POP3: Na uw aanvraag

Gepubliceerd op:
29 maart 2021
Laatst gecontroleerd op:
8 april 2021

U heeft een provinciale POP3-subsidie aangevraagd en gaat uw project beheren. Uw zaaknummer of projectnummer bepaalt of u dit doet via mijn.rvo.nl of het POP3-webportal. Na uw aanvraag kunt u een wijziging doorgeven, voortgangsverslag insturen of een deelbetaling of vaststelling aanvragen.

Waar aangevraagd?

Weet u niet zeker waar u uw aanvraag heeft gedaan? Kijk dan of u een zaaknummer of een projectnummer heeft. Als u een zaaknummer heeft, bekijkt en beheert u uw aanvraag via mijn.rvo.nl. Heeft u een projectnummer? Dan doet u dit in het POP3-webportal. Het zaak- of projectnummer staat in de brief met de beslissing op uw aanvraag. Dit staat rechtsboven op de eerste bladzijde.

Een zaaknummer heeft maximaal 11 cijfers (bijvoorbeeld, 12345678910). Een projectnummer begint altijd met de 1e 2 letters van de provincie waar u heeft aangevraagd. Daarna volgen er maximaal 4 cijfers. Heeft u aangevraagd bij de provincie Overijssel? Dan is het projectnummer bijvoorbeeld, OV-1234.

Documenten voor beheren subsidieaanvraag

De documenten en instructies die u nodig heeft om uw aanvraag via mijn.rvo.nl te beheren staan op de POP3-pagina met documenten. Werkt u in het POP3-webportal? Dan voegt u daar de documenten toe. Een handleiding voor het gebruik van het POP3-webportal vindt u onderaan de startpagina van het portal.

In de instructievideo POP3 en LEADER krijgt u uitleg over de uitvoering, administratie en verplichtingen van uw subsidie. U ziet bijvoorbeeld hoe u een eindrapportage maakt of waar u uw vragen kunt stellen als u er niet uitkomt.

Wijziging doorgeven

Er verandert iets in uw project en dit wilt u doorgeven. Hiervoor gebruikt u het formulier Melding voor projecten POP3. Werkt u in het POP3-webportal? Dan voegt u het formulier Melding voor projecten POP3 daar toe. Heeft uw zaaknummer 11 cijfers? Stuur dan uw wijzigingsverzoek naar POP3subsidies@rvo.nl. Wij nemen uw wijziging dan in behandeling.

Voortgangsverslag insturen

U stuurt één keer per jaar een voortgangsverslag in. Voor het doorgeven van een voortgangsverslag gebruikt u het format Voortgangsrapportage POP3. Werkt u in het POP3-webportal? Dan voert u de gegevens voor de voortgangsrapportage daar in. Wilt u weten hoe u dat doet? Ga dan naar POP3-Webportal. Heeft uw zaaknummer 11 cijfers? Stuur dan uw voortgangsverslag naar POP3subsidies@rvo.nl. Wij nemen uw voortgangsverslag dan in behandeling.

Deelbetaling aanvragen

U heeft (een deel van) de werkzaamheden voor uw project uitgevoerd en kosten gemaakt en betaald. Hiervoor kunt u een deelbetaling aanvragen. Met uw aanvraag stuurt u bijlagen mee. Wilt u weten wat u mee moet sturen met uw aanvraag? Kijk dan op deze pagina bij Bijlagen bij aanvraag deelbetaling en vaststelling.

Deelbetaling aanvragen via mijn.rvo.nl

Gaat u uw aanvraag voor een deelbetaling via mijn.rvo.nl versturen? Dan logt u daar in. Daarna uploadt u alle bijlagen als pdf in uw dossier bij uw aanvraag.

Deelbetaling aanvragen via POP3-webportal

Werkt u in het POP3-webportal? U voegt dan uw aanvraag voor een deelbetaling toe via het POP3-webportal en stuurt bijlagen mee.

Vaststelling aanvragen

U heeft het project afgerond en wilt een vaststelling aanvragen van uw POP3-subsidie. U heeft een brief gekregen met de beslissing op uw aanvraag. Hierin staat wanneer u een vaststelling kunt aanvragen. Met uw aanvraag stuurt u bijlagen mee. Wilt u weten wat u mee moet sturen met uw aanvraag? Kijk dan op deze pagina bij Bijlagen bij aanvraag deelbetaling en vaststelling.

Vaststelling aanvragen via mijn.rvo.nl

Gaat u uw aanvraag voor een vaststelling via mijn.rvo.nl versturen? Dan logt u daar in. Daarna uploadt u alle bijlagen als pdf in uw dossier bij uw aanvraag.

Vaststelling aanvragen via POP3-webportal

Werkt u in het POP3-webportal? U voegt dan uw aanvraag voor een vaststelling toe via het POP3-webportal en stuurt bijlagen mee.

Bijlagen bij aanvraag deelbetaling en vaststelling

Met uw aanvraag voor de deelbetaling of vaststelling stuurt u bijlagen mee:

Facturen

  • Facturen of bonnen met uw projectnaam. U voegt elke factuur apart toe aan uw aanvraag;
  • De volgnummers op de facturen, bonnen en betaalbewijzen moeten hetzelfde zijn;
  • Betaalbewijs voor de facturen. Uitsluitend een kopie van de banktransactie, ook bij pinbetalingen;
  • Heeft uw zaaknummer 11 cijfers? Stuur dan ook een facturenoverzicht mee. U vindt dit op de POP3-pagina met documenten. Het ingevulde facturenoverzicht stuurt u met een handtekening als pdf mee met uw aanvraag. Ook stuurt u dit als Excelbestand naar POP3subsidies@rvo.nl. Heeft u het Excelbestand naar ons gemaild? Pas dan is de aanvraag bij ons compleet en nemen wij deze in behandeling;
  • Staat op de factuur niet duidelijk waaruit de kosten bestaan? Stuur dan een uitleg mee met uw aanvraag voor de deelbetaling of vaststelling.

Loonkosten en uren

  • Salarisstroken van medewerkers over de gedeclareerde periode. Krijgen uw medewerkers een eindejaarsuitkering? Stuur dan ook een opbouw hiervan mee;
  • Formulieren met de urenregistratie van medewerkers, vrijwilligers, ondernemers en bestuursleden. Op het formulier staat een handtekening van de leidinggevende. U vindt het formulier voor het registreren van de uren op de POP3-pagina met documenten;
  • Een bewijs dat bestuursleden echt leden van het bestuur waren bij ‘Eigen Arbeid bestuursleden’ in de gedeclareerde periode. Bijvoorbeeld verslagen van vergaderingen van het bestuur.

Communicatie over uw project

Bijlagen voor de communicatie over uw project. Dit kunnen zijn persberichten, nieuwsberichten of foto’s. Bijvoorbeeld een foto waarmee u kunt aantonen dat een affiche of bouwbord tijdens de uitvoering op een openbare plaats heeft gehangen. Voorbijgangers en/of bezoekers moeten deze kunnen zien. De volgende onderdelen moeten op een bord, affiche, plaquette of webpagina te zien zijn:

  • Een beschrijving van uw project of de actie.
  • Een embleem van de Europese Unie. Voor de Leaderprojecten gebruikt u ook het Leaderlogo.
  • Een verwijzing naar de ELFPO-steun. U noemt de slagzin: ‘Europees Landbouwfonds voor Plattelandsontwikkeling: Europa investeert in zijn platteland’.

Deze onderdelen samen moeten minimaal 25% van de oppervlakte beslaan van het bord, de affiche, de plaquette of de webpagina.

Verslag van uw project

Vraagt u een deelbetaling aan voor uw project? Stuur dan een voortgangsverslag mee met uw aanvraag. Vraagt u een vaststelling aan van uw POP3-subsidie? Stuur dan een eindverslag mee.

Mogelijke bijlagen

In sommige gevallen hebben wij ook deze bijlagen nodig:

  • Offerte(s);
  • Opdrachtbrief met handtekening;
  • Onderbouwing van de redelijkheid van kosten;
  • Onderbouwing voor netto-inkomsten;
  • Onderbouwing voor afschrijvingen;
  • Een bewijs van de Belastingdienst waarin staat dat u geen omzetbelasting hoeft te betalen;
  • Bijlagen voor de aanbesteding.

Tips

Houd bij uw aanvraag voor een vaststelling of deelbetaling rekening met het volgende:

  • U kunt een vergoeding krijgen voor de uren dat u bezig bent geweest met uw project. Dit is € 35 voor ieder uur. Stuur hiervoor een bewijs mee dat u zich heeft ingeschreven bij KVK of statuten. Hierin staat dat de leden van het bestuur ook echt lid waren tijdens de uitvoeringsperiode.
  • Wij adviseren u om voor opdrachten groter dan € 25.000 minimaal 3 offertes aan te leveren. Kunt u niet meer dan 3 offertes opvragen of is de opdracht kleiner dan € 25.000? Stuur dan minder offertes mee en een goede onderbouwing waarom u voor een bepaalde leverancier heeft gekozen.
  • Stuur alle offertes die u heeft mee met uw aanvraag.

Vragen over POP3?

Neem contact met ons op

In opdracht van:
  • Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
In samenwerking met:
  • Provincies
Bent u tevreden over deze pagina?