 controleposten dan zijn de overige a-select te kiezen.

Dit is een suggestie. De vormgeving van de controle blijft uw verantwoordelijkheid, gebaseerd op uw professionele oordeel.

Hoe draagt u een controleur voor?

Bij North Sea doet u dat via het online monitoring systeem (OMS) van het programma. Nadat u het heeft ingediend, beoordelen we uw voorstel. Voor North West Europe en Interreg Europe volgt informatie over de procedure op een later moment.

Vragen?

Heeft u vragen over de Nederlandse situatie? Neem contact op met ons expertisecentrum, via interreg@rvo.nl.

Voor meer algemene vragen kunt u terecht bij de programmasecretariaten.

Voert u nog een controle uit die gaat over de programmaperiode 2014-2020? Kijk dan bij Interreg 2014 - 2020.