WBSO: Veelgestelde vragen Aanvragen

U vraagt vóóraf WBSO aan. Elke aanvraag die u indient, loopt automatisch tot en met 31 december. In uw 1^e aanvraag van het kalenderjaar maakt u per project een realistische inschatting van de benodigde tijd (en eventuele kosten en uitgaven) tot en met 31 december. Dien alleen een nieuwe aanvraag in:

• voor nieuwe S&O-projecten;
• bij een wijziging van de inhoud van een S&O-project;
• als u andere kosten en uitgaven gaat maken dan u heeft aangevraagd. Dit geldt niet per aanvraag maar per project;
• als u meer uren, kosten en uitgaven gaat maken dan u in totaal heeft aangevraagd.

Toelichting op het schuiven met uren, kosten en uitgaven tussen S&O-verklaringen

Voor S&O-uren geldt

U mag binnen een aanvraag schuiven met de S&O-uren tussen de toegekende projecten. Daarnaast mag u ook niet-gerealiseerde S&O-uren uit bijvoorbeeld de 1^e aanvraag gebruiken voor de in de 2^e, 3^e of 4^e aanvraag toegekende projecten. Niet-gerealiseerde S&O-uren mag u dus nooit gebruiken voor projecten in eerdere aanvragen, maar alleen voor projecten in latere aanvragen.

Voor kosten en uitgaven geldt

Voor projecten met kosten en/of uitgaven mag u schuiven tussen de toegekende bedragen van kosten en/of uitgaven. Daarnaast mag u ook niet-gerealiseerde bedragen van kosten en/of uitgaven uit bijvoorbeeld de 1^e aanvraag gebruiken voor de in de 2^e, 3^e of 4^e aanvraag toegekende projecten met kosten en uitgaven. Niet-gerealiseerde kosten en uitgaven mag u dus nooit gebruiken voor projecten met kosten en uitgaven in eerdere aanvragen, maar alleen voor projecten met kosten en uitgaven in latere aanvragen.

Let op: U kunt alleen kosten en/of uitgaven mededelen die zijn aangevraagd en toegekend.

Een voorbeeld

Aanvraag 1: januari tot en met december, stel project A: 1.000 uur. RVO heeft dit project goedgekeurd en de beschikking is afgegeven.
Er gaat een nieuw project (project B) van start in juni. De begroting is 500 uur.

Stel 1

Project A wordt na 300 uur eind mei stopgezet.
Wat moet u dan aanvragen?
U dient dan een nieuwe aanvraag in met project B voor minimaal 10 uur (u mag namelijk de niet-gerealiseerde S&O-uren uit de voorgaande S&O-verklaring gebruiken).

Stel 2

Project A loopt op schema. Ook de begrote uren zijn goed ingeschat.
Wat moet u dan aanvragen?
U dient dan een nieuwe aanvraag in met project B voor 500 uur. U neemt project A niet op in deze aanvraag, want hiervoor heeft u al een S&O-verklaring tot en met december gekregen.

Stel 3

Voor project A heeft u te weinig uren begroot. De totale jaarbegroting voor project A is nu 1.200 uur.
Wat moet u dan aanvragen?
U dient dan een nieuwe aanvraag in met hierin zowel project A als project B. Voor project A vraagt u nu aanvullend 200 uur aan, voor project B vraagt u 500 uur aan.

Let op: Er kunnen nooit S&O-uren voor project B vóór juni worden geschreven. U kunt de uren van project B ook nooit gebruiken in de periode januari - mei, ook niet voor project A.

U krijgt bij het inloggen met eHerkenning (eH) de melding 'U heeft geen machtigingen die gebruikt kunnen worden voor deze dienst'. Of een melding van soortgelijke strekking. Dit verschilt per eHerkenningsleverancier. Een aantal tips die u kunnen helpen om in te loggen leest u op de pagina's Tips inlogproblemen en Hulp bij inloggen.

Wilt u uw aanvraag graag offline voorbereiden? Maak dan gebruik van een projectformulier (pdf). U beantwoordt hierin alle projectvragen. De overige vragen vult u in op het online aanvraagformulier. Het ingevulde projectformulier kunt u eenvoudig laten inlezen in het online aanvraagformulier. Hiermee verkort u uw online tijd.

U vindt de projectformulieren op de pagina Aanvraagproces WBSO. Kies het formulier dat bij uw type project past. U vult per project een formulier in.

Voor doorlopende projecten uit voorgaande aanvragen is het niet nodig om een projectformulier in te vullen. In het WBSO-aanvraagportaal kunt u bij stap 5 (Projecten) eerder toegekende projecten eenvoudig toevoegen aan uw aanvraag.

Een publieke kennisinstelling is in de WVA gedefinieerd als:

1. een instelling voor hoger onderwijs als bedoeld in de onderdelen a, b, c, g, h en i van de bijlage behorende bij de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en een academisch ziekenhuis als bedoeld in onderdeel j van die bijlage;
2. een geheel of gedeeltelijk, meerjarig door de overheid gefinancierde onderzoeksorganisatie die activiteiten verricht met als doel de algemene wetenschappelijke of technische kennis uit te breiden;
3. een geheel of gedeeltelijk, meerjarig door een andere lidstaat van de Europese Unie gefinancierde openbare instelling voor hoger onderwijs, ziekenhuis of onderzoeksorganisatie die gelijkwaardig is aan een publieke kennisinstelling als bedoeld onder 1 of 2.

Een onderzoeksorganisatie is als volgt gedefinieerd:

Een onderzoeksorganisatie als bedoeld in artikel 1.3, onderdeel ee, van de Kaderregeling betreffende staatssteun voor onderzoek, ontwikkeling en innovatie (PbEU 2014, C198/7).

Twijfelt u of uw organisatie aan de definitie voldoet, neemt u dan contact met ons op.

Wij streven ernaar om u zo snel mogelijk en binnen de vastgestelde afhandelingstermijn op de hoogte te brengen van onze beslissing. Voor zelfstandigen is dit binnen 3 maanden na het indienen van de aanvraag. Voor alle andere bedrijven (BV, NV, VOF) is dit 3 maanden vanaf de start van de aanvraagperiode (bij keuze voor forfait). Heeft u gekozen voor werkelijke kosten en uitgaven, dan komt daar 8 weken bij.

Hebben wij vragen? Beantwoord deze dan zo snel mogelijk. De afhandelingstermijn kan worden verlengd met de wachttijd op uw aanvullingen. In de Handleiding WBSO (pdf) leest u meer over de afhandelingstermijnen. U vindt deze handleiding op de pagina Publicaties.

Ik geef mijn eigen BSN’s door

In het aanvraagportaal geeft u de bsn’s van uw S&O-medewerkers uit 2023 door. Geef de bsn’s zo snel mogelijk door, maar uiterlijk gelijktijdig met uw aanvraag. De bsn’s gebruikt RVO voor de bepaling van uw S&O-uurloon 2025. Heeft u in 2023 geen gebruik gemaakt van de WBSO, dan krijgt u het forfaitaire uurloon van € 29.

Op het moment dat uw S&O-uurloon wordt vastgesteld ontvangt u een notificatie e-mail en is uw S&O-uurloon op 2 plekken in het aanvraagportaal te vinden:

• Bij de door u ingediende bsn’s.
• Onder het tabblad Uurloon bij de ingediende volledige aanvraag.

Eventuele vragen over het uurloon staan klaar in het aanvraagportaal. U ontvangt hierover een notificatie e-mail.

Let op

• Als zelfstandige zonder personeel hoeft u geen bsn’s door te geven.
• Als u zelf uw bsn’s doorgeeft zijn de bsn’s niet in te zien of te wijzigen door uw (eventuele) intermediair.

Ik ben intermediair en geef voor mijn klant de bsn’s door

In het aanvraagportaal geeft u de bsn’s van de S&O-medewerkers uit 2023 van uw klant door. Geef de bsn’s zo snel mogelijk door, maar uiterlijk gelijktijdig met de aanvraag. De bsn’s gebruikt RVO voor de bepaling van het S&O-uurloon 2025 van uw klant. Heeft uw klant in 2023 geen gebruik gemaakt van de WBSO, dan krijgt uw klant het forfaitaire uurloon van € 29.

Op het moment dat het S&O-uurloon wordt vastgesteld ontvangt u een notificatie e-mail. Voor u en uw klant is het S&O-uurloon is op 2 plekken in het aanvraagportaal te vinden:

• Bij de door u ingediende bsn’s.
• Onder het tabblad Uurloon bij de ingediende volledige aanvraag.

Eventuele vragen over het uurloon staan klaar in het aanvraagportaal. U ontvangt hierover een notificatie e-mail.

Let op

• Is uw klant een zelfstandige zonder personeel, dan hoeft u geen bsn’s door te geven.
• Als u de bsn’s van uw klant doorgeeft zijn de bsn’s voor zowel u als uw klant in te zien of te wijzigen.
• Als uw klant de bsn’s heeft ingediend, kunt u het vastgestelde S&O-uurloon alleen vinden in de aanvraag onder het Tabblad Uurloon. Vragen over bsn’s kunnen alleen door uw klant worden beantwoord.

Ja, dat kan. Als u uw aanvragen indient via het aanvraagportaal heeft u naast eH3 ook een ketenmachtiging nodig om een aanvraag in te dienen voor een ander bedrijf. Lees meer over ketenmachtiging op de website van eHerkenning.

• Beëindigt u uw bedrijf (bedrijfsbeëindiging/faillissement)? Dan bent u verplicht om binnen één maand de gerealiseerde uren en eventuele kosten en uitgaven aan RVO door te geven. Neem daarvoor zo snel mogelijk contact met ons op per e-mail (wbso@rvo.nl). Dan zetten wij in het aanvraagportaal de Mededelingstaak voor u klaar.
• Staat in uw WBSO-aanvraag een verouderde handelsnaam of statutaire naam? Het is op dit moment niet mogelijk om dit aan te passen. Dit geldt zowel voor u als voor ons. U hoeft hierover geen e-mail te sturen. Wij werken aan een oplossing.
• Wijzigt uw bedrijfsvorm (fusie, zelfstandige wordt BV of andersom etc.)? Neem dan altijd contact op met wbso@rvo.nl en vraag wat de mogelijkheden zijn.
• Verandert alleen de naam van uw bedrijf en blijven het KVK-nummer en RSIN gelijk? Dit heeft geen gevolgen voor de WBSO.
• Heeft u een nieuwe contactpersoon of een andere contactpersoon bij dezelfde intermediair? Dit kunt u zelf wijzigen in het portaal bij het tabblad Mijn gegevens.
• Heeft u een aanvraag ingediend en wilt u deze intrekken? Dan kunt u dit binnen het portaal zelf regelen: log in op het aanvraagportaal, open de aanvraag en kies rechtsboven in uw scherm onder 'Taken' voor 'Aanvraag intrekken'.
• Een ingediende aanvraag kunt u niet wijzigen. U kunt geen projecten toevoegen en/of uren of kosten ophogen. Een grote wijziging betekent vaak dat u een nieuwe aanvraag moet indienen. Dien een nieuwe aanvraag in:
  • voor nieuwe S&O-projecten;
  • bij een wijziging van de inhoud van een S&O-project. Benoem in het aanvraagformulier de wijzigingen bij 'Update project';
  • als u andere kosten en uitgaven gaat maken dan u heeft aangevraagd;
  • als u meer uren, kosten en uitgaven gaat maken dan u in totaal heeft aangevraagd
• Het minimum aan uren voor een project dat u bij een vervolgaanvraag wilt aanvullen bedraagt één uur. Benoem in het aanvraagformulier de wijzigingen bij ‘Update project’.
• Wijzigt uw adres? Geef dit dan door aan de Kamer van Koophandel (KVK). Wij gebruiken de adresgegevens van KVK.