Financiële controle Interreg 2021-2027

Bent u partner in een Interreg-project? Lever uw declaratie dan aan bij de lead partner. Deze dient de gezamenlijke claim in bij het programma. Voor de partner en de lead partner gelden dezelfde controle-eisen.

Wie mag de controle uitvoeren?

Nationale en regionale autoriteiten mogen een interne controleur aanstellen voor het Interreg-project. Deze is onafhankelijk en maakt geen deel uit van het projectmanagement of het management van de organisatie. Dit geldt binnen Rijk, provincies, gemeenten en waterschappen.

Alle andere partijen mogen ook een interne controleur aanstellen. Deze moet onafhankelijk zijn en lid zijn van een nationale boekhoud- of auditinstantie of -instelling. Die instelling moet op haar beurt lid zijn van de International Federation of Accountants (IFAC). In Nederland is dit bijvoorbeeld door te zijn ingeschreven in het register van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) of de Vereniging van Registercontrollers (VRC). Als u een externe controleur aanstelt geldt deze regel ook. Werft u een accountant? Volg dan de aanbestedingsregels van het Interreg-programma waaronder uw project valt.

Nationale en regionale autoriteiten mogen natuurlijk ook een externe controleur aanstellen. Ook zij volgen dan de aanbestedingsregels. Deze voorwaarden zijn gebaseerd op de Interreg-verordening voor de periode 2021-2027 (2021-1059, te lezen op eur-lex.europa.eu), artikel 46.

Hoe vindt de controle plaats?

In de Interreg periode 2021-2027 heet een controle een ‘beheerverificatie’. Deze is risico gebaseerd en in verhouding. Dit is op basis van artikel 74 van verordening 2021-1060, lees deze op eur.lex.europa.eu (Gemeenschappelijke bepalingen voor een aantal fondsen, waaronder het Europees Fonds voor Ruimtelijke Ontwikkeling. Daarvan maakt Interreg deel uit).

Voorwaarden

De Interreg-programma’s Europa, Noordzee en Noordwest-Europa stellen een aantal voorwaarden aan de beheerverificaties. De Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) en de Audit Dienst Rijk bepaalden samen hoe deze zich verhouden tot de Nadere Voorschriften Controle en Overige Standaarden (NVCOS). Dit is belangrijk voor registeraccountants en accountant-administratieconsulenten.

• De opdracht is geen controle-, beoordelings- of andere assurance-opdracht. Of een aan assurance verbonden opdracht in de zin van de NVCOS van de NBA.  
• Het controlerapport is geen controleverklaring van de onafhankelijke accountant. De accountant voert deze controle daarom uit volgens de Verordening Gedrags- en Beroepsregels Accountants (VGBA) van de NBA.

Lees meer informatie op de website van de NBA

Meest gemaakte fouten

De 3 Interreg-programma’s (North West Europe, North Sea en Europe) maakten vooraf een risicoanalyse. Daaruit bleek dat projecten de grootste risico’s lopen bij:

• personele kosten
• kosten voor reizen en verblijf
• inkoop van kennis van buitenaf

De meest gemaakte fouten zitten in de berekening. Ook volgen projecten de regels voor aanbesteding niet altijd goed op. En bewaren ze de bewijsstukken niet genoeg.

Om het risico op deze fouten kleiner te maken, werkt Interreg in de periode 2021-2027 meer dan eerst met makkelijkere kostenopties. Zo bieden sommige programma’s de mogelijkheid om een vast deel in rekening te brengen van de personele reis- en verblijfskosten. Het project hoeft die bewijsstukken dan niet te bewaren. Daarnaast is het aantal mogelijkheden om personele kosten te berekenen ingeperkt, ook met als doel minder fouten te maken. Bekijk het handboek van het programma voor de opties.

Zijn er richtlijnen per programma?

North West Europe

Het programma North West Europe beschrijft de vereisten in paragraaf 5.14.2 van hun programmahandboek op nweurope.eu. Investeringen en budgetten moeten in verhouding staan tot het werkplan en de begroting. Voor risicovolle kostencategorieën adviseert het programma:

• uitgaven die meer zijn dan 10% van een kostencategorie, binnen de directe kosten te selecteren;
• 10% van de posten binnen elke kostencategorie (minimaal 10 stuks) te selecteren;
• als het vaste percentage van 40% wordt gebruikt (flat rate optie), moet 50% van het gedeclareerde bedrag worden gecontroleerd.

In het programmahandboek op nweurope.eu vindt u meer details, en informatie over formulieren die u nodig en controle ter plaatse.

• Lees meer op nweurope.eu

North Sea

Het North Sea programma laat de invulling van de risicoanalyse en de proportionaliteit (inschatting van het risico in relatie tot de begroting) over aan de controleurs. In factsheet 23 van het programma 2021-2027 leest u enkele aanwijzingen. 

Bij de eigen invulling binnen het North Sea programma adviseren wij u in ieder geval bovengenoemde risicovolle kostencategorieën in de gaten te houden. Voor de proportionaliteit kunt u denken aan:

• 10 a-selecte posten uit de categorie personele kosten;
• 10 posten uit de andere onderdelen van de declaratie. Daarbij geeft u voorrang aan posten waarvoor aanbesteding plaatsvond, of aan posten die meer dan 5% van het totaal uitmaken. Als deze 2 uitgave-typen niet leiden tot 10 controleposten dan zijn de overige a-select te kiezen.

Dit is een suggestie. De vormgeving van de controle blijft uw verantwoordelijkheid, gebaseerd op uw professionele oordeel.

• Lees meer op interregnorthsea.eu

Interreg Europe

Het programma Interreg Europe heeft de richtlijnen voor de eerstelijncontrole uitgeschreven in het document Risk-based management verifications methodology (Methodologie voor risico gebaseerd beheer). U vindt het op de programmasite van Interreg Europe

• Lees meer op interregeurope.eu

Hoe draagt u een controleur voor?

Houd rekening met de aanbestedingsrichtlijnen als u een controleur kiest. Heeft u een controleur geselecteerd? Draag deze als volgt voor:

• Voor Interreg North Sea doet u dat via het online monitoring systeem (OMS) van het programma. Nadat u de controleur heeft ingediend, beoordelen we uw voorstel.
• Voor Interreg Europe gebruikt u het formulier dat u hieronder downloadt. En stuurt u het ingevulde formulier naar interreg@rvo.nl.
• Voor Interreg North West Europe gebruikt u het formulier dat u hieronder downloadt. En stuurt u het ingevulde formulier naar interreg@rvo.nl.

Vragen?

Heeft u vragen over de Nederlandse situatie? Neem contact op met ons expertisecentrum via interreg@rvo.nl.

Voor meer algemene vragen kunt u terecht bij de programmasecretariaten.

Voert u nog een controle uit die gaat over de programmaperiode 2014-2020? Kijk dan bij Interreg 2014 - 2020.