STOZ: Aanvraagproces

Wilt u snel en effectief een STOZ-subsidie aanvragen? Volg de onderstaande stappen en voorwaarden om goed voorbereid uw STOZ-aanvraag in te dienen en zo uw subsidie voor technologie in de zorg en ondersteuning aan te vragen. 

Stap 1: Oriëntatie

Bepaal het doel dat u wilt bereiken met uw organisatie. Denk hierbij aan vragen als:

• Heeft u behoefte aan het uitwerken van een gedragen (brede) strategie voor de toepassing van een digitaal of hybride proces binnen uw organisatie?
• Loopt uw organisatie tegen een probleem aan waar een digitaal of hybride proces voor zorg of ondersteuning de oplossing voor kan zijn?
• Is er een specifiek digitaal of hybride proces voor zorg of ondersteuning dat u meer wilt gebruiken?

Voordat u een volledige subsidieaanvraag om de STOZ aan te vragen uitwerkt, is het verstandig om eerst kort uw idee te toetsen bij één van onze adviseurs. Bijvoorbeeld tijdens een STOZ-vragenuurtje. U krijgt dan snel feedback over uw projectvoorstel en de aansluiting ervan op de STOZ. 

Stap 2: Kies een route

Binnen de STOZ kiest u uit één van de volgende 3 routes:

1. Route voor strategievorming.
   U kiest voor deze route als u en uw organisatie behoefte hebben aan een strategie- en implementatieplan om digitale zorgtechnologie duurzaam te verankeren in de dagelijkse praktijk van uw organisatie. Op basis van dit plan gaat u daarna werken aan implementatie van de zorgtechnologieën.
2. Route voor uw opschalingsproject. 
   U kiest voor deze route als u een digitaal of hybride proces binnen uw organisatie wilt implementeren dat in het STOZ-overzicht staat, zoals spraakgestuurd rapporteren. Dit is een overzicht met bewezen digitale of hybride processen in zorg of ondersteuning.
3. Route voor uw evaluatieproject. 
   U kiest voor deze route als u een digitaal of hybride proces binnen uw organisatie wilt implementeren dat niet in het STOZ-overzicht staat. U kunt alsnog subsidie ontvangen, maar moet tijdens uw project een evaluatieonderzoek uitvoeren.  

Het is niet verplicht om eerst de strategievorming te doorlopen om vervolgens op te schalen. U mag direct de opschalings- of evaluatieroute kiezen. 

Let op: u mag meerdere aanvragen indienen, maar u krijgt er maximaal 5 verleend en daarvan moet minstens 1 aanvraag voor de strategievormingsroute zijn.

Keuzehulp voor routes

Heeft u moeite met het vinden van de juiste route voor uw proces? Beantwoord dan de volgende vragen om een keuze te maken: 

Stap 3: Maak samen een plan

Bepaal met welke partijen u moet samenwerken om uw doel te bereiken. Denk hierbij aan andere zorgaanbieders, leveranciers, inkopers van zorg en andere relevante partners. U doet mee met een zorgnetwerk van minimaal 3 partijen. Er moet altijd een zorgaanbieder bij zitten, zoals een VVT-organisatie, huisarts of GGZ-instelling. Beschrijf in uw plan: 

• wat u precies gaat doen;
• welke organisatie binnen uw zorgnetwerk wat doet;
• wat het doel is;
• welke technologie u hiervoor gaat gebruiken; en
• wat het beoogde effect is.

Het is belangrijk om uw plannen zo duidelijk mogelijk te beschrijven in uw subsidieaanvraag. Te ambitieuze of theoretische projecten zonder duidelijke plannen om de technologie in te zetten in uw zorgorganisatie leiden hoogstwaarschijnlijk niet tot het gewenste resultaat. Het is daarom verstandig om te focussen op de zorgbehoefte van de eindgebruikers (zoals clienten, mantelzorgers en zorgmedewerkers) bij uw aanvraag. Door te concreet te beschrijven hoe uw aanvraag positief bijdraagt aan betere zorg, heeft u meer kans van slagen bij de beoordeling.

Aanvragen bij opschalings- of evaluatieroute: individueel of in een samenwerking?

• Is uw organisatie een grote zorgorganisatie volgens de mkb-toets? Dan kunt u het beste aanvragen als een individuele aanvrager in samenwerking met een inkoper, zoals beschreven in STOZ-subsidievoorwaarde 2a.
• Is uw organisatie een kleinere zorgorganisatie volgens de mkb-toets? Dan kunt u het beste aanvragen als een individuele aanvrager of in samenwerking met andere kleinere zorgaanbieders samen met een inkoper, zoals beschreven in STOZ-subsidievoorwaarde 2b of 2c.
• Wilt u aanvragen en bent u geen aanbieder van zorg of ondersteuning? Dan kunt u alleen aanvragen als penvoerder van een samenwerkingsverband met minimaal 5 aanbieders en een inkoper, zoals beschreven in STOZ-subsidievoorwaarde 2d.

Op zoek naar bestaande kennis? 

In het onderstaande zorgnetwerken-overzicht kunt u per sector verschillende platforms vinden waar kennis te vinden is over bepaalde onderwerpen om uw subsidie voor technologie in de zorg aan te vragen.

Denk ook alvast na over de samenwerking met uw leveranciers voor een gebruiksvriendelijke en probleemloze implementatie voor uw technologie in de zorg. Welke uitdagingen ziet u hierbij? Stel bijvoorbeeld kritische vragen over dataveiligheid om obstakels te voorkomen. Betrek ook uw zorginkoper vroegtijdig om het project soepel te laten verlopen en vertraging bij de goedkeuring van uw aanvraag te voorkomen.    

Stap 4: Verzamel uw gegevens

Om uw aanvraag voor de STOZ-subsidie goed voor te bereiden, adviseren wij u onderstaande gegevens/documenten bij de hand te hebben:

• KVK-nummer van aanvrager, inkoper en andere deelnemers;
• Rekeningnummer van de aanvrager waarop de subsidie gestort kan worden;
• Namen contactpersonen met hun contactgegevens (06-nummer en emailadres);
• Bij Strategievorming: bedrag verleende de-minimissteun in de afgelopen 3 jaar;
• AGB-code van aanvrager en andere deelnemers of andere bewijsstukken (bijvoorbeeld recente overeenkomst tussen aanbieder en inkoper);
• Type onderneming: mkb of groot bedrijf. Vul hiervoor de mkb-verklaring in om dit te bepalen;
• Is de aanvrager btw-plichtig en zijn de andere deelnemers btw-plichtig? De organisatie is btw-plichtig als over de inkoopkosten van de activiteiten waarvoor subsidie wordt aangevraagd, de btw kan worden teruggevorderd van de Belastingdienst. 
  Is de aanvrager of een van de andere deelnemers btw-plichtig, dan mag de btw in de subsidiebegroting opgenomen worden;
• De sector waarin de aanvrager en de andere deelnemers actief zijn. U kunt kiezen uit:
  • universitair medische centra
  • ziekenhuizen en overige medisch specialistische zorg
  • geestelijke gezondheidszorg
  • huisartsen en gezondheidscentra
  • verpleging en verzorging
  • thuiszorg
  • gehandicaptenzorg
  • jeugdzorg
  • sociaal werk
  • overige zorg en welzijn
• De regio(‘s) waarbinnen de aanvrager en de andere deelnemers actief zijn;
• Machtigingen van de deelnemers aan de penvoerder.

Stap 5: Welke bijlagen heeft u nodig per route?

Per route zijn er verschillende bijlagen nodig voor uw STOZ-aanvraag, welke dit zijn ziet u hieronder. 

Bijlagen route Strategievorming  

Voor de strategievormingsroute waarbij u gaat ontwikkelen levert u de volgende documenten aan: 

1. een (beknopt) activiteitenplan. Hierin geeft u aan hoe u tot een strategie voor digitale of hybride zorg wilt komen.
2. een de-minimisverklaring. Deze is nodig om aan te geven dat uw organisatie nog ruimte heeft voor financiering binnen de de-minimisvrijstelling.
3. Schakelt u hulp in van een extern (advies)bureau? Dan is een offerte van dat bureau verplicht.

Download de bijlage voor het activiteitenplan hieronder. 

Bijlagen route Opschaling

Staat het proces op moment van aanvragen in het STOZ-overzicht? Dan volgt u de opschalingsroute. Voor de opschalingsroute levert u de volgende documenten aan:

1. een beknopt activiteitenplan (zie onderstaande model), waarin u aangeeft welk proces binnen uw organisatie u wilt digitaliseren en hoe u van plan bent dit te doen;
2. verklaring van samenwerking en financiering eigen aandeel. Hierin geven alle samenwerkende partijen akkoord op samenwerking en verantwoordelijkheid voor eigen kosten;
3. begroting, waarin staat wat de kosten zijn voor deze activiteiten. De verschillende formats voor de begroting met bijbehorende uitleg over welk format u kiest, vindt u verderop deze pagina. 

Download de bijlagen hieronder. Het begrotingsformat staat later op deze pagina

Bijlagen route Evaluatie

Staat het proces en de bijbehorende toepassing op moment van aanvragen niet op het STOZ-overzicht, maar voldoet deze wel aan de STOZ-subsidievoorwaarden? Volg dan de evaluatieroute. Voor de evaluatieroute levert u de volgende documenten aan:

1. een beknopt activiteitenplan (zie onderstaande model), waarin u aangeeft welk proces binnen uw organisatie u wilt digitaliseren en hoe u van plan bent dit te doen;
2. verklaring van samenwerking en financiering eigen aandeel. Hierin geven alle samenwerkende partijen akkoord op samenwerking en verantwoordelijkheid voor eigen kosten;
3. begroting, waarin staat wat de kosten zijn voor deze activiteiten. De verschillende formats voor de begroting met bijbehorende uitleg over welk format u kiest, vindt u verderop deze pagina.
4. evaluatieplan van de toepassing voor de waardebepaling. Voor deze route moet u tijdens uw project een evaluatieonderzoek met waardebepaling uitvoeren.

Download de bijlagen hieronder. Het begrotingsformat staat later op deze pagina

Verplichtingen uitvoeren evaluatieonderzoek

1. U bent verplicht om als subsidieontvanger tijdens het project over de impact van de digitale of hybride processen op een uniforme manier een evaluatieonderzoek uit te voeren. Op deze manier kunnen de resultaten onderling vergeleken worden. Dit vindt plaats via een waardebepaling. U moet hiervoor een van de 4 hieronder genoemde methodes gebruiken. U mag zelf weten welke methode u kiest. Dit kan afhankelijk zijn van het stadium van uw innovatie. De methoden zijn:
   • ‘Weten Wat Werkt’ van de Technologie & Zorg Academie
   • Mini-health technology assessment van Academy het Dorp, Vilans en Maastricht University
   • De ‘Waardewaaier’ van Vilans
   • Waardebepaling in de Praktijk van Digizo.nu
2. De uitkomst van het evaluatieonderzoek moet u bij de aanvraag tot subsidievaststelling indienen.
3. U moet uw opgedane kennis en ervaring openbaar delen. U kunt gebruikmaken van uw eigen communicatiekanalen, sectorale kanalen en/of relevante kennisinstellingen. Zo kunnen andere organisaties leren van de opgedane ervaringen en resultaten van de waardebepaling.

Het heeft onze voorkeur dat u een onafhankelijke kennisinstelling betrekt bij de uitvoering van de waardebepaling. Hierbij kunt u denken aan practoraten en lectoraten (kennisplatform dat praktijk(gericht) onderzoek verricht in het mbo en hbo), universiteiten, academische werkplaatsen en de landelijke kennisinstituten. 

Onderdelen waardebepaling

1. Bij de beschrijving van het proces waarop de waardebepaling plaatsvindt, maakt u duidelijk om welke doelgroep(en) het gaat en hoe de positionering van de bestaande zorg of ondersteuning ('IST-situatie') eruitziet. Vervolgens volgt een beschrijving van het getransformeerde proces, inclusief de digitale component hierin ('SOLL-situatie').
2. De opzet van de waardebepaling bevat een 'IST-SOLL-analyse'. Hieruit blijkt wat de veranderingen in het getransformeerde proces opleveren door het vertalen hiervan naar meet-indicatoren. Hierbij is oog voor de volgende aspecten:
   • Impact op kwaliteit van zorg of ondersteuning
     Inclusief werkplezier (zorg- of ondersteuningsmedewerker en cliënt-ervaring op het digitale en/of hybride proces) en vaststellen of er een effectiviteitsvraagstuk kan spelen (winst die het proces met zich meebrengt voor de organisatie in het leveren van zorg of ondersteuning).
   • Impact op toegankelijkheid van zorg of ondersteuning
     Inclusief de beoogde aantoonbare afname van arbeidsinzet en/of te realiseren arbeidstijdsbesparing.
   • Impact op betaalbaarheid
     Inclusief mogelijke bekostigingsvraagstukken, indien van toepassing.
   • Impact op duurzaamheid (milieu-impact)
     Inclusief mogelijke vermindering van reistijd en/of afval.
3. U brengt in kaart welke randvoorwaarden er nodig zijn voor het anders organiseren van het proces, hoe de organisatie moet worden voorbereid om het proces te kunnen transformeren en welke geleerde lessen er zijn opgehaald (of gebruikt uit andere implementaties) in het anders gaan werken. Dit kan ook gaan om culturele en organisatorische factoren.
4. Gedurende de looptijd van het project monitort u de resultaten via de SMART-methode en voert u tussentijds evaluaties uit. Dit geeft inzicht in de impact van het digitale of hybride proces in zorg of ondersteuning.

Begrotingsformats

Voor de STOZ bieden we verschillende begrotingsformats aan. U bepaalt welk begrotingsformat u gebruikt op basis van de organisaties die meedoen aan de samenwerking. Staat uw aanvraagvorm er niet bij maar wilt u wel aanvragen? Probeer dan begrotingsformats A én B. Dan kunt u de subsidiebedragen met elkaar vergelijken.

Begroting A: (samenwerking) grote onderneming

Bent u een grote onderneming en/of werkt u samen met een grote onderneming die kosten maakt voor dit project? Dan is deze begroting het meest geschikt voor u. Met dit begrotingsformat zijn de kosten voor projectmanagement, implementatie en opleiding subsidiabel voor alle deelnemers. Aanvullend daarop zijn investeringskosten subsidiabel voor de penvoerder. Het subsidiepercentage is 50% voor alle partners en alle kosten.

Begroting B: (samenwerking) kleine of middelgrote onderneming

Bent u een kleine of middelgrote onderneming (kmo) en werkt u samen met andere kmo's die kosten maken voor dit project? Dan is deze begroting het meest geschikt voor u. Met dit begrotingsformat zijn alle kosten subsidiabel voor alle deelnemers. Het subsidiepercentage is 50% voor alle partners die een kmo zijn. Voor grote ondernemingen is het subsidiepercentage 15% voor projectmanagement, implementatie en investeringskosten. Opleidingskosten hebben voor alle partijen een subsidiepercentage van 50%.

Begroting C: rechtspersoon zonder winstoogmerk en geen zorgaanbieder

Vraagt u aan als rechtspersoon zonder winstoogmerk en bent u geen aanbieder van zorg? Dan is deze begroting verplicht. Bij dit begrotingsformat werkt u samen met minstens 5 aanbieders van zorg en/of ondersteuning. Met dit begrotingsformat zijn alle kosten subsidiabel voor alle partners. Voor de penvoerder is alleen het projectmanagement subsidiabel. Het subsidiepercentage is 50% voor alle deelnemers die een kmo zijn. Voor grote ondernemingen is het subsidiepercentage 15% voor projectmanagement, implementatie en investeringskosten. Opleidingskosten hebben voor alle partijen een subsidiepercentage van 50%.

Personeelskosten

Voor de STOZ komen personeelskosten van betrokken medewerkers in aanmerking. Bij het berekenen van de personele kosten kunt u in plaats van de werkelijke tarieven, gebruik maken van een standaard uurtarief. Zo neemt u de personele kosten van deelnemers uitgaande van hun functie en schaal, zonder per persoon te hoeven bepalen in welke trede ze precies zitten. 

De tarieven zijn vastgesteld op basis van het laagste uurtarief per salarisschaal. Komt er tijdens het project een nieuwe CAO? Gebruik die dan voor de berekening. De formule voor het berekenen van het standaard uurtarief per salarisschaal houdt in ((12 maanden * bruto maandloon * vakantiegeldtoeslag conform CAO * eindejaarsuitkering conform CAO)* werkgeverslasten 30%) / werkbare uren = standaard uurtarief. Hieronder vindt u per CAO en functiegroep/salarisschaal het standaard uurtarief. 

Stap 7: Beoordeling van uw aanvraag

Uw aanvraag wordt behandeld op volgorde van binnenkomst en volledigheid. Als uw aanvraag niet volledig is, nemen wij contact met u op om de aanvraag compleet te maken. Daarna nemen wij uw aanvraag pas in behandeling. 

De beoordeling voor aanvragen voor de opschaling- en evaluatieroute kan tot 22 weken in beslag nemen. Voor aanvragen voor de strategieroute is de behandeltijd maximaal 13 weken.