EMFAF: Subsidie voor kosten

Regels voor kosten

Wij beoordelen of u subsidie kunt krijgen voor de kosten die u opgeeft in uw aanvraag. Hier zijn regels voor:

• De kosten zijn direct verbonden aan de activiteiten die u voor de subsidie uitvoert.
• De kosten zijn gemaakt door of in opdracht van (het bedrijf van) de aanvrager.
• U geeft in het aanvraagformulier de kosten op in de juiste categorie.

Kosten berekenen

Er zijn verschillende soorten kosten. Voor sommige kosten mag u de werkelijke kosten opgeven, bijvoorbeeld bij afschrijvingen. Voor andere kosten gebruikt u een vereenvoudigde kostenoptie (VKO), zoals bij loonkosten.

Wat is een vereenvoudigde kostenoptie (VKO)?

Met een VKO berekent u de kosten met een vast bedrag voor een eenheid. Dit is bijvoorbeeld per uur of kilometer. Of met een vast percentage over de andere kosten. Het voordeel is dat u de redelijkheid van de kosten niet hoeft te onderbouwen, maar alleen de eenheden.

Op deze pagina leest u hoe u de verschillende soorten kosten berekent.

Kosten voor arbeid

Voor uw project maakt u kosten voor arbeid, bijvoorbeeld loonkosten voor medewerkers en uw eigen arbeid.

Wat zijn loonkosten?

Loonkosten zijn kosten voor personeel dat bij u of een andere deelnemer in dienst is. U krijgt alleen subsidie voor loonkosten van medewerkers die direct betrokken zijn bij het project.

Loonkosten berekenen

Er zijn verschillende methodes waarmee u uw loonkosten kunt berekenen. U vindt deze op Loonkosten.

Eigen arbeid

Eigen arbeid is werk dat u zelf doet binnen het project, maar waar u geen loon voor krijgt. Bijvoorbeeld als u een zelfstandig ondernemer bent of een eenmanszaak of maatschap heeft. U kunt voor de kosten van dit werk subsidie krijgen. Deze kosten vallen niet onder loonkosten, maar onder bijdragen in natura. U leest hier op deze pagina meer over onder Andere kosten voor producten, investeringen en diensten.

Eigen arbeid is geen vrijwilligerswerk.

Kosten berekenen met een VKO

U kunt de kosten voor eigen arbeid alleen berekenen met een VKO. U gebruikt een vast uurtarief, dit is € 60.

U houdt een urenregistratie bij, waaruit duidelijk wordt hoeveel uur u aan het project heeft besteed. Het is belangrijk dat u de uren op tijd vastlegt. Dit doet u zo snel mogelijk, maar in elk geval binnen een maand.

U leest hier meer over op Loonkosten onder Berekenen met een loontarief.

Vrijwilligerswerk

Voor vrijwilligerswerk kunt u subsidie aanvragen. Dit geldt voor subsidies met een openstellingsdatum vanaf 1 juli 2024. Hiervoor is een apart tarief. In Nederland is dit € 157 per dag. Een dag is 8 uur.

Wilt u hiervoor ook subsidie aanvragen? U stuurt een bewijs mee waaruit duidelijk wordt dat er vrijwilligers gaan werken aan het project. Ook houdt u een urenregistratie van deze uren bij. Deze stuurt u mee als u een deelbetaling of vaststelling aanvraagt.

Andere kosten voor producten, investeringen en diensten

U maakt voor uw project ook andere kosten die niet onder arbeid vallen, bijvoorbeeld voor machines die u nodig heeft. Of diensten die u koopt van opdrachtnemers. Er zijn 3 categorieën:

• Kosten voor derden
• Afschrijvingen
• Bijdragen in natura

Kosten voor derden

Kosten voor derden zijn kosten die u betaalt aan derden voor het in opdracht uitvoeren van werk, of het leveren van goederen of diensten voor uw project. U geeft hiervoor opdracht aan een opdrachtnemer. U kunt in uw aanvraag de werkelijke kosten opgeven of de kosten voor derden berekenen met een VKO.

Werkelijke kosten opgeven

De kosten die u opgeeft zijn redelijk. Dit betekent dat deze marktconform zijn en nodig zijn voor uw project. Bij kosten van € 25.000 of hoger toont u dit aan met 3 of meer offertes of een taxatierapport. Deze stuurt u mee met uw aanvraag. Soms lukt het niet om meerdere offertes mee te sturen. Bijvoorbeeld bij heel gespecialiseerde werkzaamheden of unieke producten of machines. U vraagt een ontheffing bij ons aan waarmee u minder offertes mag opsturen. En onderbouwt in uw aanvraag waarom u minder offertes meestuurt.

Kosten berekenen met een VKO

Bij sommige subsidies mag u een deel van de kosten voor derden alleen berekenen met een VKO. Het gaat om reiskosten en producten voor de communicatie.

VKO voor reiskosten

U krijgt een vast bedrag per kilometer. In 2023 is dit € 0,21 per kilometer. Vanaf 2024 is dit € 0,23 per kilometer. U krijgt dit bedrag voor een dienstreis die nodig is voor uw project. En die u doet met een auto, motor, scooter of fiets.

Als u deze kosten opgeeft bij een deelbetaling of de vaststelling stuurt u een overzicht van de gereden kilometers mee. Hierin staan de reden van de dienstreis, de datum en de plaats van vertrek en aankomst.

De vergoeding is alleen voor eigen medewerkers en vrijwilligers, en niet voor ZZP’ers.

VKO voor producten voor communicatie

U kunt subsidie krijgen voor een poster en een bord. U krijgt € 20 voor een poster of elektronisch display. En € 40 voor een stevig bord. Waar deze producten aan moeten voldoen leest u op Communicatieactiviteiten.

Als u deze kosten opgeeft bij een deelbetaling of de vaststelling stuurt u een foto mee van elke poster en elk bord. Op een poster staat ook duidelijk het unieke kenmerk.

Kostensoorten met aparte voorwaarden

Er zijn aparte voorwaarden voor aanbesteden, btw, winstopslag en testvaarten.

Aanbesteden

Als u een opdracht wilt laten uitvoeren moet u dit soms doen via een aanbesteding. Dit is een manier van inkopen. Als u subsidie krijgt moet u zich houden aan de regels voor aanbesteden. U leest op Uw project aanbesteden waar u rekening mee houdt.

Subsidie voor btw

Bij kosten voor derden betaalt u vaak btw. Als u btw kunt verrekenen, krijgt u daar nooit subsidie voor. Kunt u btw niet verrekenen? Bij sommige subsidies kunt daarvoor wel subsidie krijgen. U geeft deze kosten apart op. Met uw subsidieaanvraag stuurt u een bewijs waaruit duidelijk wordt waarom u de btw niet kunt verrekenen.

Subsidie voor winstopslag

De winstopslag is het bedrag (percentage) waarmee u de kostprijs van een dienst of product verhoogt. Hiermee krijgt het product de gewenste verkoopprijs. Bij kosten voor derden kunt u subsidie krijgen voor winstopslag. Binnen een samenwerkingsverband of een groep kunt u hiervoor geen subsidie krijgen.

Subsidie voor testvaarten

U kunt subsidie krijgen als u een visser inhuurt voor een testvaart. Meestal is de vangst dan lager, waardoor er minder inkomsten zijn. Dit heet visverlet. U betaalt hiervoor een vergoeding aan de visser.

U geeft in uw subsidieaanvraag een schatting van de kosten. En u laat zien dat deze redelijk is. Bij een betaalverzoek onderbouwt u het bedrag met bewijzen. We hebben 3 manieren voor de berekening uitgewerkt: 3 offertes, een berekening garantiebesomming met eerdere besommingen en een berekening garantiebesomming met minimale kosten. U kunt ook subsidie krijgen voor (de)montagedagen.

Afschrijvingen

Heeft u producten en machines al voor de start van het project in bezit en schrijft u hierop nog af? U mag deze kosten opgeven als afschrijvingen. Hiervoor gelden de volgende regels:

• U onderbouwt de aanschafwaarde met een factuur of betalingsbewijs. Heeft u deze niet meer? Gebruik dan andere documenten waaruit de waarde blijkt.
• U geeft de kosten op naar rato. Dit betekent dat u alleen subsidie aanvraagt over het gebruik tijdens de looptijd van het project. U leest meer op deze pagina onder De andere kosten berekenen naar rato.
• U heeft voor de aanschafkosten van de producten en machines in de laatste 10 jaar geen subsidie gekregen van de overheid. U verklaart dit en stuurt dit mee met uw aanvraag.

Geeft u afschrijvingen op? U voegt bewijzen toe van de aanschaf, zoals facturen en betaalbewijzen. Ook voegt u bewijzen toe van de economische gebruiksduur, de waardeverminderingen tijdens het project en de verwachte restwaarde na het project.

Werkelijke kosten opgeven

U berekent de kosten met de afschrijvingsmethode die u in uw bedrijf gebruikt.

Kosten berekenen kan niet met een VKO

Er is geen VKO voor afschrijvingen.

Bijdragen in natura

Heeft u producten en machines al eerder in bezit die u voor (een deel van) uw project gaat gebruiken? En schrijft u hier niet meer op af? U kunt deze kosten opgeven als bijdragen in natura. Ook eigen arbeid valt hieronder.

Werkelijke kosten opgeven

Vaak heeft u geen factuur of betalingsbewijs meer om de kosten te onderbouwen. Of is de prijs niet meer realistisch in deze tijd. U laat de waarde van de producten en machines bepalen door een onafhankelijke deskundige, zoals een taxateur. U stuurt dit bewijs mee met uw aanvraag.

Kosten berekenen met een VKO

Voor eigen arbeid gebruikt u een VKO. Voor de andere kosten onder bijdragen in natura is er geen. Als u subsidie aanvraagt stuurt u een bewijs mee waaruit duidelijk wordt dat u binnen uw project eigen arbeid zal doen en dat er vrijwilligerswerk is. Ook houdt u een urenregistratie van deze uren bij. Deze stuurt u mee als u een deelbetaling of vaststelling aanvraagt.

U leest meer over eigen arbeid op deze pagina onder Kosten voor arbeid.

Grond en gebouwen

Bij de meeste subsidies zijn de kosten voor grond en gebouwen niet subsidiabel. Als dit wel zo is staat dit op de pagina van de subsidie. Daar leest u ook hoe u deze kosten berekent.

Maximale subsidie voor bijdragen in natura 

Heeft u in uw project bijdragen in natura voor goederen, vrijwilligerswerk of doet u eigen arbeid? Dit heeft invloed op uw maximale subsidiebedrag. Het subsidiebedrag mag niet hoger zijn dan de totale subsidiabele kosten exclusief vrijwilligerswerk, eigen arbeid en bijdragen in natura voor goederen. We gebruiken hiervoor een berekening. Deze kosten trekken wij af van de totale subsidiabele kosten. Het bedrag dat overblijft is het bedrag dat u maximaal als subsidie kunt krijgen.

Bijvoorbeeld: uw totale subsidiabele kosten zijn € 300.000. Het deel hiervan voor eigen arbeid, vrijwilligerswerk en bijdragen in natura voor goederen is € 200.000. Als u 60% subsidie krijgt, zou de subsidie (300.000 x 0,6 ) € 180.000 zijn. Maar door deze regel is uw maximale subsidiebedrag (300.000 – 200.000) € 100.000.

De andere kosten berekenen naar rato

U wilt kosten opgeven voor kosten voor derden, afschrijvingen en/of bijdragen in natura. Gebruikt u de producten en machines ook voor uw normale werkzaamheden ? Of maar voor een deel van het project? U krijgt alleen subsidie voor de periode dat u de investering gebruikt voor uw project. U berekent de kosten naar rato.

U maakt een realistische inschatting van het totale aantal uren dat de machine per jaar gebruikt kan worden. U gebruikt dit aantal uren voor de berekening van het deel dat u deze gebruikt voor het project.

Voorbeeld

U gebruikt een machine met een bedrijfseconomische levensduur van 5 jaar. Dit betekent dat u de totale kosten over 5 jaar afschrijft. U gebruikt de machine 2 jaar lang alleen voor uw project. U kunt subsidie aanvragen voor de afschrijvingskosten van deze 2 jaar. In dit voorbeeld betekent 2 jaar 40% van de totale afschrijvingskosten.

Gebruikt u de machine in dit voorbeeld tijdens de looptijd van het project ook voor normale werkzaamheden? Uw werkdag duurt bijvoorbeeld 8 uur. U gebruikt de machine 4 uur voor het project en 4 uur voor andere werkzaamheden. U vraagt dan voor helft van de 40% van de afschrijvingskosten van de machine subsidie aan.

Voor welke kosten geen subsidie

Er zijn ook kosten waarvoor u geen subsidie krijgt. Bijvoorbeeld kosten voor bonussen en debetrente. U vindt een overzicht van al deze kosten op Niet-subsidiabele kosten.