Erkenning als fokkerijorganisatie aanvragen

Met deze informatie kan een fokker kiezen welke dieren hij gebruikt voor de fokkerij. Een groep fokkers kan op deze manier het ras in standhouden, verbeteren, reconstrueren of creëren. Dit noemen we het doel van het fokprogramma voor het ras. In het fokprogramma staat hoe de organisatie het doel wil halen.

Waarom erkenning

Met een erkenning is het makkelijker om binnen Europese landen te handelen in raszuivere dieren. Dit geldt ook voor levende producten, zoals sperma, eicellen en embryo's.

Het is belangrijk dat alle erkende organisaties op dezelfde manier werken. Zo gelden een aantal regels als er iets verandert in bijvoorbeeld het fokprogramma of geografisch gebied. Ook mag u voor de handel in de Europese Unie alleen zoötechnische certificaten volgens een afgesproken model uitgeven.

U bent niet verplicht om een erkenning aan te vragen. U mag een stamboek bijhouden zonder een erkenning. Wilt u voor raszuivere dieren zoötechnische certificaten afgeven? Dan moet u wel een erkenning hebben.

Voor welke diersoorten

Stamboekverenigingen kunnen erkenning aanvragen voor raszuivere:

• paarden
• ezels
• varkens
• schapen
• geiten
• runderen
• buffels

Fokkerijgroeperingen kunnen een erkenning aanvragen voor hybride varkens.

Voorwaarden

Om een erkenning te krijgen houdt u zich aan de volgende voorwaarden uit de Fokkerijverordening:

• Uw organisatie staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en het hoofdkantoor is in Nederland.
• Uw organisatie heeft een huishoudelijk reglement. Hierin staan de rechten en plichten van de organisatie en van de fokkers. In het huishoudelijk reglement staat ook een artikel over geschillen.
• Uw organisatie heeft geschikte faciliteiten, apparaten en medewerkers om de taken uit het fokprogramma uit te voeren.
• Uw organisatie heeft tenminste één fokprogramma. Hieronder valt een voldoende grote groep fokdieren en voldoende aantal fokkers om het fokprogramma uit te voeren. Het fokprogramma moet u voor goedkeuring naar ons opsturen. Een goedgekeurd fokprogramma is nodig om een definitieve erkenning te krijgen.
• Leden mogen meedoen aan de vaststelling en ontwikkeling van het fokprogramma. Fokkers die geen lid zijn van uw organisatie mogen wel meedoen aan het fokprogramma.
• Uw organisatie controleert de afstamming van de fokdieren en verzamelt gegevens over fokdieren en gebruikt deze.
• Uw aanvraag is compleet. Wij nemen alleen complete aanvragen in behandeling. U stuurt hiervoor het formulier Erkenning fokkerijorganisatie en het formulier Fokprogramma fokkerijorganisatie naar ons op.

Aanvragen

De erkenning gaat over de manier waarop uw fokkerij werkt. Deze vraagt u daarom aan op naam van de organisatie. Op mijn.rvo.nl vraagt u de erkenning aan en dient u fokprogramma’s in. U logt hiervoor in met eHerkenning niveau 2+ of hoger. Heeft u deze nog niet? Vraag dan eerst eHerkenning aan.

• Direct regelen

Heeft u nog niet eerder een erkenning aangevraagd? Dan kunt u voor het indienen van de aanvraag het best contact met ons opnemen. Wij bekijken of uw organisatie in aanmerking kan komen. Een aanvraag indienen is veel werk, wat u dan niet onnodig hoeft te doen.

Bijlagen bij uw aanvraag

Bij uw aanvraag hoort een aantal bijlagen. Deze stuurt u samen met uw aanvraag op mijn.rvo.nl naar ons toe. U stuurt de volgende bijlagen mee:

• statuten
• huishoudelijk reglement
• geschillen reglement (als dit aanwezig is)
• verslag algemene ledenvergadering
• financieel verslag
• jaarverslag
• ledenblad

Hieronder leest u wat er in de bijlagen moet staan.

Statuten

De statuten zijn in het Nederlands en goedgekeurd door de notaris.

Huishoudelijk reglement

Het huishoudelijk reglement zorgt ervoor dat fokkers die deelnemen aan een fokprogramma op dezelfde manier behandeld worden. Fokkers hebben hierdoor het recht om:

• vrij te kiezen bij het selecteren en fokken van hun fokdieren;
• de nakomelingen van  die fokdieren in te schrijven in het stamboek;
• eigenaar van hun fokdieren te zijn.

In het huishoudelijk reglement staat:

• De rechten en plichten van fokkers die meedoen aan het fokprogramma. U leest op Informatie voor fokkers om welke rechten en plichten het gaat.
• Hoe u een verschil van mening (geschillen) tussen fokkers behandelt. U mag dit ook in een apart geschillenreglement opnemen. U verwijst daar dan naar in het huishoudelijk reglement.

Geschillenreglement (als dit er is)

Alle leden, fokkers en aangeslotenen krijgen dezelfde behandeling. Staat de afhandeling van geschillen in het huishoudelijk reglement? Dan hoeft u geen apart geschillenreglement te hebben.

Verslag algemene ledenvergadering

In het verslag van de algemene ledenvergadering staat:

• het gevoerde en het te voeren beleid van de organisatie;
• de manier van communiceren met de leden;
• het aantal aanwezige leden op de jaarlijkse algemene ledenvergadering.

Financieel verslag

De penningmeester stelt het financieel verslag op. Het financieel verslag mag een onderdeel van het jaarverslag zijn. Is uw organisatie een vereniging? Dan stellen de leden het financieel jaarverslag vast. In het verslag staat tenminste één resultatenrekening over het afgelopen jaar. En een begroting voor het volgende jaar.

Jaarverslag

Het bestuur stelt het jaarverslag op. In het jaarverslag staat:

• uitleg van uw organisatie over wat er in het afgelopen jaar is gebeurd;
• een profiel van uw organisatie;
• een toekomstvisie;
• cijfers over uw organisatie.

Ledenblad

In het ledenblad legt u uit hoe uw organisatie werkt en welke activiteiten u uitvoert.

Fokprogramma opsturen

Om een erkenning te krijgen moet uw organisatie ook een goedgekeurd fokprogramma hebben. In het fokprogramma staat alle informatie over het ras waarvoor u een stamboek bijhoudt. Houdt u voor meer rassen een stamboek bij? Dan stelt u voor ieder ras een fokprogramma op. Stuur het naar ons toe met het formulier Fokprogramma fokkerijorganisaties op mijn.rvo.nl.

• Direct regelen

Onderdelen van het fokprogramma

In het fokprogramma staat alle informatie over het ras waarvoor u een stamboek bijhoudt. Het fokprogramma verschilt per diersoort. Hieronder vindt u voor elke diersoort een toelichting. Daarin staan alle onderdelen die u opneemt in het fokprogramma. Deze kunt u gebruiken als u een fokprogramma maakt.

Beoordeling fokprogramma

Voldoet het fokprogramma aan de gestelde voorwaarden, dan krijgt u van ons een brief. Voldoet het fokprogramma niet aan de gestelde voorwaarden? Ook dan krijgt u een brief. Hierin staat wat er niet juist is of wat er ontbreekt. We vermelden binnen welke termijn u dit kunt herstellen.

Ontvangen wij de juiste of ontbrekende informatie niet? Dan kunnen wij uw erkenning afwijzen. Ook hiervan ontvangt u van ons een brief. Als u het niet eens bent met onze beslissing, kunt u een bezwaarschrift indienen. Hoe u dit kunt doen, leest u in de brief.

Wijzigingen in het fokprogramma

Verandert er iets in het fokprogramma nadat u dit heeft opgestuurd? Dan kunt u met hetzelfde formulier op mijn.rvo.nl deze wijzigingen aan ons doorgeven. Geef in het formulier aan welke onderdelen veranderen. U hoeft dan alleen de gewijzigde gegevens in te vullen en te versturen.

• Direct regelen

Wij beoordelen de wijzigingsaanvraag uiterlijk binnen 90 dagen. Is uw aanvraag goedgekeurd? Dan krijgt u daarover een brief van ons. Daarna mag u de wijziging definitief doorvoeren in het fokprogramma en de veranderingen opnemen in uw eigen reglementen. De aangepaste reglementen stuurt u naar ons toe. In de brief leest u hoe u dat doet.

Na uw aanvraag

U krijgt direct nadat u uw erkenningsaanvraag heeft verstuurd een ontvangstbevestiging. Deze kunt u later op mijn.rvo.nl bekijken in Mijn dossier.

Controle eerste aanvraag

Wij controleren of uw aanvraag compleet is en of u alle bijlagen heeft meegestuurd. Is uw aanvraag niet compleet? Dan krijgt u daarover binnen 2 weken bericht van ons. In de brief staat wat er ontbreekt en wanneer u deze informatie moet toesturen. Ontvangen wij deze informatie niet of niet compleet? Dan nemen we de aanvraag niet in behandeling. U krijgt daarover ook een brief van ons.

Controle door NVWA

De Nederlandse Voedsel- en Warenautoriteit (NVWA) controleert ook alle fokkerijorganisaties die voor het eerst een erkenning aanvragen. Hebben wij uw aanvraag ontvangen? Dan neemt de NVWA contact met u op om een afspraak te maken. Zij maken een rapport van dit bezoek en sturen dit naar ons toe. De conclusie uit het rapport nemen wij mee in onze beoordeling van uw aanvraag voor een erkenning.

Beslissing

U krijgt binnen 20 weken na de ontvangst van uw volledige aanvraag een beslissing op uw aanvraag. Als wij uw aanvraag afwijzen, leggen we in de beslisbrief uit waarom. Bent u het niet eens met de beslissing die wij hebben genomen? Dan kunt u een bezwaarschrift indienen. Hoe u dit kunt doen, leest u in de beslisbrief.

Wij verlenen de erkenning voor onbepaalde tijd.

Veelgestelde vragen

Hieronder leest u de antwoorden op veelgestelde vragen.

Wetten en regels

Wilt u meer weten over de wet- en regelgeving? In de Europese Fokkerijverordening leest u alle voorwaarden voor een erkenning. Hierin leest u ook de regels voor het uitvoeren van het fokprogramma. Meer over het uitgeven van zoötechnische certificaten staat in de aanvullende Uitvoeringsverordening. In de Gedelegeerde Verordening leest u meer over het uitgeven van certificaten voor paarden en ezels.