Erkenning als fokkerijorganisatie aanvragen
Als fokkerijorganisatie houdt u een stamboek of register bij voor een bepaald ras. Hierin staat informatie over de afstamming, identificatie, prestatieonderzoek en genetische evaluatie van de dieren. U kunt hiervoor als fokkerijorganisatie een erkenning aanvragen.
Met deze informatie kan een fokker kiezen welke dieren hij gebruikt voor de fokkerij. Een groep fokkers kan op deze manier het ras in standhouden, verbeteren, reconstrueren of creëren. Dit noemen we het doel van het fokprogramma voor het ras. In het fokprogramma staat hoe de organisatie het doel wil halen.
Waarom erkenning
Met een erkenning is het makkelijker om binnen Europese landen te handelen in raszuivere dieren. Dit geldt ook voor levende producten, zoals sperma, eicellen en embryo's.
Het is belangrijk dat alle erkende organisaties op dezelfde manier werken. Zo gelden een aantal regels als er iets verandert in bijvoorbeeld het fokprogramma of geografisch gebied. Ook mag u voor de handel in de Europese Unie alleen zoötechnische certificaten volgens een afgesproken model uitgeven.
U bent niet verplicht om een erkenning aan te vragen. U mag een stamboek bijhouden zonder een erkenning. Wilt u voor raszuivere dieren zoötechnische certificaten afgeven? Dan moet u wel een erkenning hebben.
Voor welke diersoorten
Stamboekverenigingen kunnen erkenning aanvragen voor raszuivere:
- paarden
- ezels
- varkens
- schapen
- geiten
- runderen
- buffels
Fokkerijgroeperingen kunnen een erkenning aanvragen voor hybride varkens.
Voorwaarden
Om een erkenning te krijgen houdt u zich aan de volgende voorwaarden uit de Fokkerijverordening:
- Uw organisatie staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en het hoofdkantoor is in Nederland.
- Uw organisatie heeft een huishoudelijk reglement. Hierin staan de rechten en plichten van de organisatie en van de fokkers. In het huishoudelijk reglement staat ook een artikel over geschillen.
- Uw organisatie heeft geschikte faciliteiten, apparaten en medewerkers om de taken uit het fokprogramma uit te voeren.
- Uw organisatie heeft tenminste één fokprogramma. Hieronder valt een voldoende grote groep fokdieren en voldoende aantal fokkers om het fokprogramma uit te voeren. Het fokprogramma moet u voor goedkeuring naar ons opsturen. Een goedgekeurd fokprogramma is nodig om een definitieve erkenning te krijgen.
- Leden mogen meedoen aan de vaststelling en ontwikkeling van het fokprogramma. Fokkers die geen lid zijn van uw organisatie mogen wel meedoen aan het fokprogramma.
- Uw organisatie controleert de afstamming van de fokdieren en verzamelt gegevens over fokdieren en gebruikt deze.
- Uw aanvraag is compleet. Wij nemen alleen complete aanvragen in behandeling. U stuurt hiervoor het formulier Erkenning fokkerijorganisatie en het formulier Fokprogramma fokkerijorganisatie naar ons op.
Aanvragen
De erkenning gaat over de manier waarop uw fokkerij werkt. Deze vraagt u daarom aan op naam van de organisatie. Op mijn.rvo.nl vraagt u de erkenning aan en dient u fokprogramma’s in. U logt hiervoor in met eHerkenning niveau 2+ of hoger. Heeft u deze nog niet? Vraag dan eerst eHerkenning aan.
Heeft u nog niet eerder een erkenning aangevraagd? Dan kunt u voor het indienen van de aanvraag het best contact met ons opnemen. Wij bekijken of uw organisatie in aanmerking kan komen. Een aanvraag indienen is veel werk, wat u dan niet onnodig hoeft te doen.
Bijlagen bij uw aanvraag
Bij uw aanvraag hoort een aantal bijlagen. Deze stuurt u samen met uw aanvraag op mijn.rvo.nl naar ons toe. U stuurt de volgende bijlagen mee:
- statuten
- huishoudelijk reglement
- geschillen reglement (als dit aanwezig is)
- verslag algemene ledenvergadering
- financieel verslag
- jaarverslag
- ledenblad
Hieronder leest u wat er in de bijlagen moet staan.
Statuten
De statuten zijn in het Nederlands en goedgekeurd door de notaris.
Huishoudelijk reglement
In het huishoudelijk reglement staan:
- extra regels en afspraken op de statuten;
- de rechten en plichten van fokkers die meedoen aan het fokprogramma;
- hoe u geschillen met fokkers behandelt. U mag dit ook in een apart geschillenreglement opnemen. In het huishoudelijk reglement verwijst u hier dan naar.
Geschillenreglement (als dit er is)
Alle leden, fokkers en aangeslotenen krijgen dezelfde behandeling. Staat de afhandeling van geschillen in het huishoudelijk reglement? Dan hoeft u geen apart geschillenreglement te hebben.
Verslag algemene ledenvergadering
In het verslag van de algemene ledenvergadering staat:
- het gevoerde en het te voeren beleid van de organisatie;
- de manier van communiceren met de leden;
- het aantal aanwezige leden op de jaarlijkse algemene ledenvergadering.
Financieel verslag
De penningmeester stelt het financieel verslag op. Het financieel verslag mag een onderdeel van het jaarverslag zijn. Is uw organisatie een vereniging? Dan stellen de leden het financieel jaarverslag vast. In het verslag staat tenminste één resultatenrekening over het afgelopen jaar. En een begroting voor het volgende jaar.
Jaarverslag
Het bestuur stelt het jaarverslag op. In het jaarverslag staat:
- uitleg van uw organisatie over wat er in het afgelopen jaar is gebeurd;
- een profiel van uw organisatie;
- een toekomstvisie;
- cijfers over uw organisatie.
Ledenblad
In het ledenblad legt u uit hoe uw organisatie werkt en welke activiteiten u uitvoert.
Fokprogramma opsturen
Om een erkenning te krijgen moet uw organisatie ook een goedgekeurd fokprogramma hebben. In het fokprogramma staat alle informatie over het ras waarvoor u een stamboek bijhoudt. Houdt u voor meer rassen een stamboek bij? Dan stelt u voor ieder ras een fokprogramma op. Stuur het naar ons toe met het formulier Fokprogramma fokkerijorganisaties op mijn.rvo.nl.
Onderdelen van het fokprogramma
In het fokprogramma staat alle informatie over het ras waarvoor u een stamboek bijhoudt. Het fokprogramma verschilt per diersoort. Hieronder vindt u voor elke diersoort een toelichting. Daarin staan alle onderdelen die u opneemt in het fokprogramma. Deze kunt u gebruiken als u een fokprogramma maakt.
Beoordeling fokprogramma
Voldoet het fokprogramma aan de gestelde voorwaarden, dan krijgt u van ons een brief. Voldoet het fokprogramma niet aan de gestelde voorwaarden? Ook dan krijgt u een brief. Hierin staat wat er niet juist is of wat er ontbreekt. We vermelden binnen welke termijn u dit kunt herstellen.
Ontvangen wij de juiste of ontbrekende informatie niet? Dan kunnen wij uw erkenning afwijzen. Ook hiervan ontvangt u van ons een brief. Als u het niet eens bent met onze beslissing, kunt u een bezwaarschrift indienen. Hoe u dit kunt doen, leest u in de brief.
Wijzigingen in het fokprogramma
Verandert er iets in het fokprogramma nadat u dit heeft opgestuurd? Dan kunt u met hetzelfde formulier op mijn.rvo.nl deze wijzigingen aan ons doorgeven. Geef in het formulier aan welke onderdelen veranderen. U hoeft dan alleen de gewijzigde gegevens in te vullen en te versturen.
Wij beoordelen de wijzigingsaanvraag uiterlijk binnen 90 dagen. Is uw aanvraag goedgekeurd? Dan krijgt u daarover een brief van ons. Daarna mag u de wijziging definitief doorvoeren in het fokprogramma en de veranderingen opnemen in uw eigen reglementen. De aangepaste reglementen stuurt u naar ons toe. In de brief leest u hoe u dat doet.
Na uw aanvraag
U krijgt direct nadat u uw erkenningsaanvraag heeft verstuurd een ontvangstbevestiging. Deze kunt u later op mijn.rvo.nl bekijken in Mijn dossier.
Controle eerste aanvraag
Wij controleren of uw aanvraag compleet is en of u alle bijlagen heeft meegestuurd. Is uw aanvraag niet compleet? Dan krijgt u daarover binnen 2 weken bericht van ons. In de brief staat wat er ontbreekt en wanneer u deze informatie moet toesturen. Ontvangen wij deze informatie niet of niet compleet? Dan nemen we de aanvraag niet in behandeling. U krijgt daarover ook een brief van ons.
Controle door NVWA
De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) controleert ook alle fokkerijorganisaties die voor het eerst een erkenning aanvragen. Hebben wij uw aanvraag ontvangen? Dan neemt de NVWA contact met u op om een afspraak te maken. Zij maken een rapport van dit bezoek en sturen dit naar ons toe. De conclusie uit het rapport nemen wij mee in onze beoordeling van uw aanvraag voor een erkenning.
Beslissing
U krijgt binnen 20 weken na de ontvangst van uw volledige aanvraag een beslissing op uw aanvraag. Als wij uw aanvraag afwijzen, leggen we in de beslisbrief uit waarom. Bent u het niet eens met de beslissing die wij hebben genomen? Dan kunt u een bezwaarschrift indienen. Hoe u dit kunt doen, leest u in de beslisbrief.
Wij verlenen de erkenning voor onbepaalde tijd.
Veelgestelde vragen
Hieronder leest u de antwoorden op veelgestelde vragen.
U mag zelf bepalen hoe de geschillenregeling eruitziet. Hiervoor zijn geen voorwaarden genoemd in de regels.
Het is belangrijk dat de organisatie geschillen over het fokprogramma op een nette manier oplost. Dit moet op de manier die in de geschillenregeling vermeld staat. Het gaat om geschillen tussen fokkers onderling. En tussen de organisatie en fokkers.
Dit ligt aan hoe de organisatie de geschillenregeling heeft ingevuld. Een fokkerijorganisatie mag zelf bepalen hoe de geschillenregeling eruitziet. Hiervoor zijn geen voorwaarden genoemd in de Fokkerijverordening.
Komt u als organisatie er niet uit met de fokker? En heeft het geschil te maken met de Fokkerijverordening? Wij kunnen u dan uitleg geven over de regels. Wij lossen geen geschillen op tussen organisaties en fokkers.
Lidmaatschap mag niet verplicht zijn voor fokkers die met hun raszuivere dieren willen deelnemen aan het fokprogramma.
Onder deelname vallen alle activiteiten die in het fokprogramma genoemd staan. Bijvoorbeeld:
- inschrijving in het stamboek
- prestatieonderzoek
- het ontvangen van een zoötechnisch certificaat
Dit betekent niet dat fokkers die geen lid zijn, gratis of voor hetzelfde bedrag als een lid deel moeten kunnen nemen aan het fokprogramma. Heeft u diensten waarvoor de leden via het lidmaatschap betalen? Dan kunt u aan de fokker die geen lid is ook een bedrag vragen.
Het verschil tussen leden en niet-leden is dat leden het recht hebben om deel te nemen aan de vaststelling en ontwikkeling van het fokprogramma.
Wetten en regels
Wilt u meer weten over de wet- en regelgeving? In de Europese Fokkerijverordening leest u alle voorwaarden voor een erkenning. Hierin leest u ook de regels voor het uitvoeren van het fokprogramma. Meer over het uitgeven van zoötechnische certificaten staat in de aanvullende Uitvoeringsverordening. In de Gedelegeerde Verordening leest u meer over het uitgeven van certificaten voor paarden en ezels.
- Ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit
