Details subsidie circulaire ketenprojecten

Circulair ketenproject

De definitie van circulaire ketenprojecten luidt als volgt:

Een circulair ketenproject is een:

• samenhangend geheel van activiteiten van de ondernemers in een circulair ketensamenwerkingsverband,
• voor zover deze activiteiten rechtstreeks verbonden zijn aan de circulaire, nieuwheids- of samenwerkingsaspecten van de drempels of belemmeringen die de ondernemers moeten wegnemen,
• om te komen tot het circulair ontwerpen, produceren of organiseren van producten, processen of diensten.

De subsidie circulaire ketenprojecten richt zich dus vooral op het 'uitzoekwerk' dat u gezamenlijk moet uitvoeren om te komen tot de gewenste circulaire ontwikkelingen. U start een circulair ketenproject als u een duidelijk idee heeft over welk product, proces of dienst u circulair wil maken of organiseren en als ook aannemelijk is dat dat haalbaar is.

U weet dan ook wat de drempels of belemmeringen zijn die u nog moet wegnemen. U moet bijvoorbeeld nog niet-routinematig technologisch ontwikkelwerk doen, samenwerkingsafspraken vormgeven, de organisatorische kant van een circulair proces uitwerken of een logistiek onderdeel van een dienst testen in de praktijk.

Het eindpunt van een succesvol circulair ketenproject is een circulaire werkwijze die u in uw bedrijfsvoering kan toepassen of een circulair product of dienst dat u op de markt kan gaan brengen. Het daadwerkelijk gebruik van het product, proces of de dienst zorgt voor minder verbruik van grondstoffen en minder CO₂ uitstoot dan in de huidige situatie. Dit moet u onderbouwen in de aanvraag.

Kosten die u niet mag opvoeren

Circulaire ketenprojecten gaan om de gezamenlijke uitzoek-, ontwikkelings- en testactiviteiten. Uitgesloten zijn kosten van activiteiten die vooraf moeten gaan aan het project, te maken hebben met de implementatiefase na de uitvoering van het project of op een andere manier onvoldoende passen in het 'uitzoekkarakter' van een circulair ketenproject. Het gaat om:

• marketing- en salesactiviteiten
• marktonderzoek en haalbaarheidsstudies. Hierbij wordt een uitzondering gemaakt voor kleine onderzoeken waarvan de uitkomsten rechtstreeks nodig zijn en gebruikt worden voor de activiteiten in het circulaire ketenproject. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om het in kaart brengen van in de markt beschikbare circulaire materialen voor een specifieke toepassing. Deze activiteiten moeten passen binnen het samenhangende geheel van activiteiten. De kosten van deze activiteiten mogen maar een klein deel van de totale projectkosten zijn. Ook mogen de activiteiten niet commercieel van aard zijn. Standaard consumentenonderzoek of prijsbepaling zijn uitgesloten.
• reguliere bedrijfsactiviteiten. Na het circulaire ketenproject moeten soms nieuwe ondernemingsactiviteiten worden gefinancierd of moeten er productielijnen of werkomgevingen worden ingericht. Activiteiten die hiervoor nodig zijn, zoals het doen van investeringen of het zoeken van financiering of subsidies zijn niet rechtstreeks nodig voor het uitzoek- en ontwikkelwerk in het project en zijn daarom uitgesloten.  De kosten van apparatuur en machines die u nodig heeft voor het doen van testen zijn wel subsidiabel.
• algemene kennisoverdracht. Hierbij gaat het bijvoorbeeld om het maken van websites of ander voorlichtingsmateriaal om het publiek bewust te maken van het belang van circulariteit en mogelijke circulaire oplossingen. Hoewel deze activiteiten de circulaire economie kunnen helpen bevorderen, vallen zij buiten de doelstelling van de circulaire ketenprojecten.
• opleidingen
• deelname aan tentoonstellingen en symposia

Circulaire ketensamenwerkingsverbanden

Een circulair ketensamenwerkingsverband bestaat uit 3 tot 6 mkb-ondernemers of uit 2 tot 5 mkb-ondernemers en één grote ondernemer.

Deze ondernemers hebben in ieder geval 3 verschillende concrete (primaire) rollen in een product- of materiaalketen. Naast deze deelnemers kunnen er ondernemers meedoen die geen concrete, primaire, rol in de keten hebben.

Eén van de doelen van de subsidie Circulaire ketenprojecten is dat er blijvende samenwerking in ketens ontstaat. Daarom moeten ook na afloop van het project ten minste 3 van de deelnemende ondernemers met elkaar blijven samenwerken. Ook deze 3 partijen moeten 3 verschillende concrete rollen in de keten hebben.

Voorbeelden van concrete (‘hands on’ of primaire) rollen in een keten zijn producent, gebruiker, verwerker, leverancier grondstoffen, retail, reparateur, inzamelaar, producent secundaire grondstoffen.

Voorbeelden van betrokken ondernemers die geen concrete rol in de keten hebben zijn: kennisleverancier, contractresearchbedrijf, projectontwikkelbureau, arbeidsbemiddelaar. Een samenwerkingsverband is dus géén circulair samenwerkingsverband als het bijvoorbeeld bestaat uit een materiaalfabrikant, een projectontwikkelbureau en een contractresearchbedrijf.

Soms is het niet meteen duidelijk of een ondernemer een concrete ‘hands on’ rol in een keten heeft, bijvoorbeeld als het gaat om ontwerpers, machinebouwers of ICT ontwikkelaars. In die gevallen beoordelen wij de ketensamenwerking op basis van het specifieke project en de manier waarop de samenwerking na afloop wordt voorgezet. Is er bijvoorbeeld sprake van een blijvende feedbackmogelijkheid bij de toepassing en doorontwikkeling van de resultaten van het project?

In een circulair ketensamenwerkingsverband moet sprake zijn van daadwerkelijke samenwerking: het gaat om onafhankelijke partijen die samenwerken om kennis of technologie uit te wisselen of om een gemeenschappelijke doelstelling op basis van een taakverdeling te bereiken. U bepaalt daarbij samen de omvang van het project, draagt bij aan de uitvoering ervan en deelt het risico en de resultaten van het project.

Procesbegeleider

Bij de uitvoering van een circulair ketenproject huurt u een procesbegeleider in. De procesbegeleider helpt u om de samenwerking op te starten en/of te ondersteunen. In de praktijk blijkt namelijk dat circulaire oplossingen van bedrijven vaak alleen van de grond komen in samenwerking met andere partijen in de keten (zoals afnemers en toeleveranciers). Daarvoor is kennis, samenwerking en vertrouwen tussen partijen nodig. Dat gaat niet vanzelf.

Een neutrale procesbegeleider met ervaring en kennis van bijvoorbeeld de sector, de regio en het samenspel tussen partijen helpt daarbij. De procesbegeleider hoeft na afloop van het project niet betrokken te blijven.

De procesbegeleider heeft minimaal 1 jaar ervaring met het begeleiden van ondernemingen op het vlak van circulaire economie. U onderbouwt dit in het projectplan met een korte beschrijving van de procesbegeleider en de eerdere activiteiten van de procesbegeleider. Het tarief van de procesbegeleider moet marktconform zijn.

Let op: bij het inhuren van een procesbegeleider mag er geen sprake zijn van belangenverstrengeling tussen de procesbegeleider en (een van) de ondernemers in het samenwerkingsverband. De procesbegeleider kan dan ook niet in dienst zijn bij een van de deelnemers. Als er sprake is van betrokkenheid tussen de procesbegeleider en een of meer ondernemers in het circulair ketensamenwerkingsverband, moet u maatregelen te nemen om belangenverstrengeling te voorkomen. Deze maatregelen moet u omschrijven in het projectplan.

Wij kunnen niet helpen bij het vinden van een geschikte procesbegeleider.

De-minimisverklaring

De subsidie circulaire ketenprojecten valt vanaf 2022 onder de regels van de-minimissteun. De-minimissteun is steun van overheden (zoals via ons, provincies of gemeentes) die niet onder een Europees steunkader valt. Het gaat meestal om lage bedragen. Als u de-minimissteun ontvangt, staat dat in de verleningsbrief van deze steun (meestal een subsidie).

Een onderneming mag over een periode van 3 opeenvolgende belastingjaren een maximumbedrag aan de-minimissteun ontvangen. Het algemene maximumbedrag is € 200.000 per zelfstandige onderneming over een periode van 3 opeenvolgende belastingjaren. Voor bepaalde sectoren geldt een lager maximumbedrag. Voor wegvervoer is dat € 100.000, voor visserij € 30.000 en voor landbouw € 20.000.

Bij de subsidieaanvraag dient u voor elke deelnemer een de-minimisverklaring in. Hiervoor gaat u naar het online formulier.

Op basis van uw antwoorden toont het formulier of u in aanmerking komt voor de-minimissteun. Vervolgens ziet u een berekening of er voor u nog ruimte is om de-minimissteun aan te vragen.

Berekening subsidiabele kosten

Subsidiabel zijn:

Kosten inzet medewerkers

Voor de kosten van de inzet van medewerkers rekent u met het vaste uurtarief van een vergoeding voor de loonkosten/arbeidskosten en de indirecte-, of overheadkosten van uw organisatie, bijvoorbeeld huisvestingskosten, kosten van kantoorapparatuur en kosten van binnenlandse reizen voor werkoverleg. In de vaste-uurtariefsystematiek moet in uw administratie het aantal gewerkte uren door uw projectmedewerkers en de kosten van apparatuur, materialen en derden (facturen) duidelijk terug te vinden zijn. Een verantwoording over de werkelijke loonkosten van de medewerkers die aan het project werken is niet nodig.

Apparatuur

Onder kosten voor apparatuur vallen de kosten voor apparaten en machines, maar ook voor software-licenties. Bij het berekenen van de kosten van het gebruik van apparatuur zijn 2 situaties mogelijk.

Bestaande apparatuur

De gebruikskosten van bestaande apparatuur of apparatuur die niet speciaal voor het project is aangeschaft. Deze worden berekend op basis van een controleerbare registratie van het gebruik van deze apparatuur. Dit houdt in dat u aantoonbaar bijhoudt hoeveel tijd of voor hoeveel handelingen de apparatuur voor het project is ingezet.

Daarnaast moet u een controleerbare berekening hebben van de kosten van de apparatuur per tijdseenheid of handeling. Hierbij moet u uitgaan van een normale bezetting van het apparaat, de historische aanschafprijs van het apparaat en een afschrijvingstermijn van minimaal 5 jaar. U kunt de kosten niet aan het project toerekenen zonder een gebruiksadministratie van bestaande apparatuur of een goede en controleerbare berekening van de kostprijs.

Speciaal voor een project aangeschafte en gebruikte apparatuur

Voor de kosten van apparatuur die u speciaal voor het project koopt en gebruikt, gaat het om kosten waarvan de hoogte is aan te tonen op basis van een factuur. Wel moet u voor de bepaling van de subsidiabele kosten de eventuele restwaarde van de apparatuur aftrekken van de aanschafprijs. Voor de bepaling van de restwaarde geldt als hoofdregel dat de restwaarde bepaald wordt op basis van lineaire afschrijving met een (minimale) afschrijvingstermijn van 5 jaar. Dit is een boekhoudkundige restwaarde.

Onder materialen vallen verbruiksgoederen, zoals grondstoffen, onderdelen en chemicaliën. Bij het berekenen van de kosten van het verbruik van materialen zijn 2 situaties mogelijk.

Materialen

De kosten van het verbruik van materialen, die niet speciaal voor het project zijn aangeschaft. Deze kunt u opvoeren als u het verbruik registreert. Hierbij moet u uitgaan van historische aanschafprijzen. Heeft u geen administratie van het verbruik van materialen uit voorraad? Dan kunt u de kosten niet rechtstreeks aan het project toerekenen. Heeft u materialen aangeschaft speciaal voor een project? Deze kosten van materialen zijn kosten waarvan de hoogte is aan te tonen op basis van een factuur.

Kosten Derden

Onder kosten derden vallen de directe projectkosten, waarvoor u facturen van anderen ontvangt en in uw administratie bewaart. Het kan bijvoorbeeld gaan om kosten voor de procesbegeleider, uitbesteding van een deel van het project, om kosten van het inlenen van personeel of om kosten van voor het project geleverde materialen of diensten.